Книга о довольно интересной схеме, по которой можно сделать письма «наверх» более сжатыми, информативными и осмысленными. Действительно, любовь к русскому языку и литературе не всегда уместна в деловом мире, как и попытка втиснуть личную философию жизни в отчёт или запрос «наверх». Автор наглядно показывает и доказывает это, после чего на конкретных примерах приводит «неправильные» письма к своей более лаконичной и деловой схеме. Сама книга не столь уж сжата, как хотелось бы, но автор даёт некоторые выжимки в начале, предлагая углубляться в остальной текст только если сами принципы непонятны. Выглядит как неплохой план по написанию самого важного.
Ниже кратко приведены основные мысли книги:
Алгоритм написания письма должен быть примерно следующим, у самого автора добавлены дополнительные пункты, помогающие эффективно проверить своё письмо:
1 Изучить вопрос и адресата.
2 Понять цель своего письма. Цель это тоже самое, что необходимая реакция от адресата: выдать ресурсы, одобрить концепцию/план/действие и т.п. Если цель не ясна, следует просить согласия на более глубокий анализ вопроса.
3 Свободно перечислить мысли о проблеме. Одна мысль – одно предложение, порядок не важен.
4 Структурировать письмо в порядке важности мыслей от главного к второстепенному, лишнее – отбросить. Мысли группировать в темы. Заголовки тем (если присутствуют) должны быть по делу т.е. отражать основную мысль и говорить сами за себя.
5 Сделать текст связным.
6 Проверить текст свежим взглядом.
Текст следует составлять, руководствуясь чёткой структурой и «умным упрощением»:
1 Одно предложение = одна мысль. Каждое предложение должно быть как можно короче, проще и яснее составлено;
2 Последовательность изложения (структура) в предложении должна быть строго задана в порядке «Кто сделал – Что сделал – Над чем произвёл действие»;
3 Один абзац = одна тема;
4 Темы не должны пересекаться или дублировать друг друга, при этом ничего, что важно для цели письма, не должно быть упущено;
5 Внутри абзаца последовательность «Причина – Событие – Последствия» или «Суть проблемы – Причины проблемы – Варианты решения»;
6 Для всех предложенных вариантов решения следует показать цену вопроса;
7 Не следует показывать те варианты, которые просто теоретически возможны, нужно сразу выбрать только те, что имеют практический смысл;
8 Повествование должно быть конкретным. Это не значит, что должно быть огромное количество подробностей, это значит не применять оценочные суждения, обобщения и эмоциональные стили повествования, не допускать упущений важной информации или ссылок на сложные непроверенные гипотезы;
9 В начале письма следует очень кратко напомнить контекст проблемы, чтобы стало понятно о чём именно далее в сжатой форме пойдёт речь и с каким событием связан присланный запрос/отчёт/предложение;
10 Если письмо невозможно сделать простым, в начале следует привести выжимку из него (чтобы можно было понять главные мысли, не читая само письмо). Выжимку стоит приводить в теле электронного письма, а само письмо – во вложении в виде файла в формате, принятом в данной организации. В бумажном виде выжимку стоит делать одним листом А4 в начале документа.
Отзывы
6