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016Desplazar campos dentro de una tabla
UNA VEZ CREADA LA ESTRUCTURA DE LA TABLA, puede que se plantee cambiar el orden de los campos insertados en ella o incluso eliminar algunos de ellos. La modificación del orden de los campos se lleva a cabo de la forma más sencilla: mediante la técnica de arrastre en la vista Hoja de datos.
IMPORTANTE
Mientras está arrastrando la columna, el puntero adopta la forma de un cuadrado y aparece una barra vertical gruesa que indica el punto donde será colocado el campo al soltar el botón del ratón.
1.En este sencillísimo ejercicio le mostraremos cómo cambiar el orden de los campos de una tabla. Empezamos con la tabla de grabaciones abierta en la vista Hoja de datos, tal y como terminamos el ejercicio anterior. 
2.Vamos a desplazar el campo Año lanzamiento hasta la tercera posición, por detrás del campo Intérprete. Para ello, haga clic sobre la cabecera de la columna Año lanzamiento para seleccionarla. 
3.A continuación, haga clic de nuevo y, sin soltar el botón del ratón, arrastre hacia la izquierda, hasta situar el puntero del ratón sobre el campo Categoría, punto en el cual ya puede soltar el botón del dispositivo. 
4.Al soltar el botón del ratón, el campo aparece ya en el sitio especificado. 
Vamos a repetir la acción, esta vez con el campo Portada; recuerde que este campo, al ser del tipo de datos adjuntos, muestra en su cabecera la imagen de un clip. Haga clic sobre la cabecera del mencionado campo para seleccionar la correspondiente columna. 
5.Haga clic de nuevo sobre la misma columna y, sin soltar el botón del ratón, arrastre hacia la izquierda hasta situar el puntero sobre la cabecera del campo Categoría, momento en que puede soltar el botón del ratón. 
6.El cambio se ha realizado correctamente. Guarde los cambios realizados en la tabla pulsando sobre el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. 
7.Los cambios de orden en los campos de la tabla sólo se reflejan en la vista Hoja de datos, nunca en la vista Diseño. Comprobémoslo. Despliegue el comando Ver del grupo de herramientas Vistas y elija la opción Vista Diseño. 
8.Efectivamente, la lista de campos en esta vista aparece en el orden original (compruebe que el campo Portada continúa ocupando la última posición). 
Esto nos da una idea de la finalidad real de cada una de estas vistas. Terminaremos este sencillo ejercicio volviendo a la vista Hoja de datos. Para ello, pulse sobre el primer icono del grupo situado en el extremo derecho de la Barra de estado. 
017Definir una tabla
HASTA EL MOMENTO HEMOS ESTADO TRABAJANDO sobre una tabla creada desde la vista Hoja de datos, la cual hemos ido confeccionando con una serie de campos. Esta forma de elaboración de tablas nos ha permitido conocer algunas de las características del modo de trabajar de Access 2010. Sin embargo, el programa permite crear desde la vista Diseño la estructura de sus propias tablas mediante el comando Diseño de tabla.
IMPORTANTE
El menú contextual que se despliega al pulsar con el botón derecho del ratón sobre la pestaña de una tabla permite, además de cerrar la tabla activa, cerrar el resto de elementos abiertos, guardar el actual o cambiar de vista.
1.En este ejercicio vamos a crear una segunda tabla, destinada a reflejar sobre todo datos de los artistas o intérpretes de los CD que aparecen en la tabla de grabaciones. Para ello, lo primero que haremos es cerrar la tabla actual para dejar el área de trabajo del programa vacía. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña Tabla de grabaciones y, del menú contextual que se despliega, pulse sobre la opción Cerrar.
2.En estos momentos no disponemos de ningún elemento abierto. Empecemos pues con el proceso de definición de nuestra nueva tabla. En la Cinta de opciones, haga clic sobre la pestaña Crear.
3.En el grupo de herramientas Tablas, haga clic sobre el comando Diseño de tabla.
4.Se abre de esta forma una nueva tabla, denominada por defecto Tabla1, en la vista Diseño. Ahora se trata de ir designando los distintos campos que formarán la nueva tabla. La ventaja de trabajar desde esta vista para la creación de las tablas es el hecho de contar con el panel de propiedades siempre a mano. En el primer campo de la tabla, escriba el término ID Intérprete y pulse la tecla Tabulador para pasar a la siguiente celda.
5.Llamamos ID al número de identificación de una serie de elementos. En nuestra tabla, este número lo asignaremos nosotros mismos. Por ello, despliegue la celda Tipo de datos y elija de la lista la opción Número.
6.Compruebe el panel de propiedades. En este caso, cambiaremos dos de los criterios, el de formato y el de alineación. Haga clic en el campo Formato, despliéguelo y elija de la lista la opción Número general.
7.Seguidamente, haga clic en el campo Alineación del texto, despliéguelo y elija la opción Derecha.
8.Añada tres campos más a la nueva tabla: Nombre intérprete, Fecha Nacimiento y Nacionalidad, asignando al primer y al tercer campo el tipo de dato Texto y al segundo el tipo Fecha/ Hora.
9.Antes de terminar, guardaremos la nueva tabla. Para ello, haga clic en el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido, W escriba como nombre el término Tabla de intérpretes y pulse en Aceptar.
10.El programa nos informa de que es recomendable asignar una clave principal a la tabla. Como esto será tratado con detalle en el ejercicio siguiente, pulse en este caso el botón No.
IMPORTANTE
La clave principal de una tabla es el elemento en el cual Access se basa para establecer relaciones entre tablas de una misma base de datos.
018Designar un campo como clave principal
LA CLAVE PRINCIPAL TIENE VARIAS FUNCIONES, aunque la más importante es la de permitir crear relaciones entre tablas, algo fundamental para construir bases de datos. Al crear una tabla en vista Hoja de datos, el programa asigna el primero de los campos existentes la propiedad de clave principal, representada por el dibujo de una llave en la cabecera de la fila. Sin embargo, al definir una tabla desde cero en vista Diseño, deberá ser el usuario quien asigne esta condición al campo que crea oportuno.
IMPORTANTE
Una clave principal correcta debe tener unas características concretas: debe identificar inequívocamente una fila; nunca debe estar vacía, y los valores que contiene deben ser fijos, es decir, no deben cambiar.
1.En la tabla Tabla de intérpretes, definida en el ejercicio anterior, vamos a designar como clave principal el campo ID Intérprete, que permitirá en un futuro, y tras algunas modificaciones, relacionar esta tabla con nuestra Tabla de grabaciones. Vamos a proceder con la asignación a este campo de la condición de clave principal. Para ello, haga clic en la cabecera de la fila del campo ID Intérprete para seleccionarla por completo.
2.A continuación, pulse sobre la subficha Diseño de la ficha contextual Herramientas de tabla para mostrar los comandos que contiene.
3.En el grupo de herramientas Herramientas, puede ver el comando que nos interesa. Pulse sobre el comando Clave principal.
4.Compruebe lo que ha ocurrido. En la cabecera de la fila seleccionada aparece ahora el icono de una llave, lo que nos indica que este campo ha sido designado como clave principal. Debe saber que es posible asignar más de un campo como clave principal y que esta clave puede ser modificada y eliminada. Vamos a ver cómo cambiar una clave principal ya asignada. Para ello, nos dirigiremos a la Tabla de grabaciones. En el Panel de navegación, haga clic con el botón derecho del ratón sobre dicha tabla y, en el menú contextual que se despliega, elija la opción Vista diseño para abrirla también en esta vista.
5.Compruebe como, efectivamente, el primer campo aparece definido como clave principal. Recuerde que esta tabla fue creada en la vista Hoja de Datos, en la cual es el programa quien se ocupa de asignar la clave principal al primer campo de la tabla. Para cambiar la clave, primero debemos eliminarla. Con el primer campo seleccionado, haga clic en el comando Clave principal del grupo de herramientas Herramientas.
6.Así de sencillo hemos eliminado la clave principal. Lo que debemos hacer ahora es agregar un nuevo campo del tipo numérico, al cual asignaremos el nombre ID Intérprete. Haga clic en la cabecera de la fila del campo Intérprete para seleccionarla y pulse el comando Insertar filas del grupo de herramientas Herramientas.
7.Escriba en la celda Nombre del campo el término ID Intérprete, pulse la tecla Tabulador, despliegue el campo Tipo de datos y elija de la lista la opción Número.
8.Para asignar la clave principal al nuevo campo, pulse de nuevo el comando Clave principal de la Cinta de opciones.
IMPORTANTE
Cuando se crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea de forma automática una clave principal y le asigna el nombre de campo ID y el tipo de datos Autonumeración. Este campo automático se encuentra por defecto oculto en esta vista, aunque puede visualizarse en la vista Diseño.
019Introducir datos en una tabla
EN LAS TABLAS, LOS DATOS SE INTRODUCEN directamente en la cuadrícula de forma muy sencilla. Aun así, cabe destacar que el objeto más adecuado para llevar a cabo esta acción son los formularios, con los que trabajaremos más adelante.
IMPORTANTE
En esta nueva versión de Access, la vista Hoja de datos contiene además un registro denominado Totales, que se puede insertar al final de la tabla usando e el comando Totales de la pestaña Inicio, y que permite agregar una suma, una cuenta, un promedio, un máximo, un mínimo, etc.
1.En este ejercicio vamos a empezar a introducir los datos necesarios para completar así nuestras tablas. En concreto, empezaremos por la denominada Tabla de grabaciones, la cual se encuentra en primer plano en la vista Diseño. Lo que haremos en primer lugar será eliminar el campo denominado Intérprete, puesto que ya quedará completado con el campo ID Intérprete. Haga clic en la cabecera del campo Intérprete y, en el grupo de herramientas Herramientas, pulse sobre el comando Eliminar filas.
2.El campo seleccionado desaparece de inmediato de la tabla. Para poder empezar a introducir datos, despliegue el comando Ver del grupo de herramientas Vistas de la Cinta de opciones, elija la opción Vista Hoja de datos y, en el cuadro de diálogo que aparece, pulse en Sí para almacenar los cambios realizados.
3.Con la celda del campo que deseamos completar seleccionada, podemos empezar a escribir. Escriba en el primer registro del campo Título el término A las buenas y a las malas y pulse la tecla Tabulador.
La tecla Tabulador permite Isaltar de un registro a otro, Igual que la tecla Retorno.
4.En el campo ID Intérprete, deberá introducir un número que se corresponderá con el identificador del intérprete del álbum en la tabla Intérpretes. En este caso, escriba el valor 1 y, en el campo Categoría, escriba directamente la palabra Pop.
5.En el campo Mejor canción, escriba el título Para nada, pulse la tecla Retorno, introduzca en el campo Año lanzamiento el valor 2009 y marque la casilla de verificación del campo Disponible.
6.Sólo nos queda completar el campo Portada. Recuerde que este campo es del tipo Datos adjuntos, por lo que en la cabecera de la correspondiente columna aparece el símbolo del clip. Como indicamos en su momento, este campo reflejará la imagen de la portada del álbum especificado en cada registro. En este caso, puede utilizar el archivo portada1.bmp, que puede descargar desde nuestra página web y guardar en su equipo. Cuando disponga de ella, haga doble clic sobre el registro correspondiente a este campo.
7.Se abre de este modo el cuadro Datos adjuntos, en el cual debemos seleccionar el material que deseamos incorporar en la base de datos. Pulse sobre el botón Agregar.
8.Los campos de datos adjuntos no sólo pueden incluir imágenes, sino vínculos a otras bases de datos e, incluso, documentos procedentes de otros programas. En este caso, localice en el cuadro Elegir un archivo la imagen portada1.bmp y pulse el botón Abrir.
9.De vuelta al cuadro Datos adjuntos, haga clic en el botón Aceptar.
Cuando una fila de registros empieza a ser completada, como es el caso, en la cabecera de dicha fila aparece un icono en forma de lápiz.
IMPORTANTE
Los datos adjuntos agregados a un registro no se muestran directamente en la vista Hoja de datos. Al realizar la incorporación de estos datos, aparece un número entre paréntesis para indicar que existe un archivo adjunto. Para abrirlo, es preciso hacer doble clic sobre la celda y, en el cuadro Datos adjuntos, pulsar el botón Abrir.
020Editar los datos de un campo
EN LA MAYORÍA DE LAS BASES DE DATOS QUE CREE y utilice, los datos no serán definitivos, sino que sufrirán cambios constantemente. Esta situación provoca que los datos de las tablas se deban editar a menudo: corregir entradas, añadir datos en un registro, eliminar un registro, etc. Los datos de los campos podrán ser editados en cualquier momento, excepto en un campo autonumérico.
1.En este ejercicio, además de completar un nuevo registro de nuestra tabla de grabaciones, le mostraremos la sencillez con que Access permite editar y modificar los datos introducidos en los distintos campos. Para empezar, haga clic en la primera celda del segundo registro del campo Título, escriba el título Personas y pulse la tecla Tabulador.
2.Introduzca del mismo modo el valor 2 en el campo ID Intérprete, pulse dos veces la tecla Tabulador y escriba en el campo Mejor canción el título Peter pan. (Mantenga el registro correspondiente al campo Categoría en blanco.)
3.En el campo Año lanzamiento, escriba el valor 2008, marque la casilla del campo Disponible y agregue una nueva portada en el campo Datos adjuntos (si no recuerda como hacerlo, consulte el ejercicio anterior; puede descargar el archivo portada2.bmp desde nuestra página web).
4.Una vez completados dos registros de nuestra tabla, información que puede continuar ampliando si lo desea con los datos de su biblioteca de música personal, editaremos y cambiaremos alguno de los campos. Pulse sobre el primer registro del campo Mejor canción para ponerlo en edición, seleccione el contenido, escriba el título Llegaremos a tiempo y pulse la tecla Retorno.
5.Así de sencillo resulta sustituir el contenido de un campo por otro. A continuación, tras guardar los cambios en la tabla de grabaciones, incluiremos un nuevo campo en nuestra tabla de grabaciones, denominado ID álbum del tipo autonumérico para comprobar que los registros de este tipo no se pueden modificar. En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic sobre el comando Guardar.
6.Seguidamente, pulse sobre el icono Vista Diseño de la Barra de estado.
7.Ahora, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el campo Título y, en el menú contextual que se despliega, elija la opción Insertar filas.
8.Haga clic en la celda Nombre del campo del nuevo campo, escriba el término ID álbum, pulse la tecla Tabulador, despliegue el campo siguiente y elija la opción Autonumeración.
9.Para comprobar que este campo no se puede modificar, vuelva a la vista Hoja de datos de la tabla guardando los cambios, haga doble clic en el contenido del nuevo campo e intente escribir otro valor. 
Los campos autonuméricos se completan de forma automática al empezar a introducir los datos en los distintos campos de cada registros.
IMPORTANTE
Access no permite cambiar el formato del texto introducido en los registros de forma individual. El grupo de herramientas Formato de texto de la pestaña Inicio de la Cinta de opciones permite cambiar el formato de todo el contenido de la hoja de datos.
021Rellenar una tabla con identificadores de otra
LA INCLUSION DE IDENTIFICADORES (ID) EN LAS TABLAS de las bases de datos pueden ayudar en gran medida en la confección de tablas y demás elementos. Los campos ID pueden ser de tipo autonumérico, que no es posible modificar, o numérico, como el que se utilizará en este ejercicio.
IMPORTANTE
Para abrir una tabla de datos existentes ya sabe que dispone de distintos métodos. Puede optar por utilizar el comando Abrir, los acceso rápidos a documentos o el panel de archivos recientes, todo ello en el menú Archivo. También puede utilizar la combinación de teclas Ctrl + A.
1.En este ejercicio, le mostraremos cómo puede completar una tabla existente utilizando los identificadores de otra. En concreto, nos basaremos en los ID introducidos en nuestra tabla Grabaciones; debemos advertirle que, para poder trabajar mejor y con mayor claridad, hemos ampliado los campos de esta tabla. La base de datos modificada puede descargarla desde nuestra página web con el nombre Colección de grabaciones001.accdb y abrirla de nuevo en Access. Recuerde que en estos momentos se encuentran abiertas las tablas de intérpretes y de grabaciones. Para empezar, ponga en primer plano la Tabla de intérpretes pulsando en su correspondiente pestaña.
2.Desde la Vista Hoja de datos, eliminaremos uno de los campos que no utilizaremos. Haga clic con el botón derecho del ratón en la cabecera del campo Fecha nacimiento y elija del menú contextual la opción Eliminar campo.
3.Aparece un cuadro de advertencia en el cual debe confirmar o no la supresión del elemento seleccionado, teniendo en cuenta que éste no podrá volver a recuperarse. Pulse en Sí para eliminar el campo seleccionado.
4.Ahora sí, ya podemos empezar a introducir los datos referentes a los identificadores procedentes de la tabla de grabaciones. Haga clic en el campo Nombre intérprete del primer registro, escriba el nombre Rosana, pase al campo siguiente y escriba la palabra Canaria.
5.En estos momentos puede comprobar los cambios de formato que hemos realizado cuando creamos esta tabla. Así, el número de identificación se sitúa en el centro de la celda. Haga clic en el campo ID Intérprete del segundo registro, escriba el valor 2, pase al siguiente campo, introduzca en él el nombre El canto del loco y en el tercer campo, escriba Española.
6.En la sección dedicada a la gestión de las tablas le mostraremos cómo modificar las columnas y las filas de las tablas, para solventar, en este caso, el problema de anchura. Como la inserción de datos es igual en todos los casos, vamos a proporcionarle los datos de los siguientes cuatro registros: 3/Robbie Williams/Británica; 4/Dido/Británica; 5/Jason Mraz/Americana; 6/ColdPlay/Británica.
7.Recuerde que para pasar de una celda a otra puede optar por pulsar la tecla Tabulador o la tecla Retorno o bien por hacer clic en la misma. Vayamos a por los cuatro últimos registros: 7/U2/Irlandesa; 8/Carla Bruni/Francesa; 9/Juanes/Colombiana; 10/Bon Jovi/Americana.
8.Por motivos de continuidad en la ejecución de los ejercicios presentados en este libro, hemos creído conveniente también en este caso proporcionar la información necesaria. Recuerde que el número ID de cada intérprete se corresponde con los introducidos en la tabla de grabaciones. Termine este ejercicio pulsando el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido.
IMPORTANTE
Los campos de tipo numérico pueden modificarse y completarse libremente, a diferencia de los de tipo autonumérico. En el segundo caso, es el programa quien se ocupa de rellenar cada registro con un número consecutivo, si así se ha mantenido en las propiedades del campo en cuestión.
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