Aprender Word 2007 con 100 ejercicios prácticos

Título de la obra:

Aprender Word 2007 con 100 ejercicios prácticos

Primera edición, 2009

Diseño de la cubierta: OENE DISSENY

© 2009 MEDIAactive

Pallars, 141-143 5^o B 08018 Barcelona www.mediaactive.es

© 2009 MARCOMBO, S.A.

Gran Via de les Corts Catalanes, 594

08007 Barcelona

www.marcombo.com

ISBN: 978-84-267-1581-4

ISBN (obra completa): 978-84-267-1533-3

D.L.: BI-XXX-09

IMPRESO EN GRAFO, S.A.

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APRENDER ILLUSTRATOR CON 100 EJERCICIOS PRÁCTICOS

100 ejercicios prácticos resueltos que conforman un recorrido por las principales funciones del programa. Si bien es imposible recoger en las páginas de este libro todas las prestaciones de Word 2007, hemos escogido las más interesantes y utilizadas. Una vez realizados los 100 ejercicios que componen este manual, el lector será capaz de manejar con soltura el programa y crear y editar documentos de distintos tipos tanto en el ámbito profesional como en el particular.

LA FORMA DE APRENDER

Nuestra experiencia en el ámbito de la enseñanza nos ha llevado a diseñar este tipo de manual, en el que cada una de las funciones se ejercita mediante la realización de un ejercicio práctico. Dicho ejercicio se halla explicado paso a paso y pulsación a pulsación, a fin de no dejar ninguna duda en su proceso de ejecución. Además, lo hemos ilustrado con imágenes descriptivas de los pasos más importantes o de los resultados que deberían obtenerse y con recuadros IMPORTANTE que ofrecen información complementaria sobre los temas tratados en los ejercicios.

Gracias a este sistema se garantiza que una vez realizados los 100 ejercicios que componen el manual, el usuario será capaz de desenvolverse cómodamente con las herramientas de Word 2007 y sacar el máximo partido de sus múltiples prestaciones.

LOS ARCHIVOS NECESARIOS

En el caso de que desee utilizar los archivos de ejemplo de este libro puede descargarlos desde la zona de descargas de la página de Marcombo (www.marcombo.com) y desde la página específica de este libro.

A QUIÉN VA DIRIGIDO EL MANUAL

Si se inicia usted en la práctica y el trabajo con Word 2007, encontrará en estas páginas un completo recorrido por sus principales funciones. Pero si es usted un experto en el programa, le resultará también muy útil para consultar determinados aspectos más avanzados o repasar funciones específicas que podrá localizar en el índice.

Cada ejercicio está tratado de forma independiente, por lo que no es necesario que los realice por orden (aunque así se lo recomendamos, puesto que hemos intentado agrupar aquellos ejercicios con temática común). De este modo, si necesita realizar una consulta puntual, podrá dirigirse al ejercicio en el que se trata el tema y llevarlo a cabo sobre su propio documento de Illustrator.

WORD 2007

Desde sus inicios, hace ya muchos años, Word ha sido el procesador de textos por excelencia, el más utilizado y reconocido entre los usuarios. Microsoft ha puesto todo su empeño en renovar esta excelente herramienta de creación de documentos presentando en su versión 2007 distintas novedades y mejoras en sus prestaciones.

Word 2007 tiene una nueva interfaz, común, por otro lado, al resto de aplicaciones de Office, la suite de la que forma parte. Esta renovación se centra en la denominada Cinta de opciones, un centro de operaciones que sustituye la Barra de menús y las barra de herramientas. En esta versión del programa, todos y cada uno de los comandos se encuentran agrupados por categorías y funciones y repartidos en pestañas o fichas, según su finalidad. A parte de esta nueva interfaz, Word 2007 cuenta con otras novedades, como la extraordinaria vista previa activa, nuevos formatos de almacenamiento, pegados especiales, publicar documentos en blogs, insertar portadas, entre otras.

001 Conocer la nueva interfaz de Word 2007

002 Configurar la Barra de acceso rápido

003 Trabajar con la nueva Cinta de opciones

004 Mostrar fichas contextuales

005 Las galerías y la vista previa activa

006 Conocer la nueva Barra de herramientas mini

007 Utilizar la Barra de estado

008 Personalizar el entorno de Word

009 Crear un nuevo documento

010 Utilizar plantillas

011 Guardar por primera vez

012 Guardar como página web

013 Guardar con formato de Word 97-2003

014 Publicar como PDF o XPS

015 Abrir desde Word

016 Buscar en un documento

017 Publicar en un blog

018 El modo de compatibilidad

019 Convertir un archivo antiguo a Word 2007

020 Las vistas de un documento

021 Enviar como datos adjuntos por e-mail

022 Enviar como datos adjuntos en PDF o XPS

023 La vista preliminar

024 Configurar página

025 Opciones de impresión

026 Seleccionar texto con el ratón

027 Seleccionar texto con el teclado

028 Copiar y pegar

029 Cortar y pegar

030 Opciones de pegado

031 Pegados especiales

032 Deshacer y rehacer

033 Insertar texto

034 Insertar saltos de página

035 Insertar número de página

036 Insertar símbolos

037 Insertar comentarios

038 Insertar un cuadro de texto

039 Insertar un objeto

040 Insertar texto de archivo

041 Insertar hipervínculos

042 Insertar tablas

043 Aplicar formato a tablas

044 Convertir una tabla en texto y viceversa

045 Insertar una portada

046 Insertar encabezados y pies de página

047 Incluir notas al pie y notas finales

048 Insertar referencias cruzadas

049 Insertar marcadores

050 Crear tablas de contenido

051 Crear índices

052 Crear una bibliografía

053 Insertar citas

054 Insertar un título

055 Insertar imágenes prediseñadas

056 Insertar imágenes desde archivo

057 Insertar Wordart

058 Insertar gráficos

059 Insertar un gráfico Smartart

060 Aplicar atributos al texto

061 Alinear texto

062 Aplicar sangrías

063 Cambiar el interlineado del texto

064 Estilos y formato

065 Crear tabulaciones

066 Aplicar viñetas

067 Crear listas numeradas

068 Crear listas multinivel

069 Aplicar bordes y sombreados

070 Insertar columnas

071 Insertar una letra capital

072 Aplicar un fondo a la página

073 Insertar marcas de agua

074 Utilizar marcos

075 Aplicar temas

076 Configurar la cuadrícula

077 Revisar la ortografía y la gramática

078 Buscar sinónimos

079 Partir palabras

080 Trabajar con la autocorrección I

081 Trabajar con la autocorrección II

082 Configurar las opciones de autocorrección

083 Trabajar con la función de autoformato

084 Crear un elemento de autocorrección

085 Definir idioma

086 Traducir

087 Combinar correspondencia I

088 Combinar correspondencia II

089 Crear etiquetas

090 Combinar en correo electrónico

091 Controlar cambios

092 Opciones de control de cambios

093 Comparar documentos

094 Proteger un documento

095 Restringir formato y edición

096 Marcar un documento como final

097 Consultar el Inspector de documento

098 El panel Propiedades del documento

099 Agregar una firma digital

100 Firmar en la línea de firma

LO PRIMERO QUE HAY QUE CONOCER ANTES de empezar a trabajar con Word son las partes que componen su interfaz. Los tradicionales menús y barras de herramientas se han sustituido en Word 2007 por la cinta de opciones. Sobre la cinta de opciones se hallan por defecto la Barra de herramientas de acceso rápido y el botón de office, novedades también en Word 2007.

IMPORTANTE

Ocupando la parte central de la pantalla se encuentra el Área de trabajo con una página en blanco, acompañada de la típica Barra de desplazamiento vertical. En la Barra de estado, al pie de la pantalla, se muestran, de izquierda a derecha y de manera predeterminada, el número de la página, el número de palabras, el idioma seleccionado, los accesos directos a las diferentes vistas, el zoom y el control deslizante del zoom.

1 Para empezar, dirija el puntero del ratón hacia la parte inferior de la pantalla y, cuando aparezca la Barra de tareas, pulse sobre el botón Iniciar. En el menú Inicio, dentro del elemento Todos los programas y de la carpeta Microsoft Office se encuentra el acceso a Microsoft Office Word, así como a cualquier otra aplicación de la suite.

2 En el menú Inicio, pulse sobre la opción Todos los programas, haga clic sobre el comando Microsoft Office y seleccione el programa Microsoft Office Word 2007.

3 Ya hemos iniciado la primera sesión de trabajo con microsoft Word. Aparece en pantalla el aspecto configurado por defecto de dicha aplicación. Tal y como ve, microsoft Word presenta una página en blanco a la que, de forma predeterminada, denomina Documento1, tal y como se observa en la Barra de título. Haga clic sobre el botón de Office, que muestra el logotipo de esta suite de programas. En el nuevo botón de Office se encuentran las acciones más habituales del programa.

4 En este comando se incluyen las opciones que permiten abrir, guardar e imprimir un documento, prepararlo para su distribución, enviarlo a otros usuarios, publicarlo y cerrar tanto el archivo actual como el programa. Haga clic sobre la punta de flecha de la opción Imprimir para comprobar que este comando incluye las opciones de vista previa y de impresión del documento y pulse de nuevo sobre el botón de Office para cerrar el desplegable. Las puntas de flecha que aparecen a la derecha de algunas opciones de menú indican que éstas, a su vez, contienen otros comandos.

5 Debajo de este botón se sitúa la Cinta de opciones, donde se encuentran distribuidas en diferentes fichas las principales herramientas de Word. Para visualizar las herramientas de una ficha, basta con pulsar sobre su correspondiente pestaña. Pulse sobre la pestaña Vista, haga clic en el botón del grupo de herramientas Mostrar u ocultar y pulse sobre la casilla de verificación de la opción Regla.

6 De este modo aparecen las reglas vertical y horizontal en el Área de trabajo. Puede volver a ocultar las reglas desactivando esta opción o bien usando el pequeño icono que aparece sobre la Barra de desplazamiento vertical. Haga clic sobre el icono Regla situado sobre esta barra y, para acabar, sitúese en la ficha Inicio de la Cinta de opciones pulsando sobre su pestaña.Las reglas horizontal y vertical aparecerán también de manera automática al situar el puntero del ratón en el margen superior y en el margen izquierdo del Área de trabajo, respectivamente.

IMPORTANTE

A la derecha del botón de Office se encuentra la Barra de herramientas de acceso rápido, donde, por defecto, se incluyen los iconos de las herramientas Guardar, Deshacer y Rehacer.

A LA IZQUIERDA DE LA BARRA DE TÍTULO del nuevo Microsoft Word aparece la llamada Barra de herramientas de acceso rápido. Esta pequeña barra incluye por defecto tres iconos, Guardar, Deshacer, Rehacer (seguramente, las acciones de archivo más comunes). Además, un pequeño botón de flecha da acceso a las opciones de personalización de la barra y permite modificar la ubicación de la misma en la interfaz de Word y minimizar la Cinta de opciones.

IMPORTANTE

Puede agregar nuevos comandos en la Barra de herramientas de acceso rápido directamente desde el menú que se despliega al pulsar sobre la punta de flecha del extremo derecho de esta barra. Simplemente deberá hacer clic sobre la opción que desea y el comando se agregará al instante.

1 La nueva Barra de herramientas de acceso rápido se puede personalizar para que muestre las herramientas que más vayamos a utilizar y, además, también puede situarse debajo de la Cinta de opciones. Haga clic en el pequeño botón de punta de flecha situado en esta barra.

2 El menú que se despliega muestra marcadas las herramientas que se incluyen en la Barra de herramientas de acceso rápido. Para cambiar la ubicación de esta barra, pulse sobre la opción Mostrar debajo de la cinta de opciones. El menú que se despliega al pulsar sobre la punta de flecha de esta barra muestra marcadas las herramientas que se incluyen en ella, que, como sabe, son tres por defecto.

3 Automáticamente, la Barra de herramientas de acceso rápido se sitúa bajo la Cinta de opciones. Para volver a colocarla en su ubicación original, haga clic de nuevo sobre el botón de punta de flecha y seleccione la opción Mostrar encima de la cinta de opciones.

4 Pulse una vez más en el botón de punta de flecha de la Barra de herramientas de acceso rápido y haga clic en la opción Más comandos.

5 Se abre de este modo el cuadro Opciones de Word mostrando activa la ficha Personalizar, desde la cual podemos agregar o eliminar iconos de la Barra de herramientas de acceso rápido, así como personalizar los métodos abreviados de teclado. Imaginemos que queremos añadir uno de los comandos incluidos en la ficha Vista. Haga clic en el botón de punta de flecha del campo Comandos disponibles en y, del menú que se despliega, seleccione la opción Ficha Vista.

6 Ahora el cuadro muestra todas las herramientas que se incluyen en esta ficha. Haga clic sobre la opción Dividir y pulse el botón Agregar.

7 Si aceptamos la operación, el icono de la herramienta Dividir se añadirá a la Barra de herramientas de acceso rápido. Para eliminar iconos de la barra, se utiliza el botón Quitar y para que muestre su aspecto predeterminado, el botón Restablecer. Haga clic en este botón y pulse el botón Sí del cuadro Restablecer personalizaciones.La personalización de la barra de herramientas de acceso rápido puede aplicarse a todos los documentos de Word o sólo al documento que seleccionemos en el menú desplegable de la opción Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.

8 Pulse el botón Cancelar para cerrar el cuadro Opciones de Word.

IMPORTANTE

Para acceder al cuadro de personalización de esta barra también podemos utilizar el comando Opciones de Word del menú incluido en el botón de Office.

LOS TRADICIONALES MENUS Y BARRAS DE HERRAMIENTAS de las versiones anteriores de Word se han sustituido en la versión 2007 por la llamada Cinta de opciones, donde se encuentran las diferentes herramientas organizadas por fichas, que a su vez se dividen en varios grupos. En cada una de estas fichas se incluyen los comandos de las tareas más habituales del programa.

IMPORTANTE

Junto a algunos títulos de los grupos de herramientas se encuentra un pequeño icono que da acceso a un cuadro de diálogo o bien a un menú de tareas relacionado con el grupo de herramientas: se trata del llamado iniciador de cuadro de diálogo.

1 Para pasar de una ficha a otra, basta con pulsar sobre su correspondiente pestaña. Haga clic sobre la pestaña Diseño de página. La Cinta de opciones ha sido diseñada para ayudar al usuario a localizar fácil y rápidamente los comandos necesarios para completar una tarea.

2 En este caso son cinco los grupos de herramientas que se incluyen en esta ficha y que permiten modificar el diseño de la página. Los comandos de la banda que muestran una pequeña punta de flecha contienen diferentes funciones. Haga clic sobre el comando Orientación del grupo de herramientas Configurar página.

3 De este modo aparece un menú con las diferentes orientaciones de página que pueden aplicarse al documento. Para cerrar este menú de opciones, pulse de nuevo sobre el mismo comando.

4 La Cinta de opciones puede minimizarse de manera que sólo se muestren las pestañas de cada una de sus fichas. Para ello, podemos utilizar la opción Minimizar la cinta de opciones del menú de opciones que se incluye en la Barra de herramientas de acceso rápido. Haga clic en el botón de punta de flecha que aparece junto a la mencionada barra y pulse sobre la opción Minimizar la cinta de opciones.

5 De este modo, la Cinta de opciones muestra sólo las pestañas de sus fichas. Para ver las herramientas de cada una de ellas, basta con hacer clic sobre la pestaña correspondiente. Haga clic sobre la pestaña Diseño de página y para volver a mostrar la Cinta de opciones en su tamaño normal, haga doble clic sobre la pestaña Inicio.

6 Los atajos de teclado permiten ejecutar todo tipo de acciones desde cualquier punto del programa y sin necesidad de utilizar el ratón. Todos los comandos de la Cinta de opciones pueden utilizarse mediante teclas de acceso. Pulse la tecla Alt de su teclado para visualizar información sobre teclas para cada función en la vista actual de Word.

7 En efecto, se muestran sobre les elementos las teclas que debemos pulsar para activarlos. Supongamos, por ejemplo, que queremos ver el contenido de la ficha Revisar de la Cinta de opciones. Pulse la tecla R de su teclado. Cuando las dimensiones de la pantalla no permiten mostrar todas las herramientas en la cinta, el programa agrupa las que se incluyen en un mismo grupo en un botón que muestra el nombre de dicho grupo.

8 Automáticamente se activa esa ficha y el programa sigue mostrando las teclas que accionan las diferentes herramientas que se incluyen en ella. Para acabar, sitúese en la ficha Inicio pulsando sobre su correspondiente pestaña.

IMPORTANTE

Además de las pestañas normales, y en función del elemento seleccionado, pueden aparecer en la Cinta de opciones, pestañas contextuales que incluyen las herramientas de edición de dicho elemento (por ejemplo, Herramientas de imagen, Herramientas de tabla, Herramientas de gráfico …).

ADEMÁS DE LAS PESTAÑAS NORMALES, y en función del elemento seleccionado, pueden aparecer en la Cinta de opciones fichas contextuales que incluyen las herramientas de edición de dicho elemento. Estas fichas contextuales evitan que la cinta tenga una sobrecarga de herramientas que no siempre van a ser utilizadas y reducen así la confusión.

IMPORTANTE

Las fichas contextuales de la Cinta de opciones siempre se muestran gráficamente de un color distinto a las predeterminadas y a un nivel por encima de éstas.

1 En este ejercicio insertaremos una tabla en el documento y comprobaremos que, al seleccionarla, se activan dos nuevas fichas en la Cinta de opciones. Haga clic sobre la pestaña Insertar.

2 Pulse sobre el botón del grupo de herramientas Tabla y, en el apartado de recuadros, pulse sobre el segundo de la segunda fila.

3 Al insertar este objeto, aparece la ficha Herramientas de tabla, compuesta por dos subfichas, Diseño y Presentación. En estas dos fichas se encuentran las herramientas necesarias para modificar el aspecto y la presentación de la tabla. Haga clic sobre el segundo estilo de tabla que aparece en la ficha Diseño.

4 A continuación, pulse sobre la pestaña Presentación de la ficha Herramientas de tabla.

5 La ficha Presentación incluye las herramientas que permiten añadir filas y columnas a la tabla, combinar las celdas, modificar su tamaño, etc. Pulse sobre el botón Propiedades del grupo de herramientas Tabla. El número de pestañas incluidas en una ficha con textual varía dependiendo del elemento seleccionado en el documento.

6 Se abre así el cuadro Propiedades de tabla desde el cual también podemos modificar las principales características de la tabla. Cierre este cuadro pulsando el botón Cancelar.

7 Como hemos dicho antes, las fichas contextuales sólo aparecen cuando el elemento al que hacen referencia se encuentra seleccionado. Vamos a comprobarlo. Haga clic debajo de la tabla que hemos insertado para deseleccionarla.

8 Observe que ahora la Cinta de opciones vuelve a mostrar las 8 fichas habituales. En este sencillo ejercicio hemos podido comprobar que las fichas contextuales evitan confusiones ya que sólo aparecen cuando los objetos a los que se refieren están seleccionados. Para acabar, eliminaremos la tabla del documento. Sitúe el puntero del ratón sobre la tabla y, cuando aparezca un pequeño icono con cuatro puntas de flecha, haga clic sobre él con el botón derecho del ratón.

9 En el menú contextual que se abre, pulse sobre la opción Cortar.

IMPORTANTE

No se deben confundir los términos “ficha contextual” y “menú contextual”; éste es el menú que se obtiene al pulsar con el botón derecho del ratón sobre cualquier elemento de Word.