Магическая уборка на работе. Создайте идеальную атмосферу для продуктивности и творчества в офисе или дома

Визуализация вашей идеальной трудовой жизни

Представьте свой рабочий день в отчетливых подробностях. Спросите себя, какого рода трудовая жизнь зажигает в вас радость и какие ценности важны в вашей работе. Это первый шаг к наведению порядка, и он критически важен для успеха.

Когда я думаю об этом, мне всякий раз вспоминается электронное письмо от Митико, клиентки, завершившей процесс наведения порядка. Митико работала в компании – производителе медицинских товаров, и прежде ее стол, заваленный бумагами, напоминал торт «Наполеон». В теме письма была фраза: «Идеальная трудовая жизнь: цель достигнута!» В самом письме женщина сообщала:

«Когда утром я добираюсь до офиса, мною уже владеет приятное волнение. На моем столе нет ничего, кроме телефона и цветка в горшке. Я беру ноутбук и шнур питания с отведенного для них места на полке и подключаю к сети. Поставив стаканчик с кофе, купленный по дороге, на любимую подставку, я освежаю воздух, брызнув мятным спреем. Делаю глубокий вдох и принимаюсь за работу. Все находится там, где и должно быть. Я не трачу зря время на поиски, и мне требуется всего секунда, чтобы вернуть вещи на место, когда они больше не нужны. Прошло уже два месяца. В это трудно поверить, но я до сих пор каждое утро чувствую себя счастливой».

Письмо Митико – хрестоматийный пример радостной трудовой жизни. Я привела его здесь, потому что оно содержит все ключевые моменты, необходимые для того, чтобы визуализировать ваш собственный идеал. Главный фокус заключается в том, чтобы в ярких, кинематографических подробностях представить себе, каким будет ваш рабочий день после того, как вы закончите наводить порядок. Этот образ должен включать три элемента: физическую среду, ваше поведение и ваши чувства. Представьте себе, как выглядит ваше рабочее пространство – например, аккуратный и опрятный рабочий стол, все места, где хранятся ваши вещи. Вообразите все, что вы делаете на рабочем месте (в том числе наслаждаетесь любимым напитком и освежающими ароматами) и что при этом чувствуете – например, приятное волнение или удовлетворенность.

Чтобы нарисовать реалистичную картину идеальной трудовой жизни, эти три составляющие должны трактоваться как части одного целого. Однако самое важное – вообразить, что вы чувствуете, находясь в своем идеальном рабочем пространстве. Попробуйте закрыть глаза и увидеть, как вы приходите туда рано утром. Если никаких идей нет, попробуйте вообразить сцену, описанную Митико, применительно к себе и обратите внимание на то, что вы чувствуете. Ваше сердце встрепенулось? Вы ощутили теплую волну удовольствия, хлынувшую в грудь?

Когда мы воображаем каждую деталь, вплоть до физической реакции, порождаемой нашими эмоциями, вместо того чтобы просто сухо перечислять их, наш идеал становится почти осязаемым. Это естественным образом подкрепляет наше стремление достичь такого состояния, помогая сохранять мотивацию.

Есть еще один важный аспект, который нужно учитывать, визуализируя свою идеальную трудовую жизнь: временные рамки. Подумайте о течении вашего дня: утром доехать до работы, сделать перерыв, закончить работу, уехать домой. Вообразите, как будет выглядеть ваше рабочее пространство в разные моменты времени. Изучая свой идеал со всех ракурсов, мы начинаем видеть дополнительные конкретные шаги – от добавления ярких красок до создания более доступного пространства для хранения документов, – и это еще больше подстегивает нашу мотивацию.

Мысленно рисовать идеальную трудовую жизнь необходимо и для расчистки нематериальных «завалов». Например, разбирая электронную почту, представьте, как вы хотели бы решить проблему с входящими письмами, а потом подумайте, какое их количество в ящике было бы для вас идеальным. Решив упорядочить свой график, представляйте, сколько времени займет выполнение каждого дела и что вы будете чувствовать, занимаясь им. Повторно изучите эти идеалы с разных точек зрения – например, продуктивности, эффективности и своих отношений с членами трудового коллектива. Только поставив цели наведения порядка, основанные на четком представлении о своем идеальном трудовом стиле, вы сможете подойти к уборке с должной психологической установкой.

Упражнение, помогающее определить, что приносит вам радость на работе

Вам трудно визуализировать свою идеальную трудовую жизнь? Если так, предлагаю выполнить упражнение, позволяющее быстро определить личные критерии радости. Прочтите 12 утверждений, приведенных ниже, а потом, используя шкалу от 1 до 5, оцените свой уровень согласия или несогласия с каждым из них. Верных или неверных ответов здесь нет. Просто слушайте свое сердце и отвечайте честно (1 – решительно не согласен, 2 – не согласен, 3 – ни то ни другое, 4 – согласен, 5 – совершенно согласен).

• Я получаю массу удовольствия, узнавая новое.

• Я стремлюсь к трудностям на работе.

• Мне полезно работать с людьми, обладающими бо́льшими навыками или опытом, чем я.

ИТОГО:

• Я предпочел бы гибкое рабочее расписание.

• Я хочу чувствовать себя в безопасности, высказывая свои мысли.

• Мне нужна свобода, чтобы делать свою работу так, как я считаю уместным, без постоянного надзора.

ИТОГО:

• Я хочу максимизировать свой заработок.

• Я хотел бы в совершенстве овладеть своей профессией.

• Я ценю похвалы людей, с которыми работаю, например коллег, клиентов или начальства.

ИТОГО:

• Я ставлю на первое место создание настоящих дружеских связей на работе.

• Я получаю удовольствие, оказывая помощь коллегам по работе.

• Я предпочитаю, чтобы коллеги работали в тесном контакте со мной, а не каждый сам по себе.

ИТОГО:

Найдите суммы своих ответов на каждые три вопроса. Это означает, что у вас будет подытог для вопросов 1, 2 и 3; 4, 5 и 6 и так далее. Первые три вопроса фокусируются на обучении, следующие три – на свободе в работе, еще три – на достижениях, а последняя тройка – на контактах с другими. Ваши результаты показывают, насколько вы цените каждую из этих областей. Области с итогом 12 или выше – те, которые вы цените особенно высоко.

Итак, какие же аспекты для вас наиболее важны? Выявив их, вы сможете использовать это, чтобы помочь себе визуализировать идеальную трудовую жизнь.

С.С.

Наведите порядок в один заход – и не будете знать рецидивов

«Я разгребала свой стол миллион раз, но не успеваю оглянуться, как он снова обрастает вещами».

Рецидив – одна из самых частых проблем, в связи с которыми у меня просят совета. Любой, кто брался за наведение порядка, хоть раз да столкнулся с ним. Возьмем для примера мою коллегу Джун.

– Я часто навожу порядок, ты же знаешь, – говорила она, показывая на рабочий стол. – Возможно, с виду так и не скажешь, но я на самом деле не прочь прибраться.

Увидев стол, внешне, казалось бы, опрятный и аккуратный, я пробегаюсь взглядом по столешнице, а потом проверяю места, скрытые от глаз. Начинаю с ящиков. Стоит их выдвинуть, и меня часто приветствует полный набор: неиспользуемые ручки, старые визитки, мешанина скрепок и ластиков, покрытый пылью веков бальзам для губ, упаковка окаменевшей жевательной резинки, канцелярские принадлежности, пластиковые столовые приборы, бумажные салфетки, одноразовые пакетики соевого соуса и кетчупа.

После этого я откатываю назад кресло, присаживаюсь на корточки и заглядываю под стол. Протянув руку, извлекаю из-под него картонные коробки и бумажные пакеты. Как правило, они набиты книгами и документами, одеждой, обувью и снеками. Мои действия люди встречают удивленным взглядом: «Вы имеете в виду, что я и под столом должен убирать?» Но нельзя расчистить только столешницу рабочего стола и этим ограничиться.

Если хотите навести порядок настолько полный, чтобы никогда больше не возвращаться к захламленности, наметьте для себя одну простую цель: знать, какое место отведено для каждого предмета в вашем рабочем пространстве. Какого рода вещи у вас есть и сколько этих вещей? Где вы их держите? Какого типа предметы обычно накапливаются в силу специфики вашей работы? И куда вы их убираете, когда это случается? Только после того как вы научитесь четко распоряжаться всеми этими вещами, можно будет сказать, что вы навели порядок.

Как этого добиться? Наводите порядок в своем рабочем пространстве в один заход, распределив вещи по категориям. Если вы решите сегодня разобраться со столешницей, завтра с первым ящиком, а послезавтра со вторым, мало-помалу выбрасывая ненужное тогда, когда на это есть время, то никогда не приведете свое рабочее место в порядок. Первый шаг – выделить отрезок времени на уборку. Потом распределите все предметы, которые у вас есть, по категориям и решите, что из них следует оставить, а что выбросить. Теперь определите, где будете хранить вещи, которые оставили. Чтобы по-настоящему навести порядок, следуйте этапам в указанной последовательности.

Мы со Скоттом подробно объясняем, как это сделать (касаясь материальных и нематериальных аспектов), начиная с третьей главы и далее. А пока просто запомните, что таков секрет успеха: упорядочивать по категориям, расчищать быстро и полностью, всё в один заход. Где бы вы ни наводили порядок, на работе или дома, в этом состоит сущность метода КонМари.

Вам может показаться, что это трудная задача, но не волнуйтесь! Расчистить рабочее место намного проще, чем навести порядок дома – я говорю сейчас о материальных аспектах уборки. Во-первых, пространство для работы физически намного меньше, и категорий предметов не так много, в результате чего легче решить, что оставить и где хранить. И это занимает намного меньше времени. Чтобы убрать дом по методу КонМари, требуется как минимум три дня для человека, который живет один и имеет не так уж много вещей, а для семьи – в зависимости от того, сколько вещей у каждого из домашних, – от недели до нескольких месяцев. Для расчистки же рабочего стола требуется в среднем пять часов – или, в зависимости от специфики работы, даже меньше, до трех часов. Даже людям, у которых имеется не только стол, а, например, собственная кабинка или кабинет, обычно нужно не более десяти часов. Так что если вы сможете выделить себе на эту задачу два дня, то наверняка сумеете уложиться в отведенное время.

Если вам трудно выкроить время для уборки – если выделить пять часов никак не получается, – попробуйте разбить этот процесс на несколько сеансов. Самый частый подход моих клиентов – приезжать в офис за два часа до начала рабочего дня и полностью наводить порядок за три двухчасовых сеанса. Вот что я заметила: клиенты, не делающие больших перерывов между сеансами, входят в определенный ритм, который помогает им быстро справиться с задачей. Так что, если у вас мало «лишнего» времени, рекомендую ставить в расписании сеансы уборки как можно ближе друг к другу, чтобы сохранить энергию и темп. Растягивать этот процесс настолько, чтобы приходилось каждый раз начинать заново, – совершенно пустая трата времени и самый неэффективный подход к упорядочиванию.

Говоря, что нужно наводить порядок «быстро и полностью, всё в один заход», я имею в виду «не более чем за месяц». Хотя некоторые люди удивляются такому растянутому сроку, месяц – это недолго в сравнении с годами, в течение которых большинству из нас приходилось мириться с захламленным столом. Хотя было бы здорово разобраться со всем за день-два, не страшно, если придется повозиться чуть дольше. Важно установить для себя строгий дедлайн. Вы можете решить, например, что намерены завершить весь процесс до конца месяца, а потом распланировать конкретные временные отрезки для уборки. Если же вы будете просто твердить себе, что наведете порядок, когда появится время, то не сделаете этого никогда.

Секрет успеха: упорядочивать по категориям, расчищать быстро и полностью, всё в один заход.

Наведите порядок как следует, в один заход, а потом отведите особое место для каждого – повторяю, каждого – предмета. Зная, где хранится все, что имеет отношение к вашему рабочему месту, вы сможете вести учет своих вещей, даже если они начнут множиться. Именно это дает возможность поддерживать рабочее место в порядке. Научившись правильному способу наведения порядка, каждый способен организовать для себя рабочее место, доставляющее радость, и никогда не скатываться в рецидивы.

Как выбрать, что сохранить

Приносит ли это радость?

На этом вопросе зиждется весь метод КонМари. Он служит простым, но очень эффективным инструментом для наведения порядка в доме – личном, частном пространстве. Мы берем каждый из предметов в руки и оставляем себе только те, что зажигают в нас искры радости, расставаясь с остальными.

Но как быть с рабочим местом? Для работы требуются такие вещи, как договоры, программы совещаний и встреч, документы компании, радости от которых никакой. Но и выбросить их нельзя, так же как утилитарные предметы вроде клейкой ленты, степлеров и шредеров для бумаги. Всеми этими вещами вы пользуетесь, но не имеете права выбросить их, даже если так случилось, что они вам не нравятся. Хорошенько оглядевшись по сторонам, вы, вероятно, сочтете, что стол ваш уродлив, кресло уныло и даже дизайн коробки с салфетками в общем офисном пространстве вас не вдохновляет. Чем пристальнее вы всматриваетесь, тем яснее становится, что на работе невозможно выбрать только те предметы, которые хочется сохранить, основываясь исключительно на личном «критерии радости». Но прежде чем эта мысль опрокинет ведро ледяной воды на костерок вашей страсти к наведению порядка, давайте вернемся к основам.

Зачем вы хотите навести порядок?

Какой бы ни была ваша идеальная трудовая жизнь, ее конечная цель остается той же: иметь возможность трудиться радостно. Так что, когда вы занимаетесь уборкой, самое главное – выбрать вещи, которые будут прибавлять вам счастья, и ценить то, что вы себе оставите.

Есть три типа вещей, которые следует сохранить. Первый – вещи, которые радуют лично вас, например, любимая ручка, блокнот с дизайном, который вам нравится, или фотография близкого человека. Второй тип – вещи функциональные, помогающие вам работать, часто используемые: скрепки, упаковочная клейкая лента и т. д. Особой радости от них ждать не стоит, но они упрощают повседневную работу. Их наличие позволяет расслабиться и сфокусироваться на текущих задачах.

Третий тип – вещи, которые принесут радость в будущем. Чеки, к примеру, ни у кого не вызывают особого восторга, но они обладают безусловной ценностью, поскольку позволяют вернуть деньги, когда их предъявляют с целью возмещения расходов. Или документы, связанные с проектом, не вызывающим энтузиазма: при условии, что вы выполните свою работу добросовестно, они будут плюсом к вашей карьере. И если вы мечтаете, помимо всего прочего, о том, чтобы вас как работника ценили за надежность, то эти ее свидетельства тоже внесут лепту в копилку вашей будущей радости.

Итак, запомните эти три категории: вещи, непосредственно доставляющие радость, вещи функциональные и вещи, приносящие радость в будущем. Таковы ваши критерии отбора, когда вы решаете, что следует сохранить на рабочем месте.

Если вам кажется, что такое понятие, как радость, никак не соотносится с вашей трудовой обстановкой, можете смело подобрать другой термин, более подходящий. Приведу пару примеров. Я знакома с одним генеральным директором, который задавался вопросом: «Поможет ли это процветанию моей компании?»; с банковским кассиром, который спрашивал себя: «Испытываю ли я дрожь предвкушения?»; с начальником отдела и фанатом бейсбола, который выбрал вариант: «Что это за «игрок» – основной, запасной или вообще не вписывающийся в мою команду?»

В общем, вам нужно понять, сыграет ли предмет, который вы взяли в руки, позитивную роль в вашей работе. Всегда помните: вы затеяли наведение порядка не для того, чтобы выбросить некоторое количество вещей и разобрать свой стол, а для того, чтобы осознать свою идеальную трудовую жизнь – ту, которая заставит ваше сердце петь от радости.

«Что выбросить» и «что приносит радость» – это разные критерии отбора

Если вы думаете, что эти критерии равнозначны, не торопитесь! Хотя вопросы «что выбросить» и «что оставить» могут казаться двумя сторонами одной монеты, с точки зрения психологии это земля и небо. Выбирать то, что приносит радость, – значит фокусироваться на позитивных аспектах принадлежащих нам вещей, в то время как выбор по критерию «что выбросить» – это фокус на негативе.

Научные данные подтверждают, что отрицательные эмоции оказывают более сильное воздействие^[17] на наши мысли, чем положительные. При изучении 558 английских слов – названий различных эмоций исследователи пришли к выводу, что 62 процента из них имели отрицательное значение, а положительное – только 38. В другом исследовании участники из семи стран (Бельгии, Канады, Франции, Италии, Нидерландов и Швейцарии) должны были записать столько названий эмоций, сколько сумеют вспомнить за пять минут. Все испытуемые вспомнили больше отрицательных эмоций, чем положительных. Вдобавок среди самых часто попадавшихся слов лишь четыре были общими для всех семи стран, и из них три были негативными: печаль, гнев и страх. Единственным словом, выражавшим позитивную эмоцию, которое назвали все участники, было «радость».

Как показывает этот пример, человеческий мозг придает большее значение негативным переживаниям, нежели позитивным. Если мы будем фокусироваться на негативе, избавляясь от вещей, то в лучшем случае можем надеяться исключить из их числа те, которые нам не нравятся. Не быть больным – не то же самое, что быть здоровым; отсутствие бедности не равно богатству, а не печалиться – еще не значит быть счастливым. Аналогичным образом избавление от вещей, которые нам не нравятся, неравнозначно выбору вещей, которые согревают нас радостью.

Так что, занимаясь наведением порядка, фокусируйтесь на позитиве – на тех вещах, которые вас радуют. Последовав этому совету, вы наверняка обнаружите, что вам очень нравится наводить порядок.

С.С.