Для многих перекур – способ расслабиться, поэтому так тяжело избавиться от этой привычки. Но есть более легкий способ – замените перекуры чашкой чая, перекусом, общением с коллегами.

3 глава. Расстановка приоритетов

Причины неудач – неправильные приоритеты

На работе часто появляются много дополнительных задач, телефонные звонки, незапланированные встречи и т. п. Мы пытаемся все успеть, но не получается, а потом расстраиваемся что не успели выслать коммерческое предложение ключевому клиенту или сделать важный телефонный звонок.

Одной из Причин неудач является – неправильно расставленные приоритеты. Человеку свойственно распылять свое внимание, делать то, что совсем неважно. Это происходит потому, что многие малозначимые дела не требуют больших сил. И мы стараемся идти путем меньшего сопротивления. Описанные ниже способы помогут вам отличить важное от срочного, главное от второстепенного. Дела приносящие продолжительный эффект от коротких результатов. Как правильно расставить приоритеты?

Правило Парето 20/80 на практике в работе и жизни

Принцип Парето: 20% процентов усилий приносит 80% результата. Это эмпирическое правило было названо в честь экономиста Вильфредо Парето, который установил, что общество Италии можно разделить на 2 части:

1 часть: небольшая, но богатая. Это 20% населения, которому принадлежит 80% богатства.

2 часть: большая и небогатая. Это 80% населения, которым принадлежит всего 20% богатства.

Дальнейшие исследования показали, что это правило применимо практически к любому экономическому процессу и означает: «20% усилий дают 80% результата. И наоборот 80% усилий дают всего 20% результата».

Для чего нужно знать принцип Парето?

Для правильной расстановки приоритетов, т. к. если вы упустите задачи на 20% сил, то упустите 80% результата. Понимание этого принципа позволяет легче и правильнее расставить приоритеты в течение дня, чтобы получить максимальный результат.

Суть принципа Парето:

– вы можете быстро получить большую часть результата;

– второстепенные задачи нужно выполнять в конце;

– если не успеваете, то отказываться нужно от мелочей;

– большее достигается за счет малых усилий.

Вы спросите: «А почему соотношение именно 80/ 20? Почему не 75/25 примеру»?

Цифры 20 и 80 в большей степени условны и являются усреднением, в вашем случае соотношение может быть 30 на 70, 10 и 90, или совсем другим. Соотношение 20 на 80 – это лишь условный показатель, который удобен для восприятия и запоминания, а также достаточно хорошо передает действующий порядок дел в жизни во многих сферах жизни.

А есть ли смысл тратить остальные 80% усилий если основную часть, т. е. 20% вы уже сделали? Может достаточно сделать только самое важное и на этом остановиться?

80% усилий за которые мы получаем только 20% результат оттачивают наши навыки и держат нас в тонусе, что и позволяет нам получить 80% результата от 20% усилий своего рода как награда за труд. Если в жизни перестать выполнять небольшие обязательства по работе, данные обещания, мелкие просьбы коллег, то ценность человека начнет падать, люди не захотят сотрудничать с таким человеком и количество важных задач может упасть к нулю.

Как применять закон Парето

Начинать, нужно с выполнения самых важных задач, приносящих 80% результат, но после обязательно переходить к менее значимым, приносящим лишь 20% усилий и выполнять остальное, т. к. мелочи тоже важны. Если времени не хватает на все, то отдаем предпочтение важному. Но следующий день меняем так, чтобы помимо важного успевать и второстепенное, т. к. важные дела появляются благодаря второстепенным задачам.

Итог

Когда времени в обрез – не стоит распылять внимание и стараться успеть везде понемногу. Сделайте самое важное, 1 из 5 дел и в ваших руках будет 80% успеха, остальным можно пренебречь в чрезвычайных ситуациях.

Матрица Эйзенхауэра Дуайта Дэвида в планировании

Что такое матрица Эйзенхауэра Дуайта Дэвида? Как планировал время 34-й президент Сша? Какой принцип организации позволял справляться с огромным количеством дел? Обо всем этом я сейчас расскажу.

Очень простую и невероятно эффективную методику расстановки приоритетов использовал 34-й президент Сша, позднее ее назвали в честь его имени – принцип Эйзенхауэра Дуайта Дэвида. Все понимают, что у президента много дел и от правильно планирования времени одного человека зависят судьбы миллионов людей.

Как же поступал президент Эйзенхауэр?

А вот как – он делил все задачи на важные и срочные. Чтобы лучше понять метод, нарисуем матрицу Эйзенхауэра Дуайта Дэвида, разделив квадрат на 4 равные части. В итоге у нас получится 4 квадрата. Теперь подпишем каждый следующими названиями: Важно, неважно, срочно, не срочно. Суть принципа Эйзенхауэра заключается в том, при расстановке приоритетов необходимо сначала выполнить все важные и срочные дела. Затем важные и несрочные. Далее, неважные срочные. И если будет время-то напоследок неважные и несрочные.

Зачем?

Что же дает применение принципа Эйзенхауэра? Зачем рисовать матрицу? Почему нельзя сделать все подряд без всяких заморочек?

Наверное, все сталкивались с нехваткой времени – когда хочется успеть все запланированное, но не получается, каждый день преподносит нам сюрпризы и приходится корректировать свои планы, отказываясь от запланированного отдыха, новых возможностей по работе и т. д.

Предугадать незапланированное невозможно, а значит, хотим мы того или нет, какие-то планы приходится отменять. Но… А что если мы сначала сделаем главные задачи, а менее значимые оставим на потом. От которых и отказаться не так жалко? К примеру, проведем время с семьей вместо встречи с клиентом, который вряд ли согласиться на сотрудничество.

В этом и есть ответ на вопрос: «зачем сортировать дела». Мы просто делаем главное, а второстепенное откладываем и становимся успешнее и продуктивнее по жизни. Ведь срочное, еще не значит важное и наоборот.

1 квадрат: Важно и срочно

Сюда относятся неотложные дела, невыполнение которых, может привести к негативным последствиям. Мы начинаем все дела именно из этого раздела т. к. это самые значимые для нас задачи, да и к тому же срочные. К этому разделу можно отнести: «Неотложная операция», «Незапланированные совещания», «дедлайн в сдаче проекта».

Главное, – этот квадрат, в идеале, должен быть пустым т. к. большинство важных задач вначале не являются срочными и при правильном планировании их можно сделать до того, как они станут срочными.

К тому же все мы понимаем, что на срочные дела не всегда можно выделить столько времени, сколько необходимо. Пример из жизни – сдача экзаменов, если готовиться в последний день, то времени на подготовку может просто физически не хватить. Помимо этого, работа в режиме аврала выматывает, ухудшает психическое и физическое состояние. Поэтому все важные задачи следует выполнять до того, как они станут срочными, т. е. работать с квадратом важно и не срочно.

2 квадрат: Важно и не срочно

Регулярное выполнение всех задач именно из этого квадрата – показатель вашего успеха и продуктивности. К данному квадрату относятся дела, которые могут подождать, но от их невыполнения будут серьезные негативные последствия.

Важная задача отличается от неважной тем, что последствия при их невыполнении разные. Чем важнее задача, тем сильнее отрицательные последствия от ее невыполнения. Поэтому отдаем предпочтение выполнению сначала важных задач и только потом срочных.

В идеале все важные как срочные, так и несрочные задачи должны быть выполнены полностью. Среди дел из данной области можно отметить такие как: задачи по личностному развитию, заботе о здоровье, например: своевременно обратиться ко врачу и предупредить заболевание, овладеть базовыми навыками английского языка для повышения по работе и др., как правило, это ключевые задачи, которые могут сильно изменить вашу жизнь.

Когда мы правильно распределяем дела и начинаем работу с наиболее важных, то становится меньше авралов, т. е. мы успеваем сделать дела, пока они не стали срочными. А это очень важно ведь, когда на срочные дела не всегда хватает времени – они получаются недоделанными и мы устраиваем испытание своим нервам, пытаясь успеть к сроку. В то же время при регулярной работе с квадратом важно и не срочно вы можете уделить на каждую задачу именно столько времени, сколько она требует, в итоге количество авралов и стрессовых ситуаций уменьшится, а качество работы вырастит. По аналогии из обычной жизни лучше своевременно делать профилактику болезни, чем запустить и в конце испытывать сильную боль и серьезные последствия в будущем.

3 квадрат: Неважно, срочно

Срочно это еще не значит важно, многие срочные дела лучше не делать, если из-за них вы не успеете важное. Чтобы правильно понять какое дело важнее просто задайте вопрос: «А что будет если это не сделать». Если отрицательные последствия минимальны, то дело неважное и приступать к нему следует после выполнения более значимых задач, при невыполнении, которых будут более серьезные негативные последствия. К неважным задачам можно отнести следующие: позвонил коллега и попросил помочь в несущественной задаче, вам предлагают участие в соц. опросе или просто знакомый зашел поболтать о жизни.

Минус срочных дел состоит в том, что они мешают эффективно работать, т. к. вы:

– вынуждены прерываться с важных задач;

– на фоне срочности вы начинаете переживать, а эмоции мешают принимать правильные решения.

Например, вы работаете с крупным проектом от которого зависит ваш карьерный рост и доход компании и в этот момент вам звонят коллеги и просят срочно позвонить, распечатать, отправить документ по почте и т. д. Конечно, нужно помогать коллегам, но всему свое время. Сначала нужно сделать важные дела, а второстепенное потом, даже если они срочные. Просто скажите коллегам что сейчас заняты, а как завершите работу над важным делом – перезвоните.

Если стараться успеть за всеми срочными делами, то жизнь может превратиться в постоянный цейтнот, а из-за суматохи вы будете больше переживать и меньше времени сможете уделить важным задачам, которые сильно влияют на вашу жизнь.

Пред.1 ...3 456 7 8 След.

38 приемов тайм-менеджмента

8. Перекуры и вредные привычки