Читать книгу: «Гостиничное дело. Сборник статей. Выпуск 2», страница 2
Процесс управления качеством и создания комфорта в гостинице сложен, как и сами понятия качества и комфорта. Очень важно подойти к созданию систем качества со всей ответственностью и на основе систематизации этих понятий и требований создать эффективную систему менеджмента, которая поможет выделяться гостинице в сложной конкурентной борьбе.
Складские помещения и кладовые номерного фонда
Складские помещения предназначены для хранения запасов белья, моющих средств, инвентаря, мебели.
Все складские помещения должны быть оборудованы противопожарной сигнализацией и должны соответствовать санитарным нормам и правилам. Примерная температура воздуха складского помещения 18 ºС, влажность воздуха не должна превышать 50%. Складское помещение должно быть достаточно освещено для достижения оптимального обзора всех имеющихся на складе запасов. Хороший обзор запасов и технического инвентаря также достигается благодаря специальным шкафам и стеллажам, которые изготавливаются из легко моющегося материала, а полки имеют перфорированную поверхность. Обычно максимальная глубина таких стеллажей составляет 50 см, максимальная высота достигает уровня поднятой руки. Для пользования стеллажами, расположенными выше данного уровня используют безопасные стремянки.
Все товары хранятся в соответствии с круговой системой складирования, то есть все вновь поступившие товары выкладываются на дальние полки стеллажей, с тем, чтобы в первую очередь использовались оставшиеся.
Существуют следующие виды складских помещений, обеспечивающих бесперебойное функционирование административно-хозяйственной службы гостиницы:
– Центральный бельевой склад;
– Поэтажные кладовые чистого белья;
– Поэтажные кладовые грязного белья;
– Кладовая технического инвентаря и моющих средств;
– Кладовая дополнительных постельных принадлежностей;
– Кладовая для электрических приборов.
Центральный бельевой склад. В нем сосредоточен весь запас белья. Этот склад может находиться на территории административно-хозяйственной службы или на территории складов гостиницы. Площадь данного склада должна быть не менее:
– 6 м2 для гостиниц вместимостью 15—20 мест;
– 16 м2 для гостиниц вместимостью 50—100 мест;
– 30 м2 для гостиниц вместимостью 200—500 мест;
– 45 м2 для гостиниц вместимостью 800—1000 мест.
Помещения, где находится чистое или грязное белье, должны быть окрашены масляной краской (в два слоя) или облицованы глазурованной плиткой. Полы в бельевых порывают линолеумом, пластиком или кафельной плиткой с шероховатой поверхностью.
Белье должно быть разложено на стеллажах по позициям и у каждой позиции следует прикрепить табличку с наименованием и размером хранящегося белья.
Часть белья должна быть выстирана и отглажена, что следует отметить в табличках. Это делают для того, чтобы при необходимости данным бельем можно было укомплектовать номера. Гостевые номера комплектуют новым постельным бельем, полотенцами и халатами только после стирки и глажки.
Движение белья отражается в специальной учетной книге. Выдает белье и ведет его учет кастелянша или старшая горничная.
Поэтажные кладовые чистого белья. Здесь сосредоточен запас постельного белья, полотенец и халатов, необходимых для комплектации номеров в предстоящие сутки.
Ежедневно белье для номерного фонда доставляется из прачечной гостиницы в бельевые кладовые на каждый этаж и раскладывается на стеллажах. Полотенца и постельное белье складывается по десяткам и по размерам. Для удобства их хранят на разных стеллажах.
Чистое белье легко впитывает запахи, поэтому существуют определенные правила хранения белья:
– Чистое белье должно храниться в специально отведенных помещениях;
– В бельевых кладовых не допускается хранение различных химических средств, рабочего инвентаря и техники;
– При загрузке белья на рабочую тележку горничная не должна завозить ее в бельевую кладовую. Тележка остается в коридоре;
– В бельевых кладовых ежедневно проводится влажная уборка;
– Недопустимо хранение белья в инвентарных кладовых;
– В конце смены оставшееся в тележке чистое белье горничная обязана вернуть в бельевую кладовую.
Постельное белье из разных материалов хранят на разных полках. Для удобства следует разложить справа от входа в кладовую постельное белье, слева – полотенца, напротив входа можно разместить на стеллажах халаты и постельное белье для детской кроватки.
Поэтажные кладовые грязного белья. Помещения для хранения грязного белья должны быть оборудованы стеллажами высотой 30 см и тележками. Грязное белье сортируют по позициям, считают и в специальных тележках отвозят в прачечную (если она находится в гостинице) или отправляют в городскую прачечную с которой администрация гостиницы заключила договор.
Кладовая технического инвентаря и моющих средств. Она находится на каждом этаже для рациональной организации труда горничных. Весь запас моющих и индивидуальных гигиенических средств находится на складе в цокольном этаже. По заявке менеджера службы грузчик получает на складе гостиницы и привозит на каждый этаж моющие и индивидуальные средства гигиены.
Для более быстрой комплектации тележки горничной следует четко расставить все предметы в кладовой на определенные места. Так, справа на стеллажах можно аккуратно разложить печатную продукцию для номеров, салфетки с логотипом гостиницы, коробки с салфетками, туалетную бумагу.
На стеллажах, расположенных слева, можно разместить моющие средства. Если моющие средства гостиница получает в канистрах, то их следует разлить в бутылочки. На каждой бутылочке, приготовленной для работы горничной, нужно написать название содержимого.
Напротив входа на полках можно аккуратно расставить по позициям индивидуальные средства гигиены для гостей. Эти средства следует разместить в пластиковой таре или аккуратно расставить на полке. Тара должна быть сделана из материала, который можно мыть и дезинфицировать.
В этой кладовой горничные оставляют свои тележки после рабочей смены.
Кладовая дополнительных постельных принадлежностей. В больших гостиницах располагается на каждом этаже, а в малых достаточно одной такой кладовой. Дополнительные постельные принадлежности могут также храниться в специальных шкафах дежурного персонала.
Мебельная кладовая. Под нее обычно отводится одно помещение в номерном фонде. Здесь хранится дополнительная мебель, такая же как в номерах. Если предметы мебели в номерах нуждаются в ремонте, их заменяют теми же предметами из мебельной кладовой. Иногда в номерах проходят деловые встречи, праздники и гости просят дополнительные стулья и столы. Здесь же находятся дополнительные раскладные кровати. В этой кладовой хранятся и детские кроватки для детей до 3 лет, детские кресла для кормления. Количество детских кроваток зависит от специализации гостиницы. Часто гости, особенно пожилого возраста, просят заменить матрац кровати на более жесткий. Следовательно, в мебельной кладовой должны быть ортопедические матрацы.
На мебельном складе также хранится мебель, которая не используется ежедневно, а используется только в исключительных случаях для удовлетворения особых пожеланий гостей (специальная кровать для молодоженов, большой обеденный стол и т.д.). Вся мебель, находящаяся на складе, должна быть занесена в картотеку.
Кладовая для электрических приборов. Для них выделяется отдельная кладовая, но при отсутствии свободных площадей, электроприборы можно разместить в мебельной кладовой. В кладовой для электроприборов находятся вентиляторы, электрообогреватели, утюги, увлажнители воздуха. Для быстрой очистки воздуха от запаха сигарет и сигар необходимо иметь в арсенале гостиницы мощный очиститель воздуха.
Автоматизация ресторанного и складского учета в гостинице
Для автоматизации ресторанного и складского учета в гостинице используются системы FIDELIO F&B и MICROS, которые могут взаимодействовать между собой.
Система FIDELIO F&B позволяет:
– Работать с поставщиками;
– Вести учет товаров на продовольственных складах;
– Вести меню, используемое в ресторанах и барах;
– Проводить калькуляцию рецептов блюд;
– Производить расчет банкетного меню;
– Производить инвентаризацию на складах гостиницы;
– На основе данных о продажах проводить автоматическое списание товаров со склада в соответствии с заведенными в систему рецептами;
– Получать отчеты о работе складов.
Система FIDELIO F&B является программой для продуктового склада, но нет никаких ограничений для использования ее и для непродовольственных складов.
В системе есть несколько основных понятий:
Склад.
Склад заводится в системе с определенным именем и номером. В системе указывается, является ли он основным (куда осуществляется приход от поставщиков) или складом точки продажи (с него автоматически будут списываться товары, проданные через данную точку продажи).
Товар.
Товар описывается в системе как объект прихода от поставщиков. Он может принадлежать той или иной группе товаров, входить или не входить в калькуляцию рецептов, для него определяются складские и рецептурные единицы.
Блюдо.
Блюдо – объект продаж, имеет название и номер. Для каждого блюда имеется рецепт приготовления. Любое блюдо, имеющее рецепт, может входить в рецепт для другого блюда как составляющая (подрецепт).
Рецепт.
Рецепт – список товаров или подрецептов с указанием количества потребления. Рецепт однозначно привязан к блюду, без блюда рецепт существовать не может. Рецепт имеет себестоимость. В рецепте может быть указано для каждого товара фактор потерь, склад для списания, а также способ приготовления блюда.
Точка продажи.
Точка продажи – бар, ресторан, кафе или столовая, где будут продаваться блюда. Точке продажи может быть определен склад для списания.
Наибольший интерес представляет программный интерфейс с системой MICROS, который позволяет переносить данные о продажах блюд в систему FIDELIO F&B.
После проведения ночного аудита в системе MICROS данные о проданных блюдах в ресторанах и барах копируются в систему FIDELIO F&B. Далее, используя функцию автоматического списания, пользователь запускает программу для расчета потребления. Товары, входящие в рецепты к проданным блюдам, автоматически списываются со складов в количестве, указанном в рецепте и в соответствии с количеством продаж.
Данные о продажах, потреблении товаров с детализацией по точкам продажи и по складам можно получить из отчетов системы FIDELIO F&B.
В системе предусмотрено наличие программного интерфейса с бухгалтерскими программами, в которые переносятся данные о:
– Приходах товаров на склад;
– Возвратах товаров поставщику;
– Передаче товаров в производство;
– Возврате товаров из производства;
– Списании испорченных товаров;
– Списании себестоимости проданных блюд.
Система MICROS, как программа, является программной частью программно-аппаратного комплекса, производимого американской фирмой MICROS, которая недавно купила компанию FIDELIO.
Система MICROS предназначена для автоматизации управления процессами реализации товаров и услуг и состоит из аппаратной части (кассовые аппараты) и программной части (программа).
Кассовый комплекс представляет собой портативные компьютеры (кассовые аппараты (IBM-совместимые), ролл и слип принтеры). Клавиатура (в зависимости от версии системы) может подключаться отдельно, или экран служит активной клавиатурой – на экране отображаются функциональные кнопки и служебная информация. Нажимая на кнопки на экране, пользователь активизирует те или иные функции.
Программная часть комплекса работает под операционной системой UNIX (с ее разновидностью SCO), которая является одновременно и сетевой оболочкой. Так как в большинстве случаев все остальные программные приложения, используемые в гостинице (бухгалтерские системы, гостиничные системы, например FIDELIO FO, и т.д.) работают под операционной системой MS DOS, то для системы MICROS требуется свой сервер.
Через центральный терминал системы заводится следующая информация:
– Определяются точки продажи;
– Настраиваются меню пользователей;
– Заводятся пользователи системы;
– Индексируются все кассовые терминалы;
– Определяются объекты продаж (блюда, услуги);
– Определяются цены на них;
– Определяются периоды продаж (например завтрак, обед, ужин);
– Определяются различные виды налогов с продаж;
– Данные по продажам проходят через основной терминал (сервер), где они могут анализироваться;
– Система предоставляет большое количество отчетов на основе данных о продажах.
Разграничение доступа во всех системах достигается путем идентификации пользователя и соответствующим для него списком разрешенных операций. Каждый пользователь прикрепляется к какой-либо группе, которой определены права в системе.
Вход в систему возможен следующими способами:
– Для системных администраторов и настройщиков – традиционный, ввод персонального имени и пароля;
– Для непосредственных пользователей системы (барменов, официантов, кассиров) идентификация осуществляется путем считывания кода с персональной карточки, которую они перед началом работы в системе проводят через специальную щель в кассовом аппарате.
Система MICROS позволяет принимать следующие виды оплат:
– Наличные;
– Кредитные карты (система считывает вид карты, номер, фамилию владельца, а при наличии соответствующего интерфейса автоматически через процессинговый центр списывает нужную сумму со счета гостя);
– Отнесенные суммы счета на счет номера гостя (если в гостинице установлена система FIDELIO FO, интерфейс работает между этими системами).
Как и в системе FIDELIO FO в системе MICROS перевод даты (закрытие операционного дня) производится путем проведения специальных процедур. Для начала проведения ночного аудита в системе MICROS необходимо, чтобы закрылись все кассиры (сверили наличие денег у них по системе, распечатали свои отчеты по смене и т.д.).
Во время проведения ночного аудита печатаются отчеты о прошедшем дне (отчеты о проданных блюдах, о видах оплат, выручке и т.д.), кроме этого, если есть интерфейс с системой FIDELIO F&B, готовятся данные о продажах для проведения автоматического списания ингредиентов проданных блюд в соответствии с заведенными рецептами.
К основным преимуществам систем FIDELIO и MICROS относятся следующие возможности:
– Возможность интегрирования многих отдельных участков в один глобальный комплекс;
– Наличие версий программ на русском языке;
– Широкая функциональность данных систем;
– Удобство и быстрота работы для пользователей;
– Удобство и быстрота обслуживания, наглядность и различные формы выставленных счетов для гостей;
– Конфиденциальность хранения информации.
Данными преимуществами не обладает ни одна из систем, присутствующих на российском рынке.
