Проект «Личная эффективность». Сборник статей блога за 2019 годТекст

Оценить книгу
2,5
4
1
Отзывы
Фрагмент
Отметить прочитанной
360страниц
2019год издания
Шрифт:Меньше АаБольше Аа

НЕБОЛЬШОЕ ПРЕДИСЛОВИЕ

Почему я решил начать этот блог? Наболело! Чем дольше живу, тем больше удивляюсь людскому мазохизму. Особенно среди «белых воротничков». Народ убивается, трудится в поте лица, пашет днями и ночами… При этом того же самого результата, если не лучше, можно добиться с гораздо меньшими усилиями.

Как в той шутке: «мыши плакали, кололись, но продолжали жрать кактус». При этом рядом лежат ножницы, которыми колючки можно обрезать.

Уже давно придумали массу интересных и эффективных стратегий и приемов, которые позволяют «и рыбку съесть, и на лошадке покататься». Тот же Кайдзен и прочие «бережливые производства» у японцев. Но почему-то их применяют почти исключительно в заводских цехах. Хотя и в офисах они работают стопроцентно, и мой личный многолетний опыт это подтверждает.

В своем блоге (https://www.instagram.com/personal_kaizen/) я делюсь неочевидными, но опробованными мной на практике принципами и конкретными «лайфхаками», которые направлены на одно – экономию времени и сил в офисном и личном пространстве. Проще говоря – способами успевать и делать больше, а усилий тратить меньше.

В этом сборнике предлагаю подборку своих статей из этого блога за 2019 год. Статьи здесь расположены не в хронологическом порядке (как в блоге), а сгруппированы в несколько рубрик:

1. Кайдзен – классические принципы и приемы Кайдзен и «бережливого производства» в применении к личной эффективности;

2. Ловушки сознания – как не поддаться на провокации нашего собственного мозга, критическое мышление в контексте личной эффективности;

3. Управление собой – вопросы самомотивации, самоконтроля, управления собственными эмоциями и действиями;

4. Управление временем – неочевидные подходы к тайм-менеджменту;

5. Решение проблем – принципы и методики поиска решений, креативные методики;

6. Принятие решений – парадигмы и приемы для эффективного поведения в ситуациях, когда нужно сделать выбор;

7. Управление коммуникацией – эффективное взаимодействие с другими людьми: влияние, переговоры, продажи, совещания;

8. Управление сотрудниками – полезные рекомендации как начинающим, так и опытным руководителям;

9. Забавное – несколько анекдотов и историй на тему блога.

1. КАЙДЗЕН

Кто эффективнее – кондор или велосипедист?

В одном из своих выступлений Стив Джобс упомянул интересное исследование, проведенное в семидесятых годах прошлого века.

Ученые измеряли энергоэффективность передвижения различных животных, то есть сколько килокалорий в расчете на массу тела они тратят на километр перемещения. Лидером эффективности стал парящий в небе кондор. Человек показал более чем скромные результаты, где-то внизу первой трети списка.

Однако, справедливости ради, ученые также решили измерить энергоэффективность человека на велосипеде. И велосипедист легко сбросил кондора с пьедестала, причем с большим отрывом.

Разумеется, Джобс говорил об этом в контексте информационных технологий и их роли «велосипеда» для человеческого разума. Однако в контексте темы данного блога этот пример не менее актуален.

Мы, homo sapiens, – не самые сильные и не самые быстрые животные. Но мы умеем создавать себе инструменты, которые могут существенно усилить наши врожденные способности. И, в частности, повысить нашу природную эффективность и результативность. Соответственно – грех этими инструментами не пользоваться. Тем более, что многое уже придумано до нас (например, те же принципы и приемы Кайдзен).

В этом блоге я как раз и рассматриваю те инструменты, которые позволяют нам делать больше с меньшими усилиями.

Нет пределов совершенству

Небольшая «мотивационная» байка о том, как лично я реально проникся темой Кайдзен и «бережливого производства». В этих событиях ваш покорный слуга частично был просто свидетелем, а в некоторых аспектах – очень даже причастен.

Около десяти лет назад один из заводов в Нижегородской области столкнулся с тем, что спрос на его продукцию значительно превысил производственные мощности. Как говорится, всем бы такие проблемы.

Руководство завода вышло к собственникам с предложением расширить эти мощности за счет строительства нового корпуса. Собственники отвергли этот инвестиционный проект и взамен предложили оптимизировать производство на существующих площадях.

Но и генеральный, и технический директор завода клялись и божились, что это невозможно: все и так уже максимально оптимизировано, из существующих площадей выжато все, что можно, и что нельзя. Лучшее импортное оборудование, современные технологии управления… Даже о 10%-ом приросте объемов не могло быть и речи.

И это было похоже на правду – завод действительно был одним из самых современных и эффективных в своей отрасли. Однако собственники были непреклонны и направили на завод консультантов по «бережливому производству».

Рабочая группа из консультантов и сотрудников завода взялась за дело, и в результате уже через год удалось добиться роста выработки в ДВА (sic) раза! И это с минимальными инвестициями и на существующих площадях.

Это, конечно, был реально впечатляющий кейс. Профессиональным производственникам такое вообще кажется неправдоподобным. Но мои слова можно легко проверить – насколько мне известно, на завод до сих пор организуются экскурсии для желающих посмотреть, послушать и «пощупать» (кому интересно, могу скинуть ссылку – напишите мне на mt@personalkaizen.ru). ⠀

Но это еще не конец истории.

Понятно, что в результате проекта у руководства завода появился дополнительный повод для гордости собой. Еще бы, такой результат! Однако собственники «почивать на лаврах» на дают и требуют продолжать оптимизацию. Но куда ж еще? Уже ведь точно больше ничего не «выжмешь»?

Ну ладно… Может, если только какие-то локальные участки «подкрутить» немного…

Одним из «узких мест» оставался конструкторский отдел. Технологиями его оптимизации российские консультанты тогда не владели, и было принято решение привлечь европейское отделение крупнейшей японской консалтинговой группы. Ваш покорный слуга тогда представлял их интересы в России, и в рамках демонстрации своих компетенций по просьбе руководства завода мы в 2013 году организовали им экскурсию по нескольким клиентским производствам в Италии.

Так совершенно случайно совпало, что одним из объектов «бенчмаркинга» стал итальянский завод, который выпускал практически тот же самый вид продукции, что и наш российский. Более того, размеры производственных площадей были сопоставимы.

Руководство российского завода сначала было настроено весьма снисходительно: «Ну, если нас хорошо попросят, мы, так и быть, расскажем итальяшкам, как нужно оптимизировать производство…»

Но их самолюбие ждал очень коварный удар: выяснилось, что при сопоставимых площадях и численности сотрудников годовая выработка итальянского завода В ДВА РАЗА превышает таковую российского. И в натуральных показателях, и в деньгах! И это если сравнивать показатели ПОСЛЕ оптимизации российского завода. Эмоциональную реакцию наших описывать не буду…

Мораль – нет пределов совершенству. Было бы желание, и было бы зачем…

Суть японского подхода к эффективности

Если совсем кратко, то весь японский Кайдзен и «бережливое производство» можно свести к трем вещам:

1) ориентация на «ценность»;

2) устранение потерь в процессе получения ценности;

3) постепенные, но постоянные улучшения.

Рассмотрим эти три «кита» в контексте личной эффективности.

Первый принцип в нашем случае состоит в том, чтобы определить свои «ценности» (то есть высокоприоритетные цели, причем неважно, это цель на ближайший час или цель всей жизни) и осознать две вещи:

1) наш основной ресурс – время – ограничен. Успеть все невозможно. Поэтому нужно расставлять приоритеты и заранее смириться с тем, что чем-то придется пожертвовать. Это лучше, чем пытаться успеть все, и не успевать ничего; и

2) теперь все наши действия без исключения должны быть направлены на достижение той или иной «ценности». Если действие не соответствует данному признаку, то это – потери. Тему потерь рассмотрим ниже.

Вторая важная концепция Кайдзен – это идея потерь (на японском это слово звучит как «мУда», ударение на первый слог). Муда – это любые действия и затраты ресурсов, которые не ведут к созданию ценности. По сути, это ненужные или бесполезные действия, без которых можно обойтись. Как шутят российские практики Кайдзен: «Угадайте, как называется человек, ответственный за потери?»

В производстве японцы выделяют восемь видов муды:

1. Перепроизводство: делать больше или раньше, чем востребовано заказчиком/следующим процессом;

2. Запасы: вкладывать деньги в объекты, которые не используются;

3. Брак, дефекты, переделка – бесполезно тратить свое и чужое время на переделывание того, что можно было сразу сделать нормально;

4. Лишние движения: тратить время и энергию на бесполезные перемещения и телодвижения;

5. Транспортировка: проводить движение информации и материалов, которое не добавляет ценности;

6. Излишняя обработка: создавать бесполезные для заказчика свойства продукта;

7. Ожидание: терять время в результате простоя в ожидании предыдущей или последующей операции, материалов или информации;

8. Нереализованный потенциал людей – использование человеческого ресурса неоптимальным образом.

Все они вполне применимы и к деятельности индивидуума. Как именно – более подробно рассмотрим позже.

О третьем «ките» – постепенных, но постоянных улучшениях – поговорим в следующей статье.

Кайдзен против Кайкаку

В японской культуре менеджмента разделяют 2 подхода к управлению изменениями – «Кайдзен» и «Кайкаку».

 

Кайкаку предполагает радикальные, революционные изменения. Приложение огромных усилий и ресурсов в короткий промежуток времени, что должно выдать на-гора впечатляющий всех результат. Высокие риски ради большого вознаграждения.

Например, любой инвестиционный проект технического перевооружения – это Кайкаку. Туда же относятся многие проекты «ребрединга», резкой смены стратегии или антикризисного управления.

Кайдзен – стратегия трансформации за счет небольших, постепенных, но регулярных изменений. Все проекты по внедрению «бережливого производства» планируются и реализуются как раз в соответствии с этой стратегией.

В бизнесе обе эти стратегии в равной степени имеют право на существование. Часто одного и того же результата можно добиться и с помощью Кайдзен, и с помощью Кайкаку. Разница в том, что Кайкаку быстрее, но дороже по деньгам и более рискованно. Кайдзен обходится дольше по времени, но дешевле по деньгам. И вероятность дорогостоящего провала гораздо ниже.

В вопросах же ЛИЧНОЙ эффективности подход Кайкаку мне представляется очень сомнительным. Дело в том, что что наш человеческий мозг – сущность очень консервативная. Он терпеть не может любые перемены (особенно радикальные), и подсознательно воспринимает их как угрозу, опасность. Мгновенная подсознательная реакция на угрозу – «отключение» мыслительного процесса и бегство от источника опасности.

В результате, даже если наше сознание решило что-либо изменить в нашей жизни, то подсознание будет всячески саботировать эти изменения, «подсовывая» ослабленному сознанию совершенно легитимные причины и поводы отказаться от нужных действий или продолжить ненужные. Даже если деньги на проект уже потрачены.

В случае бизнеса эта проблема решается просто тем, что не принимающие изменений люди увольняются, и на их место нанимаются новые, которые изначально работают по уже новым «правилам игры». А в вопросах личной эффективности ведь самого себя не уволишь! Приходится жить с тем, что есть.

Поэтому в плане личных изменений лучше сразу смириться с тем, что быстро не будет. Результата гарантированно можно добиться только маленькими шажками. Как говорил один из моих учителей – «Быстро – это медленно, но неотвратимо».

Почему медленно – это быстро

Парадокс: если хотим что-то поменять в своей жизни, то самый быстрый способ добиться результата – внедрять изменения медленно.

Одна из причин состоит в том, что наш мозг терпеть не может любые перемены (особенно радикальные), и подсознательно воспринимает их как угрозу, опасность. Мгновенная реакция мозга на угрозу – «отключение» мыслительного процесса и бегство от источника опасности. Так что если наше сознание решило что-либо изменить в нашей жизни, то подсознание будет всячески саботировать эти изменения.

Один из немногих способов «обмануть» свое подсознание – это сделать перемены «незаметными» для него. Считается, что если бросить лягушку в горячую воду, она из нее выпрыгнет. Однако если воду с лягушкой очень медленно нагревать, то земноводное не заметит этого и в конечном итоге сварится.

Аналогично работает и наш мозг. Например, если человек никогда не занимался спортом и не знал меру в еде, а после тридцати лет озаботился вопросом борьбы с ожирением, то у него есть, как минимум, два пути.

Первый (радикальный) – в том, чтобы сразу «сесть» на жесткую диету и «поселиться» в спортзале. Но чтобы этот подход сработал, у человека должны быть либо чудовищная сила воли, либо очень экстремальная внешняя мотивация. На практике же в более 99% случаев подобное активное начало ничем хорошим не заканчивается. Силы воли не хватает, и довольно быстро человек уступает напору своего подсознания и соглашается, что «ему и так хорошо».

Другой способ состоит в том, чтобы начать с на первый взгляд незначительных изменений. Например, съедать каждый день за обедом не целое пирожное, а только половину. Парковать машину подальше от входа на работу или идти от остановки более длинным путем.

Да, результат от этих действий сначала заметен не будет. Но и подсознание эти действия не напрягут. Постепенно человек повышает интенсивность. Образуются привычки больше ходить пешком и меньше есть. И вот здесь уже уместно задуматься и о спортзале, и о более «жестких» диетах. Мозг не воспримет их как нечто чужое и радикальное.

Конечно, второй путь явно более долгий. Однако гораздо более надежный.

Что общего у Кайдзен и Шерлока Холмса

Заметил одну интересную особенность в применении Кайдзен и любых других техник повышения эффективности. Проиллюстрировать это проще всего на примере, как ни странно, Шерлока Холмса.

И в книгах, и в фильмах про знаменитого сыщика довольно часто фигурирует одна и та же последовательность событий:

1. Холмс демонстрирует свой «дедуктивный метод» совершенно незнакомому человеку, подробно рассказывая о характере, роде деятельности, семейном положении и прошлом этого человека. Выводы Холмс делает на основании почти незаметных деталей внешности или вещей незнакомца, но человек об этом не знает;

2. Незнакомец видит результат, но не понимает процесс его достижения. Он шокирован, для него действия Холмса выглядят чудом, волшебством. По отношению к сыщику он чувствует глубокое уважение, граничащее с благоговением;

3. Далее Холмс раскрывает все свои логические цепочки, т.е. каким образом он пришел к каждому из своих выводов, и на основании каких именно деталей;

4. Незнакомец чувствует разочарование: минуту назад он был свидетелем чуда, а сейчас интрига исчезла, все стало очевидным, «любой бы мог догадаться». В некоторых случаях уважение к Холмсу даже снижается или вообще исчезает.

В чем аналогия с Кайдзен или другими техниками повышения эффективности? Очень похожая история имеет место, когда скептически настроенный наблюдатель сначала видит только результаты.

Они выглядят как чудо, особенно если можно сравнить «как было» и «как стало». Но стоит только исполнителю рассказать о том, как именно эти результаты были достигнуты, аура сверхъестественности теряется. Наблюдателю начинает казаться, что все на самом деле было просто и даже примитивно. И что любой идиот легко бы сделал то же самое. Короче, «ничего особенного»… Разочарование…

Однако, в отличие от истории с Шерлоком Холмсом, в вопросах личной эффективности не нужно обладать сверхъестественными способностями, чтобы получать удивительные результаты на практике.

И ещё одна мораль: когда удаётся добиться чего-либо впечатляющего в смысле эффективности, не стОит рассказывать, как именно это было сделано!

Что такое «МУДА» в личной эффективности

Нет, букву «к» в названии статьи я не пропустил. Слово «муда» – заимствование из японского (ударение на первый слог). Означает концепцию потерь – один из столпов «бережливого производства», которое стоит за успехом Тойоты и большинства других японских компаний.

«Муда» – это любые действия и траты ресурсов, которые не ведут к созданию ценности для клиента. Т.е. это ненужные или бесполезные действия, которые имеют место, но без которых можно обойтись.

В контексте личной эффективности эту концепцию можно рассматривать следующим образом. В идеале, мы тратим свое время либо на полезные вещи, либо на приятные. Если время и силы уходят на какие-либо действия, которые ни ведут нас к достижению наших целей, ни доставляют нам удовольствие – то это «муда», потери.

Сразу оговорюсь: существует определенный вид потерь, который в принципе неизбежен, т.е. является частью «правил игры». В бизнесе это, например, налоговая и прочая отчетность перед государством. Ее составление занимает время и стоит денег, при этом не дает никакой ценности ни бизнесу, ни его клиентам. Это – неизбежное «зло», с которым можно только смириться, и затраты на которое можно несколько оптимизировать (например, через использование электронной отчетности).

В личной жизни также существуют подобные виды потерь (например, простите, трата времени на посещение уборной). Но так же, как и в бизнесе, в общем объеме муды доля таких потерь не очень значительна, поэтому работа с ними особых плодов не даст.

Гораздо интереснее и полезнее рассмотреть и минимизировать те потери, которые действительно не имеют никакого смысла. Это как раз и есть огромный ресурс для оптимизации как бизнеса, так и своей жизни. ⠀

Как я уже упоминал в одной из предыдущих статей, в производстве японцы выделяют 8 видов муды, каждый из которых стопроцентно имеет место и в личной деятельности каждого из нас. В последующих статьях рассмотрим некоторые из них.

«Муда» движения

Муда движения – это огромный, но незаметный монстр: один из самых неочевидных источников серьезных потерь. Речь идет о телодвижениях самого исполнителя, которые сопровождают производственный процесс, но сами по себе не создают ценность.

Примеры лишних движений на производстве:

– рабочий тянется или нагибается, чтобы взять заготовку;

– рабочий ищет глазами необходимую заготовку;

– рабочий поворачивается, чтобы передать готовое изделие; и так далее…

В офисном или личном пространстве лишние движения могут обретать следующие формы:

– поиск необходимых файлов, документов или вещей;

– перекладывание предметов с места на место в процессе работы;

– отвлечение от выполняемой задачи и время на «переключение» с задачи на задачу.

На первый взгляд, на все эти движения тратится не так уж и много времени. Но так кажется ровно до того момента, пока не будет проведен реальный хронометраж. И тут мы все дружно начинаем офигевать… Оказывается, лишние телодвижения «съедают» ГОРАЗДО больше времени, чем мы думаем!

В «домашних» условиях можно провести следующий «хрестоматийный» эксперимент, подтверждающий данный тезис. Берем десять листов бумаги А4, десять обыкновенных узких почтовых конвертов и, например, какой-нибудь штамп. Задача – сложить каждый из листов бумаги, положить его в конверт, конверт заклеить и проштамповать.

Очевидно, что выполнить данную задачу можно как минимум двумя путями:

1) «последовательно», то есть берем один лист бумаги, складываем его, кладем в конверт, конверт заклеиваем, переворачиваем и штампуем, после чего переходим к следующему листу; или

2) «партионно», то есть сначала складываем все листы бумаги, потом все листы кладем в конверты, затем заклеиваем все конверты, затем штампуем все конверты.

Как считаете: который из двух способов будет быстрее?

Большинству из нас интуитивно кажется, что более быстрый и эффективный способ решения данной задачи – именно «партионный». Ведь так работает массовое производство, и нас всех учили, что так более эффективно («разделение труда», конвейер Форда, и тому подобное).

Однако на практике почему-то получается наоборот: в данном эксперименте «последовательный» способ дает экономию времени почти в 30%!

Интереснее, конечно, провести данный опыт самостоятельно, но ленивых и для владеющих английским языком есть более простая альтернатива: найти в Youtube видеозаписи подобных экспериментов через поиск по ключевой фразе «One Piece Flow vs. Mass Production Envelope Stuffing».

Однако, какого черта? Почему же в данном случае (и во многих других) «последовательный» способ быстрее?

Дело в том, что при «партионном» подходе возникает масса дополнительных движений, отсутствующих в «последовательном», как то:

– положить каждый готовый сложенный лист бумаги в кучку сложенных листов;

– взять каждый сложенный лист из кучки сложенных листов (чтобы положить его в конверт);

– положить конверт с листом в кучку заполненных конвертов;

– взять конверт из кучки заполненных конвертов, чтобы заклеить его;

– положить заклеенный конверт в кучку заклеенных конвертов;

– взять заклеенный конверт из кучки заклеенных конвертов (чтобы проштамповать его).

Каждое из этих движений занимает доли секунды, и вроде бы незаметно. Однако в сумме складывается довольно-таки внушительная разница.

Важный момент: сейчас мы говорим НЕ о преимуществах последовательной обработки. У неё есть свои недостатки. Идея данной статьи в том, что анализу лишних движений нужно уделять серьезнейшее внимание, потому что чаще всего мы их просто не замечаем.

И это как минимум одна из причин, почему зануды правы, когда ноют о необходимости порядка на рабочем столе и в рабочем компе. Чуть позже расскажу, как нам всем можно экономить время на лишних движениях с помощью подхода, который японцы называют “5S”.

Читай где угодно
и на чем угодно
Как слушать читать электронную книгу на телефоне, планшете
Доступно для чтения
Читайте бесплатные или купленные на ЛитРес книги в мобильном приложении ЛитРес «Читай!»
Откройте «»
и найдите приложение ЛитРес «Читай!»
Установите бесплатное приложение «Читай!» и откройте его
Войдите под своей учетной записью Литрес или Зарегистрируйтесь
или войдите под аккаунтом социальной сети
Забытый пароль можно восстановить
В главном меню в «Мои книги» находятся ваши книги для
чтения
Читайте!
Вы можете читать купленные книги и в других приложениях-читалках
Скачайте с сайта ЛитРес файл купленной книги в формате,
поддерживаемом вашим
приложением.
Обычно это FB2 или EPUB
Загрузите этот файл в свое
устройство и откройте его в
приложении.
Удобные форматы
для скачивания
FB2, EPUB, PDF, TXT Ещё 10
Купите 3 книги одновременно и выберите четвёртую в подарок!

Чтобы воспользоваться акцией, добавьте 3 книги в корзину:

1.2.