Условия работы и повседневная жизнь иностранных дипломатов и сотрудников консульских учреждений и международных организаций в Санкт-Петербурге всегда являлись предметом постоянной заботы и внимания со стороны Государственного унитарного предприятия «Инпредсервис».

Круг задач этой организации весьма широк – от предоставления в аренду офисов, квартир, коттеджей и дачных строений и их обслуживания до решения вопросов, связанных с широким спектром консультационных, юридических, бухгалтерских и информационных услуг и обеспечения консульств, внешнеторговых офисов и представительств иностранных компаний высокопрофессиональными техническими кадрами.

Практическую пользу нашим партнерам и всем, кто занят в системе обеспечения внешних связей нашего города, оказывают и издаваемые нами, совместно с редакцией информационно-аналитического журнала «Консул», книги из серии «Библиотека дипломата».

Вашему вниманию предлагается очередная из этих книг, посвященная на этот раз порядку организации, протокольным правилам и этике поведения во время дипломатических приемов, которые в Санкт-Петербурге устраиваются практически каждую неделю. Все эти мероприятия носят деловой характер и проводятся с целью расширения и углубления сотрудничества, а также установления и укрепления дружеских связей.

Многолетняя международная практика установила наиболее распространенные виды дипломатических приемов, унифицировала методы их подготовки и порядок их проведения, а также прочно закрепила этикетные правила, которые должны соблюдать их участники.

Надеюсь, что данная книга, как и все предыдущие, будет воспринята с интересом.

Уверен, что она станет добрым помощником при подготовке и проведении дипломатических приемов, а также подскажет правила поведения в качестве гостей.

Генеральный директор

А. Позняк

Предисловие

Дипломатические и консульские учреждения, а также представительства международных коммерческих и общественных организаций регулярно устраивают приемы. Такие мероприятия проводятся в связи с важными текущими и историческими событиями, государственными праздниками, в порядке оказания почестей или гостеприимства руководящим лицам государства пребывания, прибывающим иностранным делегациям, а также в порядке осуществления этими учреждениями своих функций и укрепления деловых связей и личных контактов. Дипломатические приемы проводятся в различных форматах: завтраки, обеды и обед-буфеты, коктейли, фуршеты, бокалы вина и шампанского, кинопросмотры, выставки, презентации и т. д.

На таких мероприятиях иностранные дипломаты разъясняют политику своих стран, обмениваются мнениями по важным международным проблемам, знакомят членов пребывающих в Россию делегаций с представителями местных властей, деловых кругов и с научной и творческой интеллигенцией. Поэтому любой дипломатический прием имеет большое практическое значение как для тех, кто его устраивает, так и для присутствующих на нем гостей.

Практика проведения приемов уходит своими корнями в глубокую древность. Радушная встреча гостей была и остается существенным показателем чести и достоинства любого народа и государства. Поэтому все страны и их представители за рубежом стараются бережно хранить исторические традиции гостеприимства, приема гостей как символы миролюбия и добросердечности.

По месту, где организован прием, по форме приглашения, по протокольной рассадке, по степени внимания со стороны организаторов приемов, а также по теплоте встреч и проводов всегда можно сделать вывод об актуальном уровне межгосударственных отношений.

Работая над книгой, авторы не ставили перед собой цель написать нечто вроде учебника: они есть, ими пользуются студенты факультетов международных отношений и специалисты, занятые в системе внешних связей. Однако в повседневной жизни в нашей стране все еще отсутствуют понятные и доступные практические пособия по данной теме, позволяющие максимально быстро получить справочную и, главное, достоверную информацию по выбору формата и организации различных видов протокольных мероприятий, а также информацию, касающуюся нормативов и практических рекомендаций по проведению сопутствующих приему мероприятий: разъяснение порядка развозки приглашений, советы по оформлению зала, контролю на входе, оборудованию зоны парковки и охраны, закупке необходимого количества продуктов, подбору и расстановке обслуживающего персонала, логистике и т. п.

Одним словом, получить информацию, не перегруженную деталями, научным аппаратом и пространными рассуждениями, для того, чтобы, прибыв на прием в соответствующей одежде и войдя в зал, где накрыты столы, сверкают люстры и звучит музыка, приглашенные гости могли чувствовать себя не только «в своей тарелке», но и смогли бы провести время, совмещая самым естественным образом полезное с приятным, а хозяева, кроме всего прочего, были бы спокойны за качество подготовительной работы, сопутствующей успеху.

Поэтому не случайно соавтором книги является известный российский специалист в области гостиничного хозяйства – директор отеля «Амбассадор» Андрей Всеволодович Шарапов. Открытый в 2005 году, этот отель очень скоро оправдал свое название, став одним из центров международной и дипломатической жизни Санкт-Петербурга.

В 2006 году именно здесь располагался штаб Министерства иностранных дел Российской Федерации и по подготовке и проведению саммита «Большой восьмерки» в Санкт-Петербурге. В стенах «Амбассадора» проводил переговоры со своими коллегами из США, Польши, Сирии и других стран Министр иностранных дел России С. В. Лавров.

Кроме того, в отеле «Амбассадор» реализуются такие общественно-политические проекты, направленные на развитие сотрудничества Северной столицы России с многими зарубежными государствами, как «Балтийские встречи в «Амбассадоре», «Города и регионы – партнеры Санкт-Петербурга в «Амбассадоре», проводятся выездные заседания Дипломатического клуба при Представительстве Министерства иностранных дел России в Санкт-Петербурге. По инициативе Андрея Шарапова здесь создано Объединение «Петербург – моя жизнь», участниками которого являются успешные иностранные предприниматели и деятели науки и культуры, постоянно проживающие в городе на Неве и надолго связавшие с ним свою жизнь и судьбу. Большой популярностью среди общественности и в консульском корпусе Петербурга пользуются мероприятия, посвященные различным сторонам жизни зарубежных стран. За последние десять лет в стенах «Амбассадора» было проведено свыше двухсот дипломатических приемов и международных встреч.

Глава 1. Общие положения

Прием – это одно из важнейших мероприятий, строго регламентируемых дипломатическим протоколом. Поэтому, готовясь к его проведению, следует иметь в виду, что в этом деле не может быть мелочей, и каждый шаг предстоящей церемонии должен быть тщательно обдуман.

Проведение каждого приема требует от его хозяев максимальной сосредоточенности, проработки со многими заинтересованными лицами огромного числа вопросов, начиная от уведомления полиции и обеспечения с ее помощью парковки гостевых автомобилей, до составления проекта речи-тоста, призванной, наряду с важными беседами, обеспечить политическую «начинку» намечаемого мероприятия. Если погода неустойчива, надо позаботиться и о том, чтобы гости при выходе из автомобилей и при отъезде с приема находились под надежным прикрытием.

Необходимо также сделать все возможное, чтобы приемы, требующие, как правило, большого приложения духовных, интеллектуальных и физических сил, не были омрачены нарушениями протокола и этикета со стороны его организаторов или гостей, неквалифицированным обслуживанием или же плохим приготовлением пищи и некачественными напитками.

На дипломатических приемах внимание устроителей – руководителей и сотрудников миссий должно быть обращено на то, чтобы всем официальным должностным лицам было оказано соответствующее внимание и почтение. Такие же знаки внимания должны оказываться лицам, которые не занимают официальные должности, однако пользуются в обществе особым почетом и уважением, в том числе и представителям духовенства.

Планируя прием, нужно, прежде всего,

• определить:

• дату проведения;

• вид и формат мероприятия, с учетом цели, ради которой он организуется;

• место проведения;

• время начала и окончания приема;

• число участников мероприятия;

• порядок обслуживания;

• составить в протокольном порядке список гостей;

• заблаговременно разослать или развезти приглашения;

• составить меню и распечатать в необходимом количестве;

• составить план рассадки за столом (за столами) и отпечатать кувертные карточки;

• согласовать сервировку, порядок накрытия и регламент обслуживания гостей;

• определить необходимость подачи аперитива;

• оформить помещение для приема с учетом протокольного порядка установки флагов и исполнения гимнов;

• проверить техническое оснащение зала и его безопасность;

• учесть возможное присутствие на мероприятии охраняемых лиц;

• подготовить приветствие в виде речи или тоста, позаботиться, в случае необходимости, о его письменном переводе и распечатке текста;

• утвердить сценарий мероприятия;

• определить соответствующий дресс-код.

Следует заранее получить информацию об участниках приема, которым будет выслано приглашение, поскольку с этим может быть связан целый ряд очень важных моментов, относящихся, например, к их национальным обычаям и предпочтениям.

Так, мусульманам и лицам иудейского вероисповедания нельзя подавать свинину. Более того, ортодоксальные мусульмане и иудеи вообще не едят мяса. Исключение из них составляют, соответственно, халял и кошер. В период Рамадана мусульмане соблюдают строгий пост, не принимая никакой пищи от восхода солнца до его заката. Гостю индуисткой веры не следует предлагать говядину (корова в Индии – священное животное) или же надо будет позаботиться о вегетарианском меню и об исключении из него алкогольных напитков. Многие монголы не едят рыбу. Потомственные аристократы могут отказаться от дичи, если не был объявлен сезон охоты, поскольку она может быть либо плодом браконьерства, либо извлечена из глубокой заморозки. В этой связи разумно заранее выяснить диетологические ограничения гостей.

При определении даты приема следует учитывать дни постов, трауров, национальных праздников. Приемы также не принято проводить в выходные и праздничные дни, а также по пятницам в летнее время, поскольку в этот день горожане массово выезжают на дачи. Не лишним будет поинтересоваться у дуайена консульского корпуса или же у сотрудников протокольной службы Представительства МИД России, а также в протокольных службах Комитетов по внешним связям Санкт-Петербурга и Ленинградской области, какие торжества запланированы в городе и области в это время. Следует учесть и проведение или трансляцию в эти дни важных спортивных мероприятий, на которые приглашены или к которым проявляют интерес потенциальные участники приема, и, прежде всего, официальные лица.

Время приема также может быть важным фактором. Оно должно соответствовать общему рабочему графику гостей, чтобы, с одной стороны, не нарушать трудовой и производственный процесс, а, с другой стороны, не тратить время на длительное ожидание начала мероприятий после окончания рабочего дня.

При выборе гостевого дресс-кода необходимо учитывать не только национальные особенности и традиции, но и современные тенденции в верхней одежде, не заставляя срочно покупать или шить фрак или смокинг тем приглашенным, которые ни разу в жизни не надевали такой наряд и навряд ли когда-нибудь наденут.

Приобретать продукты следует только в магазинах, которым вы полностью доверяете, а их приготовление поручать проверенным ресторанам, а также не экономить на количестве обслуживающего персонала, чтобы в зале, где проводится прием, было безопасно, чисто и опрятно, а желания гостей всегда бы предупреждались.