Как навести порядок в финансах компании. Практическое руководство для малого и среднего бизнеса

Пять финансовых «китов» любого бизнеса: активы, обязательства, капитал, доходы, расходы

Финансы компании – это не только деньги. Мыслить одним показателем «деньги в кассе» не просто неправильно, но и опасно. Деньги – лишь один из активов бизнеса (предпринимателя, человека). Помимо активов в бизнесе есть еще обязательства, капитал, доходы и расходы. Управлять можно (и нужно) каждой из этих категорий. Рассмотрим их подробнее.

1. Активы

Активы бизнеса – это ресурсы, которые приносят (или потенциально могут приносить) экономическую выгоду. Понятие экономической выгоды – одно из центральных в финансовых отношениях.

Экономическая выгода – это положительный поток (приток минус отток) денежных средств от использования актива в собственных целях или от его продажи.

Например, на складе есть товары. Продажа товаров обеспечит приток денег. Но имеет место и отток денег, связанный с хранением этих товаров. Положительная разница между притоком и оттоком денежных средств и есть экономическая выгода от владения товаром. Товар приносит экономическую выгоду, значит, он актив.

Другой пример: склад затопило, часть товаров испорчена. Компания уже не сможет ни продать их, ни использовать для себя. Экономической выгоды эти товары уже не содержат, значит, они уже не активы. А их стоимость нужно списать на убытки компании.

Примеры активов: деньги, основные средства, нематериальные активы, товары, ценные бумаги и пр.

Активы можно приобрести, создать либо взять в аренду. Принадлежат бизнесу только те активы, которые он контролирует. То есть нельзя присвоить чужие активы, если у вас нет на них прав (как правило, юридических).

Контроль – возможность ограничить доступ третьих лиц к получению экономических выгод от актива.

Так, квалификация сотрудников – это не актив бизнеса, это актив сотрудников. Сотрудник не принадлежит бизнесу. Другие работодатели могут законными методами получить в свое распоряжение ваших сотрудников и их квалификацию. А вот приобретенная для офиса мебель – это актив компании, принадлежащий компании по праву собственности.

Пример

Руководитель купил машину для доставки товаров клиентам, оформил на себя, а использует ее компания. В управленческой отчетности (в балансе) компании этой машины не должно быть в активе – это не собственность компании. Компания, по сути, арендует эту машину и должна платить ее владельцу за аренду.

Если же руководитель купил машину в лизинг на компанию, но для своих личных нужд, при этом компания платит обязательства по погашению лизинговых платежей, право собственности оформлено на компанию. Чья машина? Руководителя или компании? Это машина компании. Руководитель на ней ездит, но физически она принадлежит юридическому лицу – бизнесу и должна быть учтена в активах компании. Если договор на компанию, значит, машина компании. Если придет кредитор и потребует от компании возврата средств, сможет он претендовать на эту машину? Юридически сможет, ибо это актив компании.

Активы можно либо использовать в деятельности бизнеса, либо продать, то есть получить экономическую выгоду от их использования или продажи. Активы имеют стоимость. В качестве стоимости актива можно использовать:

• цену, которую вы за них заплатили;

• цену, за которую вы можете их продать.

ВАЖНО!

• Если у компании есть имущество, которое не приносит экономических выгод, это не актив.

• Если у компании есть имущество, которое она не контролирует, это не актив. Если у компании есть имущество, которое она не может оценить в деньгах, это не актив.

Задание

Напишите, какие активы есть у вашей компании: ____________________

2. Обязательства

Обязательства – это задолженность компании своим сотрудникам, поставщикам, учредителям и пр. (назовем их общим словом «кредиторы»). Задолженность можно погасить, урегулировать, передав в качестве погашения деньги или другие активы (по согласованию сторон). Погашение задолженности приводит к уменьшению активов и, следовательно, к оттоку экономических выгод.

Если задолженность не гасить, кредиторы могут обратиться в суд для взыскания задолженности в судебном порядке, а если у компании будет недостаточно средств для погашения своих долгов, то суд признает ее банкротом.

Обязательства нужно учитывать и отслеживать, чтобы в каждый момент времени знать, какую сумму необходимо погасить, и понимать, за счет каких средств будет выполнено погашение.

Задание

Напишите, какие обязательства есть в вашей компании: ____________________

3. Капитал

КАПИТАЛ = АКТИВЫ – ОБЯЗАТЕЛЬСТВА

Финансовый капитал компании – это разница между активами и обязательствами компании. Капитал еще называют чистыми активами компании. Чем больше эта величина, тем больше балансовая стоимость вашего бизнеса.

Увеличивая активы и уменьшая обязательства, вы увеличиваете капитал своей компании.

Что представляет собой капитал? Это прежде всего две основные составляющие:

• уставный капитал (средства, которые внесены в бизнес безвозвратно собственником при регистрации компании или в дальнейшем для увеличения капитала: кто-то вносит деньги, кто-то оборудование, кто-то патенты и другие активы);

• накопленная (нераспределенная) прибыль/убыток компании – это финансовый результат, который заработал бизнес и который остался в бизнесе на определенную дату. Заработанная прибыль может быть выведена из бизнеса (распределена как дивиденды собственникам). Все, что не распределено, остается в бизнесе в виде денег и других активов.

Изначально капитал компании – это уставный капитал.

Далее компания работает, формируется накопленная прибыль.

Ну а прибыль – это доходы минус расходы.

Капитал – один из разделов в пассивах, а пассивы компании – это источники формирования активов. Ваши активы сформированы за счет того, что изначально вы внесли уставный капитал, потом бизнес заработал прибыль. Если собственных средств не хватало, вы привлекли заемные средства и за счет собственных и заемных средств купили/получили активы. Есть собственные источники капитала (собственный капитал) и заемные (обязательства).

• Чем больше в бизнесе активов и меньше обязательств, тем больше капитал.

• Чем больше капитал, тем больше стоимость бизнеса.

• Чем больше стоимость бизнеса, тем больше дивидендов может получить собственник.

Задание

Вы знаете, чему сейчас равен капитал вашего бизнеса?

____________________

4. Доходы

Доходы – это увеличение экономических выгод компании, которое происходит из-за увеличения активов или сокращения обязательств в ходе деятельности компании. Доходы увеличивают капитал.

Это значит, что доходы возникают не сами по себе. Они возникают одновременно с увеличением активов или уменьшением обязательств (например, мы продаем товар – возникает актив «деньги» и доход в виде выручки).

Доходы и поступление денег – это не одно и то же. Например, вы купили недвижимость. Стоимость недвижимости начинает расти на рынке. Доход растет, а поступление денег при этом отсутствует. Приток денег произойдет только при продаже недвижимости. Не путайте деньги и доходы.

5. Расходы

Расходы – это уменьшение экономических выгод, которое происходит из-за выбытия активов или увеличения обязательств в ходе деятельности компании. Расходы уменьшают капитал.

Признание расходов происходит одновременно с увеличением обязательств или уменьшением активов (например, начислили зарплату: cформировали расход и задолженность перед персоналом).

Расходы и выплаты денег – не одно и то же. Например, вы купили автомобиль. С этого момента стоимость автомобиля начинает снижаться. Возникает расход, а выплат денег при этом нет. Не путайте деньги и расходы!

Активы, обязательства и капитал имеют стоимость на каждую конкретную дату.

Доходы и расходы формируются за период.

Затраты не равны расходам

Пример. Были у вас деньги – вы купили пирожок. Вы, получается, актив-деньги поменяли на актив-пирожок. То есть деньги на товар, товар на деньги. Затраты – это актив. В этот момент расходов у вас еще нет. Когда возникнет расход? Когда вы съедите пирожок. У вас был актив-пирожок – вы его съели либо перепродали.

Так же и в бизнесе. Вы закупили товар за деньги – это еще не расход, это актив, это затрата, незавершенное производство либо товар на складе. Когда же товар у вас ушел, у вас больше нет этого актива, вы с ним ничего уже не можете сделать, тогда он становится расходом.

Аналогичный пример с амортизацией.

Компания приобрела оборудование или мебель в офис. Купили, оплатили, потратили 300 000 руб. на мебель – это у вас еще не расход. Вы эту мебель будете использовать пять лет. Это значит, что в течение пяти лет вы постепенно будете переносить кусочек стоимости этой мебели на расходы (при равномерном использовании 300 000 / 5 = 60 000). Такое постепенное снижение стоимости долгосрочных активов называют амортизацией. То есть оплата деньгами в первый год составила 300 000, но это был не расход, а покупка актива за 300 000 (деньги обменяли на пирожок), а мы далее начинаем расходовать пирожок, ежегодно «откусывая» по 60 000 – это уже расходы.

Если компания реализует долгосрочные проекты или у нее долгий производственный цикл, все аналогично. Вначале вы собираете затраты, то есть платите за материалы, платите сотрудникам, подрядчикам. У вас появляется актив «незавершенное производство» или «незавершенные проекты». Когда работы завершены и сданы клиенту (вы передали этот «пирожок»), у вас возникает расход, равный стоимости этого пирожка, и, соответственно, доход (выручка) – сумма в акте приема работ с клиентом.

Деньги не равны прибыли

Деньги – это физический остаток на счетах, то, что у вас есть в кассе, банке, кармане на каждый конкретный момент времени. Остаток денег = поступление денег минус выплата денег.

Поступления денег в компанию могут быть:

• доходом (если компания сразу получает деньги за выполненные обязательства: свою продукцию, товары, работы, услуги);

• полученными кредитами и займами (взяли деньги во временное пользование, потом вернем);

• погашением задолженности (клиент был должен и заплатил).

Выплаты денег, которые осуществляет компания, могут быть:

• расходом (если оплатили и сразу же потребили услугу, например);

• приобретением актива (обменяли актив «деньги» на другой актив: товар, основное средство и пр.);

• погашением обязательств (возврат долга, погашение задолженности перед сотрудниками, клиентами и пр.);

• распределением прибыли компании (выплатой дивидендов) – это не расход, это уменьшение капитала.

Доходы и расходы могут быть:

• денежные (когда получены или заплачены деньги);

• неденежные (количество денег не поменялось, а доход-расход возник), например:

• обесценение активов (испортились товары на складе – компания признает расход (убыток) от списания актива);

• курсовые разницы (компания имеет задолженность в иностранной валюте, курс меняется, сумма к получению или погашению в рублях по курсу тоже меняется – у компании либо курсовая прибыль, либо курсовой убыток);

• амортизация (заплатили ранее за приобретение актива, а на расходы этот актив списываем постепенно, по мере того как его использует компания).

Прибыль – это тот результат, который заработала компания, то есть разница между доходами и расходами за период. Если у компании не все поступления – это доходы и не все выплаты – это расходы, значит, и прибыль за период не будет равна остатку денег на конец периода.

Двойная запись и четыре типа хозяйственных операций. Концепция сохранения «энергии» в бизнесе

Ничто не возникает из ничего и не исчезает бесследно, а лишь переходит из одной формы в другую. Это закон сохранения энергии.

Бизнес – отдельный организм, который хоть и тесно связан с собственником, но все же у него своя жизнь и энергия. Фотография этой жизни в любой момент времени – баланс бизнеса: Активы = Пассивы.

Балансовое равенство – основополагающее равенство в финансах:

АКТИВЫ = ПАССИВЫ,

оно же

АКТИВЫ = ОБЯЗАТЕЛЬСТВА + КАПИТАЛ.

Валюта баланса – это сумма активов или пассивов (они равны). Если все активы на дату равны 500 000 руб., то говорят, что валюта баланса = 500 000 руб. (не валюта, в которой составлен баланс, а конкретный стоимостной эквивалент).

В процессе работы бизнеса совершается множество операций, которые по-разному влияют на валюту баланса.

Хозяйственная операция – это любое событие, затрагивающее активы/пассивы бизнеса и имеющее стоимостную оценку.

Операция может относиться как к внутренним процессам бизнеса, так и к отношениям бизнеса с внешним миром.

Хозяйственная операция всегда затрагивает две статьи из набора «активы, обязательства, капитал». Это базовое правило учета и отчетности, так называемый метод двойной записи^[5]. Он используется во всем мире уже много лет. Описание принципа двойной записи связывают с именем итальянского монаха и математика Луки Пачоли (XV век).

Итак, основа комплексного финансового учета – это один метод двойной записи и четыре типа хозяйственных операций. Все операции, которые происходят в компании, можно разделить на четыре категории по тому, как они влияют на активы и пассивы (балансовое равенство).

1. Операция затрагивает только активы

А + Х – Х = П

2. Операция затрагивает только пассивы

А = П + Х – Х

3. Операция увеличивает и активы, и пассивы

А + Х = П + Х

4. Операция уменьшает и активы, и пассивы

А – Х = П – Х

Рассмотрим пример, где Х – сумма операции, А – активы, П – пассивы.

1. Операция затрагивает только активы:

А + Х – Х = П.

Купили товар за деньги (100 000 руб.).

Увеличение актива: Товары (актив) – плюс 100 000 руб.

Уменьшение актива: Деньги (актив) – минус 100 000 руб.

Активы остались в бизнесе.

2. Операция затрагивает только пассивы:

А = П + Х – Х.

Списали обязательства в доход (компания должна поставщику 30 000 руб., поставщик обанкротился, долг возвращать не будем).

Увеличение капитала: Нераспределенная прибыль (пассив) – плюс 30 000 руб.

Уменьшение обязательства: Задолженность поставщику (пассив) – минус 30 000 руб.

Пассивы остались в бизнесе.

3. Операция увеличивает и активы, и пассивы:

А + Х = П + Х.

Получили кредит на развитие бизнеса 150 000 руб.

Увеличение актива: Деньги (актив) – плюс 150 000 руб.

Увеличение обязательства: Обязательства (пассив) – плюс 150 000 руб.

У бизнеса появились и новый актив, и новый пассив.

Сумма пришла в компанию.

4. Операция уменьшает и активы, и пассивы:

А – Х = П – Х.

Выплатили зарплату сотрудникам за месяц 300 000 руб.

Уменьшение актива: Деньги – минус 300 000 руб.

Уменьшение обязательства: Обязательства по зарплате – минус 300 000 руб.

Бизнес отдал актив и уменьшил пассив (погасил обязательство).

Сумма ушла из компании.

Таким образом, что бы вы ни делали, операция не нарушит баланс активов и пассивов в бизнесе.

Самая первая операция в любом бизнесе – формирование капитала. Например, учредители регистрируют уставный капитал ООО в сумме 10 000 руб.:

+ (Актив) Задолженность учредителя по взносам в капитал 10 000 руб.

+ (Пассив) Капитал 10 000 руб.

Учредитель внес деньги в сумме 10 000 рублей в кассу компании:

+ (Актив) Деньги 10000 руб.

– (Актив) Задолженность учредителя 10 000 руб.

Если не деньги, то появляется другой актив (компьютер, например).

Так на балансе в активах компании появились деньги и в пассивах – капитал.

Дальше нашли клиента, взяли с него предоплату (аванс) 50 000 руб.

+ (Актив) Деньги 50 000 руб.

+ (Пассив) Аванс полученный (задолженность перед клиентом, например по отгрузке товаров) 50 000 руб.

Закупили товары на 40 000 руб.

+ (Актив) Товары 40 000 руб.

– (Актив) Деньги 40 000 руб.

Продали товар клиенту за 45 000 руб. (мы товар закупали за 40 000 руб.).

+ (Актив) Деньги 45 000 руб.

+ (Пассив) Доход 45 000 руб.

– (Актив) Товары 40 000 руб.

– (Пассив) Расход 40 000 руб.

Доход минус Расход = 45 000 – 40 000 = 5000 руб. прибыль.

И так далее. Операция всегда затрагивает две статьи.

Часто начинающие предприниматели ведут только учет денег (сколько пришло, сколько ушло) и не отслеживают вторую часть операции (если с одной стороны деньги, то что с другой?). В результате у вас нет картины остатков на складах, нет суммы задолженности (сколько вы должны, сколько вам должны), вы не знаете, сколько прибыли вывели из бизнеса, сколько прибыли осталось в бизнесе и т. д.

Использование двойной записи позволяет вести учет и формировать отчеты, в которых видна вся картина происходящего в компании. Суммы не теряются, отчеты не дублируются.