Читать книгу: «Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе», страница 3
Отметка о контроле
Это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль»
Отметка об исполнителе
Включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ
Созданием документов по кадрам и их обработкой занимаются работники службы кадров, эффективность работы которых напрямую связана с организационным, правовым, техническим и кадровым обеспечением деятельности этой службы:
• организационное обеспечение заключается в наличии отдела (службы, бюро) по кадровому учету и делопроизводству как самостоятельного структурного подразделения или должностного лица, ответственного за кадровый учет, подчиняющегося директору по персоналу, руководителю организации или его заместителю по администрированию;
• правовое обеспечение заключается в наличии нормативно-методической базы по работе с документами по кадрам, включающей федеральные нормативные акты, регулирующие вопросы трудового права работников, охраны их труда, трудовых отношений, права на доступ к информации о работниках, соблюдения ими государственной тайны и т. п.; межведомственные нормативные акты по труду, архивному делу, документационному обеспечению кадровой деятельности, классификации и стандартизации документов по кадрам; внутриведомственные нормативно-методические документы (инструкции, рекомендации, правила и т. д.), отражающие технологию работы с кадровыми документами;
• техническое обеспечение заключается в наличии и использовании необходимых в процессе документирования и обработки документов по кадрам современных электронно-вычислительных и организационных технических средств, средств связи и передачи информации, а также информационных технологий;
• кадровое обеспечение заключается в наличии профессиональных квалифицированных работников для выполнения задач, поставленных перед отделом кадрового учета и делопроизводства.
В целом формирование системы кадровой документации предполагает систематизацию состава кадровых документов по их назначению, цели разработки и периодичности исполнения. Затем необходимо унифицировать названия и виды документов и закрепить функции документирования по каждому из них, например, так, как это показано в табл. 4.
Таблица 4
Система кадровой документации
Вид кадрового документа
Функции документирования
I. Стратегические документы по управлению персоналом
Кадровая политика
Составление документа.
Утверждение.
Ознакомление.
Внесение в реестр новых видов кадровых документов
План реорганизации структуры персонала компании
Составление документа
Согласование и визирование.
Утверждение.
Ознакомление.
Внесение в реестр новых видов кадровых документов
II. Документация по персоналу
Анкета претендента
Прием.
Распределение.
Регистрация
Заявление о приеме на работу
Прием.
Распределение.
Регистрация
Приказ о приеме на работу
Составление документа.
Согласование и визирование.
Утверждение.
Ознакомление
Трудовой договор (соглашение)
Составление документа.
Согласование и визирование.
Утверждение.
Ознакомление
Подписка о неразглашении конфиденциальной информации
Прием.
Распределение.
Регистрация
Трудовая книжка
Прием.
Распределение.
Регистрация
Личное дело сотрудника
Хранение.
Справочная работа
Заявление о переводе на другую работу
Прием.
Распределение.
Регистрация
Приказ о переводе на другую работу
Составление документа.
Согласование и визирование.
Утверждение.
Ознакомление
Заявление о предоставлении отпуска
Прием.
Распределение.
Регистрация
Приказ о предоставлении отпуска
Составление документа.
Согласование и визирование.
Утверждение.
Ознакомление
Приказ о поощрении
Составление документа.
Согласование и визирование.
Утверждение.
Ознакомление
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания
Составление документа.
Согласование и визирование.
Утверждение.
Ознакомление
Форма расчета заработной платы
Разработка формы документа.
Тиражирование формы документа.
Внесение в реестр новых видов кадровых документов
Заявление об увольнении
Прием.
Распределение.
Регистрация
Приказ об увольнении
Составление документа.
Согласование и визирование.
Утверждение.
Ознакомление
Выходное интервью
Составление документа.
Хранение
Рекомендательное письмо
Прием.
Распределение.
Регистрация
III. Сводные кадровые документы
Реестр приказов по личному составу
Внесение в реестр новых видов кадровых документов. Исключение из реестра отмененных видов документов. Хранение
Реестр заявлений
Внесение в реестр новых видов кадровых документов. Исключение из реестра отмененных видов документов. Хранение
Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
Внесение в реестр новых видов кадровых документов. Исключение из реестра отмененных видов документов. Регистрация
Реестр трудовых договоров
Внесение в реестр новых видов кадровых документов. Исключение из реестра отмененных видов документов. Хранение
График отпусков
Составление документа. Согласование и визирование. Утверждение.
Ознакомление
Другие документы
2. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ СЛУЖБЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
Грамотное ведение делопроизводства организации, предприятия немыслимо без качественно составленной сводной номенклатуры дел. Номенклатура дел кадровой службы является составной ее частью или разделом. Естественно, что в номенклатуре дел кадровой службы должны учитываться не только общие требования к ее составлению, но и специфика данного направления деятельности предприятия в целом.
Номенклатура дел службы управления персоналом – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве службы управления персоналом, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел службы управления персоналом является частью сводной номенклатуры дел организации и составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в кадровой службе.
Номенклатура дел службы управления персоналом выполняет следующие задачи:
• распределение исполненных документов в дела;
• систематизация дел;
• закрепление индексов дел;
• установление сроков хранения дел;
• служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов на уничтожение дел;
• является учетным документом для дел временного (до 10 лет включительно) хранения и схемой справочной картотеки (при ее наличии) на исполненные документы.
В соответствии с требованиями подраздела 3.4. Основных правил работы архивов организаций (решение коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., далее – Основные правила) номенклатура дел кадровой службы формируется в виде таблицы.
В первой графе ее указывается индекс дела; во второй – заголовок дела; в третьей – количество дел; в четвертой – срок хранения дела и номер статьи перечня; в пятой графе – примечания.
В соответствии с требованиями Основных правил в начале номенклатуры структурного подразделения указываются организационно-распорядительные документы.
Если в делопроизводстве предприятия образуются законодательные, нормативные и другие руководящие документы, поступающие из вышестоящих организаций, их необходимо выделить в самом начале номенклатуры. В соответствии с Типовым перечнем необходимо сразу предусмотреть их разделение: законы, протоколы, приказы и т. п., указанные в ст. 1 «б», 5 «а» – «д», 6 «а», и аналогичные документы, если они не слишком большого объема. Их можно объединить в одно дело, так как срок хранения данного дела – «до минования надобности». Но можно формировать и раздельно (по видам, рассматриваемым вопросам и т. п.).
Следует отметить и необходимость учета в номенклатуре только тех документов, которые были присланы именно конкретному предприятию официально (прошли регистрацию в соответствующей службе предприятия). Если предприятие частное и не имеет вышестоящей организации, руководящие документы вышестоящих организаций у него не образуются. И тогда номенклатура дел начинается с внутренних руководящих документов.
Внутренние руководящие документы могут формироваться по аналогии с руководящими документами вышестоящих организаций. Кадровая служба предприятия обычно не разрабатывает большого количества внутренних руководящих документов, поэтому они если и поступают в нее, то только в виде копий и формируются в отдельное дело. Отдельным делом можно расположить копии учредительных документов предприятия, необходимых кадровой службе для выполнения решений, входящих в ее компетенцию, отдельным делом – приказы генерального директора по основной деятельности. В то же время самой службой управления персоналом могут разрабатываться и отдельные документы по организационным вопросам, входящим в ее компетенцию (положение о премировании, положение о работе с резервом и т. п.). Такие документы будут относиться к категории дел постоянного хранения и должны вестись отдельно.
После внутренних руководящих документов обычно располагаются документы по личному составу: приказы по личному составу, личные дела, личные карточки работников и т. п.
Для личных дел работников указывается единый (групповой) заголовок. Исключение составляет личное дело руководителя предприятия, а также «личные дела членов руководящих, исполнительных контрольных органов…; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания», отнесенные Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. (далее – Типовой перечень) к категории дел постоянного хранения (ст. 337а). Личные дела, указанные в данном подп. «а» приведенной статьи, в номенклатуре дел указываются перед личными делами остальных работников.
Бесплатный фрагмент закончился.
