Veranstaltungsorganisation

- In einer Machbarkeitsstudie spielt es in der Regel auch eine wichtige Rolle, zu überprüfen, ob die in den Konzepten und Aufrisszeichnungen gemachten Pläne auch mit der Wirklichkeit übereinstimmen bzw. in der Wirklichkeit problemlos umsetzbar sind.

Frage 5.2 (6 von 16 Punkten)

Zusätzliche Angaben Aufgabe 5.2

Die folgenden zwei unterschiedlichen Aufrisszeichnungen liegen vor:

Variante 1:

Variante 2:

Es soll anhand von zwei Argumenten für eine der beiden Möglichkeiten votiert werden.

Je bis zu 3 Punkte für jede von 2 schlüssigen Argumenten

Lösungsansatz, z.B.

(Anmerkung des Autors: Es können für beide Varianten gute Argumente gefunden werden.)

Argumentation Variante 1:

- Das Buffet ist hier logistisch betrachtet besser zu bestücken und liegt zentraler, Buffetstaus sind hier nicht zu erwarten – bei Variante 2 ist das Buffet logistisch betrachtet schlechter zu bestücken und liegt nicht zentral, Buffetstaus sind hier zu erwarten

- Die Bühne ist zwar einigermaßen gut gelegen, es fehlt aber durch die Lage des Buffets evtl. Platz für alle Besucher im Hauptraum

- Der abgetrennte bestuhlte Raum lädt zur Geselligkeit ein

Argumentation Variante 2:

- Die Bühne kann durch die andere Lage des Buffets im Vergleich zu Variante 1 optimaler eingesehen werden, hier finden auch alle Besucher im Raum mit der Bühne Platz

- Die Stehtische schaffen mehr Platz für die Besucher und ermöglichen eine zwanglosere Atmosphäre

- Die unteren Tische befinden sich nicht wie in Variante 1 in einem abgetrennten Raum (dort ist das eventdramaturgisch problematisch)

- Das Buffet ist abgetrennt vom Programm verortet

Frage 5.3 (4 von 16 Punkten)

Es soll erklärt werden, was ein Maßstab von „1:150“ aussagt.

Bis zu 4 Punkte für eine richtige Erklärung

Lösungsansatz

1 cm im Bauplan bedeuten 1,5 m in der Wirklichkeit.

Frage 5.4 (2 von 16 Punkten)

Es soll begründet werden, warum der Hinweis „Alle Maße sind vor Ort zu prüfen“ so wichtig ist.

Bis zu 2 Punkte für die richtige Begründung

Lösungsansatz, z.B.

Grundrisspläne müssen nicht immer den vorhandenen Gegebenheiten 1 zu 1 entsprechen. Es kann vorkommen, dass in der Location neuere oder nicht bzw. anders verzeichnete Einbauten vorhanden sind.

6. Aufgabe (ca. 10 Minuten Bearbeitungszeit, 10 Punkte)

Zusätzliche Angaben Aufgabe 6

Folgender vorläufiger Abendablaufplan liegt vor:

Sinnvolle Änderungen sollen erläutert und begründet werden.

Bis zu 10 Punkte für die richtige Erläuterung mit schlüssiger Begründung

Lösungsansatz, z.B.

Zu Beginn sollte nach der Begrüßung erst ein knackiger Vortrag des Marketingleiters gehalten werden, um die Inhalte zu vermitteln. Danach bedient die Eröffnung des Buffets die verpflegungsorientierten, aber auch kommunikativen Bedürfnisse der Besucher (Networking). Nach dem Buffet können die Marketingbotschafter vorgestellt werden. Der Künstlerauftritt würde dann das Gesamtprogramm abrunden – es darf gefeiert werden.

7. Aufgabe (ca. 10 Minuten Bearbeitungszeit, 12 Punkte)

Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 7

Den Künstlerauftritt bestreitet eine äußerst attraktiv aussehende Tiroler Harfenspielerin, begleitet von zwei gut gebauten Musikern, die u.a. die typisch alpenländische Zither bedienen - das Ganze als Neuinterpretation moderner Popmusik.

Die Künstlerin hat einen Vertrag mit der Juniversal-Event GmbH. Mit dem Künstlermanagement wird eine alles abdeckende Auszahlungsgage in Höhe von 5.000,00 € ausgemacht. Der Flug von Österreich nach Berlin für 350,00€ wird jedoch von dem Veranstalter bezahlt. Veranstalter ist der Limonadenproduzent (auftraggebender Kunde), die Agentur macht diesem ein Angebot und stellt später ihre Eigenleistungen sowie die angefallenen Fremdkosten in Rechnung.

Frage 7.1 (8 von 12 Punkten)

Es sollen die aus den zusätzlichen Angaben zu Aufgabe 7 ableitbaren Kosten nachvollziehbar ermittelt werden, die dem Auftraggeber durch die Agentur angeboten und später in Rechnung gestellt werden. Dabei berücksichtigt werden sollen alle direkt für den Auftritt anfallenden Steuern und Abgaben.

Bis zu 8 Punkte für die richtige und nachvollziehbare Ermittlung

(WICHTIG - Anmerkung des Autors: Hier soll zunächst die Ausländersteuer und dann die Künstlersozialabgabe berechnet werden. Weitere Beträge – im Besonderen der bei einer solchen Angebotskalkulation übliche Handlungskostenzuschlag, ein Gewinnaufschlag sowie die Umsatzsteuer spielen keine Rolle, da nur nach der aus den aus den Angaben ableitbaren Kostenaufstellung gefragt wird.)

Lösungsansatz, z.B.

Es wurde ein Ausländernettobetrag als Auszahlungsgage vereinbart.

1. Ermittlung des Ausländerbruttobetrags (als Bemessungsgrundlage für die Künstlersozialabgabe): 5.000,00 € + 18,8% = 5.940,00 €

2. Ermittlung der Künstlersozialabgabe für 2011: 5.940,00 € x 3,9% = 231,66 €

Zu veranschlagende Gesamtkosten lt. Angaben: 5.940,00 € + 231,66 € = 6.171,66 €

Frage 7.2 (4 von 12 Punkten)

Es soll begründet erläutert werden, welche weiteren Gebühren für die Musikdarbietungen (Künstlerauftritt sowie Hintergrundmusik) anfallen und zu welchem Zeitpunkt eine entsprechende Anmeldung erforderlich ist.

Jeweils bis zu 2 Punkte für die richtige Erläuterung mit schlüssiger Begründung

Lösungsansatz, z.B.

Die Nutzung urheberrechtlich geschützter Musikwerke muss rechtzeitig vor dem Event bei der GEMA angemeldet und lizensiert werden (GEMA = Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte – vertritt die Interessen von Komponisten, Textdichtern, Bearbeitern und Musikverlagen sowie von deren Rechtsnachfolgern).

Neben dem Tarif für aufgeführte Livemusik muss für die bei der Hintergrundmusik genutzte Tonträgerabspielung zusätzlich ein GVL-Aufschlag gezahlt werden, der auch von der Gema vereinnahmt und dann an die GVL weitergeleitet wird (GVL = Gesellschaft zur Verwertung von Leistungsschutzrechten – vertritt die Interessen der angeschlossenen Interpreten und Tonträgerhersteller).

8. Aufgabe (ca. 5 Minuten Bearbeitungszeit, 4 Punkte)

Es sollen zwei Maßnahmen angegeben werden, die durch geltende Nichtraucherschutzgesetze bei Veranstaltungen (auch geschlossenen Veranstaltungen in gastronomisch genutzten Gebäuden) zu berücksichtigen sind.

Je bis zu 2 Punkte für jede von 2 richtigen Angaben

Lösungsansatz, z.B.

(2 Maßnahmen auswählen)

- Es muss grundsätzlich eine Gesundheitsgefährdung von Personal und Gästen vermieden werden – generelles und ausgewiesenes Rauchverbot in Innenräumen.

- Ggf. Ausweisung baulich abgetrennter und gekennzeichnete Raucherbereiche

- Unter Umständen Einrichtung eines Außenbereichs für Raucher

9. Aufgabe (ca. 5 Minuten Bearbeitungszeit, 6 Punkte)

Es sollen drei funktionierende Give-Aways zur Ausgabe auf der Kick-Off Veranstaltung vorgeschlagen werden.

Je bis zu 2 Punkte für jede von 6 sinnvollen Vorschlägen

Lösungsansatz, z.B.

(3 Vorschläge auswählen)

- Produktproben, z.B. Mini-Limonadeflaschen

- Werbeartikel für den Einsatz im eigenen Laden (Untersetzer, Becher, Servietten)

- Österreichtypische Kleinprodukte mit Erinnerungswert (z.B. Alpenpanoramapostkarten, Mozartkugeln)

- Informationsbroschüren

10. Aufgabe (ca. 5 Minuten Bearbeitungszeit, 8 Punkte)

Im Rahmen einer Evaluation sollen jeweils zwei Maßnahmen für eine kurz- und mittelfristige Erfolgsmessung erläutert werden.

Je bis zu 2 Punkte für jede von 4 richtigen Erläuterungen

Lösungsansatz, z.B.

Kurzfristige Erfolgsmessung:

- Anzahl und Struktur der Besucher

- Feedback der Besucher

- Feedback des Kunden

- Manöverkritik

Mittelfristige Erfolgsmessung:

- Auswertung des Bestellvolumens bei gewonnen Neukunden, Abgleich mit den Teilnehmerdaten

- Anzahl vereinbarter Vertreterbesuche

- Absatzzahlen im Berliner Markt im Folgezeitraum

IHK-Abschlussprüfung Winter 2011/12 (Veranstaltungsorganisation 1.1)

Synopsis:

In der Original IHK-Aufgabe geht es erneut um die Juniversal-Event GmbH. Neben der Konzeption, Organisation und Durchführung von Marketing Events hat sich die Agentur auch auf weitere Live-Communication-Maßnahmen spezialisiert. Für einen Stammkunden (einen internationalen Filmverleih) soll am 1. März 2012 eine öffentlichkeitswirksame Deutschlandpremiere einer nordamerikanischen Hollywood-Komödie in einem großen und bekannten Berliner Kino durchgeführt werden. Der Planungszeitraum dafür beginnt am 1.11.2011.

Das Briefing

Die Veranstaltung ist der zweite Stopp auf einer Tour von fünf europaweiten Filmpremieren. Anwesend sein werden die beiden bekannten Hauptdarsteller, die man auch aus erfolgreichen TV-Serien kennt, die Zielgruppe des Films liegt bei Zuschauern zwischen 18 und 30 Jahren. Das Nettobudget von 100.000,00 € ist für 550, ausschließlich persönlich geladene Gäste ausgelegt inkl. einer anschließenden Party.

Im Vertrag explizit festgehalten ist die Verpflichtung der Eventagentur, alle relevanten rechtlichen Bestimmungen einzuhalten und bei Verletzung einer solchen Vorschrift zu haften.

Themenzuordnung lt. IHK-Stoffkatalog: Dienstleistungen, Planung und Organisation von Veranstaltungen, Durchführung von Veranstaltungen, Nachbereitung von Veranstaltungen, Rechtliche Rahmenbedingungen

1. Aufgabe (ca. 10 Minuten Bearbeitungszeit, 12 Punkte)

Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 1

Die Auftragserteilung erfolgte durch einen Anruf des Marketingeiters vom Filmverleih beim Key Account Manager (Schlüsselkundenbetreuer) der Agentur.

Frage 1.1 (6 von 12 Punkten)

Es sollen 6 Grundinformationen angegeben werden, die Sie vom Kunden für eine erfolgreiche Eventplanung benötigen (grundlegende Briefinginformationen).

Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 6 Nennungen

Lösungsansatz

Das Briefing umfasst die Informationen, die das auftraggebende Unternehmen der Eventagentur vermittelt, damit diese ein Konzept zielgerichtet erstellen kann. Nach dem Briefing und einer ideenorientierten Recherche folgt die Konzeptionsphase. In diesen Phasen sowie der Phase des Rebriefings (dieses kann Ergebnis eines weiteren Gesprächstermins mit dem Kunden oder eines länger andauernden Austauschs mit ihm sein) können folgende Informationsbereiche abgearbeitet werden (sechs davon nennen):

Frage 1.2 (3 von 12 Punkten)

Fachjournalisten haben den Film in einer Pressevorführung bereits sehen können. Es soll das Ziel beschrieben werden, das mit der exklusiven Premiereninszenierung erreicht werden soll.

Bis zu 3 Punkte für die schlüssige Zielbeschreibung

Lösungsansatz, z.B.

Ziel der Premiere ist es nicht, einen Anlass für die inhaltliche Besprechung des Films zu bieten, sondern kurz vor Filmstart die potenziellen Zuschauer (Sekundärzielgruppe) über die Publikumspresse und -medien wirksam zu erreichen.

Frage 1.3 (3 von 12 Punkten)

Es soll die Zielgruppe der Veranstaltung beschrieben werden (Primärzielgruppe).

Bis zu 3 Punkte für die schlüssige Beschreibung

Lösungsansatz, z.B.

Hauptzielgruppe sind alle Medienvertreter aus den Bereichen Print, Online und TV, die über die Premiere möglichst visuell berichten. Dazu zählen vor allem Journalisten aus dem Bereich Lifestyle und Feuilleton-Vertreter der überregionalen Tagespresse; gerne auch die, welche den Film bei den Pressevorstellungen bereits sehen konnten. Des Weiteren sollten auch Prominente aus Gesellschaft, Medien, Politik und Wirtschaft eingeladen werden.

2. Aufgabe (ca. 25 Minuten Bearbeitungszeit, 33 Punkte)

Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 2

Aufgrund der Tatsache, dass die Agentur Premieren bisher immer am Potsdamer Platz ausführte, wurde mit dem Kino „International“ bisher noch nicht zusammengearbeitet. Das 1963 erbaute Kino steht wegen seiner Architektur unter Denkmalschutz. Schon in der DDR wurden dort Premieren durchgeführt.

Nun steht vorab eine Vor-Ort-Begehung im Kino bevor.

Frage 2.1 (10 von 33 Punkten)

Es sollen zehn Punkte angegeben werden, die bei einem Vor-Ort-Termin geklärt werden sollten.

Je bis zu 1 Punkt für jede richtige Angabe

Lösungsansatz, z.B.

Folgende Punkte können genannt werden (zehn davon auswählen, gerne strukturiert aufgelistet):

- Rechtliche Aspekte, wie z. B. Besonderheiten des Denkmalschutzes, vorhandene Nutzungsgenehmigungen sowie Bauabnahmen und Bestuhlungspläne, Lärmschutzgesichtspunkte

- Allgemeine Aspekte, wie z. B. Ansprechpartner beim Locationbetreiber und betroffene Behörden

- Locationbezogene Punkte, wie z. B. Grundrisszeichnungen, Cateringausstattung und -bindung, Anzahl WCs, Ausstattungselemente

- Raumbezogene Punkte, wie z. B. Raumgröße, Raumlage, Technikausstattung, Behindertenfreundlichkeit, Anbringungsmöglichkeiten für Banner und Dekorationselemente

Frage 2.2 (6 von 33 Punkten)

Es sollen drei grundsätzliche Pflichten des Locationbetreiber lt. § 38 MVStättVO angegeben werden.

Je bis zu 2 Punkte für jede richtige Angabe

Lösungsansatz, z.B.

§ 38

Pflichten der Betreiber, Veranstalter und Beauftragten

(1) Der Betreiber ist für die Sicherheit der Veranstaltung und die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich.

(2) Während des Betriebes von Versammlungsstätten muss der Betreiber oder ein von ihm beauftragter Veranstaltungsleiter ständig anwesend sein.

(3) Der Betreiber muss die Zusammenarbeit von Ordnungsdienst, Brandsicherheitswache und Sanitätswache mit der Polizei, der Feuerwehr und dem Rettungsdienst gewährleisten.

(4) Der Betreiber ist zur Einstellung des Betriebes verpflichtet, wenn für die Sicherheit der Versammlungsstätte notwendige Anlagen, Einrichtungen oder Vorrichtungen nicht betriebsfähig sind oder wenn Betriebsvorschriften nicht eingehalten werden können.

Frage 2.3 (4 von 33 Punkten)

Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 2.3

Sowohl vor Ort als auch im Nutzungsvertrag wurde festgehalten, dass alle Pflichten nach § 38 MVStättVO auf den Mieter der Location übergegeben werden. Des Weiteren wurden alle Haftungen des Betreibers im Ordnungsrecht auf diesen Nutzer übertragen, der Betreiber wurde ausdrücklich von der ordnungsrechtlichen Haftung entbunden. Vertraglich wurde zudem eine salvatorische Klausel hinzugefügt.

In der Originalprüfung der IHK wurde zudem folgender Auszug aus der Versammlungsstättenverordnung abgedruckt:

Auszug aus der MVStättVO:

§ 38 Pflichten der Betreiber, Veranstalter und Beauftragten

(5) Der Betreiber kann die Verpflichtungen nach den Absätzen 1 bis 4 durch schriftliche Vereinbarung auf den Veranstalter übertragen, wenn dieser oder dessen beauftragter Veranstaltungsleiter mit der Versammlungsstätte und deren Einrichtungen vertraut ist. Die Verantwortung des Betreibers bleibt unberührt.

Es soll mithilfe des obenstehenden Auszugs erläutert werden, ob eine Rechtswirksamkeit besteht und ob die Juniversal-Event GmbH in jedem Fall gegenüber Dritten haften müsste.

Bis zu 4 Punkte für die richtige Erläuterung

Lösungsansatz, z.B.

Der Betreiber kann nicht von seiner Haftung in ordnungsrechtlichen Fällen befreit werden, er kann lediglich die Aufsicht schriftlich an den Mieter übertragen. Die Rechtswirksamkeit des Vertrags ist trotz dieser rechtlich ungültigen Regelung nur durch die salvatorische Klausel allerdings weiterhin gegeben.

Frage 2.4 (7 von 33 Punkten)

Die Juniversal-Event GmbH schließt eine Veranstaltungshaftpflichtversicherung ab, damit mögliche auftretende Risiken gemindert werden können. Es sollen nun solche allgemeinen Risiken beschrieben und mit zwei angegebenen Beispielen konkretisiert werden.

Bis zu 3 Punkte für die richtige Beschreibung, je bis zu 2 Punkte für jede richtige Angabe

Lösungsansatz, z.B.

Aufgrund der gesetzlichen Gefährdungshaftung und den daraus resultierenden Verkehrssicherungspflichten muss der Veranstalter gewährleisten, dass jeder die Veranstaltung besuchen kann, ohne Schaden zu nehmen. Daher ist es für Veranstalter sinnvoll, sich mit einer Veranstalterhaftpflichtversicherung gegen die Folgen von Schäden an Gesundheit oder Eigentum Dritter abzusichern. Die Veranstalter-Haftpflichtversicherung erstreckt sich in der Regel nur über den Zeitraum der Veranstaltung (Aufbau, Darbietung, Abbau). Die Versicherung deckt das Risiko des Veranstalters ab, im Fall von Personen- oder Sachschäden, die im Rahmen der Veranstaltung unter seiner Verantwortung entstanden sind, finanziell und haftungsrechtlich belangt zu werden. Typische Deckungssummen sind ab 2 Mio. € für Personenschäden, ab 1 Mio. € für Sachschäden, ab 100.000,00 € für Vermögensschäden, ab 20.000,00 € für Leitungs- und Tätigkeitsschäden sowie ab 1 Mio. € für Schäden an gemieteten Gebäuden infolge von Brand oder Explosion.

Die Veranstalterhaftpflichtversicherung tritt beispielsweise im Fall der folgenden Schäden ein:

- Schäden aus Auf- und Abbau von Technik, Dekoration, Bestuhlung usw., im Rahmen der Bewachung der Veranstaltung inklusive der Tätigkeit von Fremddienstleistern;

- Schäden aus der Verletzung von Verkehrssicherungspflichten;

- Schäden aus der Durchführung von Werbemaßnahmen;

- Mietsachschäden (oft nur für Schäden an Gebäuden oder Gebäudeteilen);

- Schäden durch Kraftfahrzeuge oder Arbeitsmaschinen.

Frage 2.5 (6 von 33 Punkten)

Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 2.3

Es werden große Außenscheinwerfer zur Beleuchtung der Kinofassade aufgestellt. Es müssen Stromaggregate beschafft werden, um die kontinuierliche Stromzufuhr sicher zu stellen. Das Kino liegt in einem Wohngebiet.

Es sollen drei Auflagen der Behörden erläutert werden, die die verschiedenen Parteien im obigen Fall einhalten müssen.

Je bis zu 2 Punkte für jede richtige Erläuterung

Lösungsansatz, z. B.:

Zuerst muss es eine Genehmigung vom Ordnungsamt dafür geben, dass öffentliche Verkehrsfläche zu diesem Zweck genutzt werden dürfen. Dann darf auch die Störung der Abend- bzw. Nachtruhe nicht vergessen werden, dafür benötigen wir ggf. eine Ausnahmegenehmigung lt. Landesimmissionsschutzgesetz. Zusätzlich kann neben dem Lärm auch die Helligkeit die Anwohner potenziell belästigen, so dass hierzu Auflagen zu erwarten sind.

3. Aufgabe (ca. 20 Minuten Bearbeitungszeit, 17 Punkte)

Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 3

Das Einladungsmanagement wird von der Agentur übernommen, die dafür einen Adressenpool der einzuladenden Gäste von dem Filmverleiher erhält.

Frage 3.1 (12 von 17 Punkten)

Beim Einladungsszenario wird mit einem Vorlauf von sechs Wochen geplant. Es soll dafür die vorgegeben Tabelle ergänzt und so eine sinnvolle Planung vorgenommen werden.

Bis zu 12 Punkte für die sinnvolle Eintragung

Lösungsansatz, z.B.

Frage 3.2 (3 von 17 Punkten)

Da die inhaltliche Gestaltung einer Einladungskarte genauso wichtig ist wie die grafische, sollen 6 Pflichtinformationen auf einer solchen angegeben werden.

Je bis zu ein halber Punkt für jede richtige Angabe

Lösungsansatz, z.B.

Folgende Punkte können angegeben werden (sechs davon nennen):

- namentliche Ansprache

- Veranstaltungsdaten, z.B. Ort und Zeit

- Titel und Motto der Veranstaltung

- Dresscode

- Erlaubnis für Begleitpersonen

- Rückmeldetermin mit Kontaktmöglichkeiten (E-Mail, elektronische Domain)

- Absender (Agentur und Kunde)

Frage 3.3 (2 von 17 Punkten)

Es soll erläutert werden, warum sich bei der Einladungskarte für das Format DIN lang entschieden wurde.

Bis zu 2 Punkte für die richtige Erläuterung

Lösungsansatz, z.B.

Aus Kostengründen können so die Standardformate der Briefpost eingehalten werden.

4. Aufgabe (ca. 20 Minuten Bearbeitungszeit, 19 Punkte)

Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 4

Alle Aufbauarbeiten für den Veranstaltungsabend beginnen schon am frühen Morgen des Veranstaltungstags: die Absperrung relevanter Bereiche, die Arbeiten rund um den roten Teppich, die Überdachung. Der Teppich ist 4 m breit und 20 m lang.

Frage 4.1 (3 von 19 Punkten)

Nach der Verlegung des Teppichs soll nun das Zeltdach aufgebaut werden. Es soll erklärt werden, wie solch ein temporäres Zeltdach im Baurecht einzuordnen ist und welche Genehmigungen oder Abnahmen gebraucht werden.

Bis zu 3 Punkte für die richtige Erklärung

Lösungsansatz, z.B.

Im Baurecht gehört ein temporäres Zeltdach zu den fliegenden Bauten. Zusammen mit einem Prüfbuch muss bei einem fliegenden Bau immer auch die Ausführungsgenehmigung vorhanden sein und bei der Bauabnahme vorgelegt werden. Letzteres ist bei der erstmaligen Inbetriebnahme einzuholen. Die zuständige Baubehörde muss über den Aufbau generell in Kenntnis gesetzt werden.

Frage 4.2 (3 von 19 Punkten)

Es soll eine fachliche Stellungnahme dazu vorgenommen werden, auf was bei den Teppichmaterialien besonders geachtet genommen werden sollte.

Bis zu 3 Punkte für eine schlüssige Stellungnahme

Lösungsansatz, z.B.

Der Außenbereich, in dem der Teppich sich befindet, unterliegt nicht zwingend der MVStättVO. Jedoch müssen alle abgesperrten Bereiche, in denen sich Gäste aufhalten, haftungsorientiert betrachtet auch zur Veranstaltungsfläche gezählt werden. Man sollte, um Risiken möglicher Schäden zu minimieren, dabei auf eine ordentliche und pflichtbewusste Arbeit setzen. Es empfiehlt sich neben dieser Pflicht zur fachmännischen Verlegung auch, einen schwer entflammbaren Stoff zu verlegen (Brandschutzklasse B1).

Frage 4.3 (5 von 19 Punkten)

Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 4.3

Folgender Ablaufplan liegt vor:

17:30 Uhr – Ankunft Pressevertreter

18:00 Uhr – Ankunft Gäste

18:30 Uhr – Ankunft Schauspieler am roten Teppich

19:30 Uhr – Filmstart

Die beiden Schauspieler werden den Medienvertretern ca. 30 Minuten lang für Fotos und Kurzinterviews zur Verfügung stehen. Das Personal soll ab 17 im Einsatz sein.

Es sollen fünf Funktionen genannt werden, für das Personal eingeplant werden soll.

Je bis zu 1 Punkt für jede von 5 Nennungen

Lösungsansatz

Folgende Funktionen können genannt werden (fünf auswählen):

- Hostessenfunktion im Eingangsbereich, an der Akkreditierung, im Platzierungsservice und für die Garderobe.

- Servicepersonal am Buffet und an der Bar.

- Filmvorführer und Haustechniker sowie Hausmeister

- Veranstaltungstechniker (Strom, Bühne, Ton, Licht, Projektion, Effekte)

- Security für die Schauspieler und Begleitung

- Gruppenleiter für Personalkoordination

Frage 4.4 (8 von 19 Punkten)

Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 4.4

Am Anfang der Veranstaltung soll es ab 18:00 Uhr einen Empfang der Gäste mit Speisen und Getränken geben. Es soll möglichst ohne Reibungsverluste der Übergang zur Vorführung gewährleistet sein. Nach dem Film wird in der ehemaligen Bibliothek eine Party stattfinden. Folgende Pläne liegen vor:

Zeichnung Erdgeschoss

Zeichnung Obergeschoss

Es soll nun entschieden werden, wo der Empfang stattfinden soll. In diesem Zusammenhang soll auf einen unkomplizierten Eingang zum Kinosaal sowie die vermutliche Länge des Empfangs zwischen Ankunft und Filmstart geachtet werden. Die Entscheidung soll begründet und im Plan markiert werden.

Bis zu 8 Punkte für die schlüssige Begründung

Gewünschter Lösungsansatz, z. B.

Die Entscheidung fiele auf das Foyer bzw. die Panoramabar im 1. Obergeschoss, einen der verfügbaren Räume mit genügender Fassungskapazität. Die Gäste werden sich dann schon vor dem Kinosaal aufhalten. Andererseits werden so spätere Veranstaltungsräume weder beschlagnahmt noch blockiert und können ohne Hektik und kostensparend aufgebaut werden (vgl. Party in der Bibliothek). Gleichermaßen bleibt so der Eingangsbereich frei und gewährt einen reibungslosen Gästezustrom.

5. Aufgabe (ca. 5 Minuten Bearbeitungszeit, 10 Punkte)

Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 5

Die geplante After-Film-Party soll im ganzen Erdgeschoss bis Mitternacht gehalten werden. Eingeladen sind ca. 200 Personen, die beiden Schauspieler und wichtige Entscheider des Filmverleihs. Ein bekannter Berliner DJ wurde für die Musik engagiert.

Frage 5.1 (8 von 10 Punkten)

Es sollen vier Vorschläge für eine stimmungsvolle Raumausgestaltung unterbreitet werden.

Je bis zu 2 Punkte für jede von 4 schlüssigen Vorschlägen

Lösungsansatz z. B.:

- Für ein angemessenes After-Film-Party-Feeling sollten Möbel im Loungestil aufgestellt werden, z.B. dunkle Sofas oder Sessel. Auch Stehtische mit Hussen sind nützlich.

- Der DJ sollte nicht weit von der Tanzfläche entfernt und für eventuelle Musikwünsche gut zu sehen und zu erreichen sein. Also sollte er nicht abgeschottet sein.

- Ausstattungsdetails und -elemente aus dem Film können im Raum verteilt sein, ebenso filmbezogene Poster und Banner.

- Ausgewählte Lichteffekte sollten zu der coolen Stimmung passen und sie unterstreichen.

Frage 5.2 (2 von 10 Punkten)

Es sollen zwei Sicherheits-Aspekte angegeben werden, die bei der Ausstattung beachtet werden müssen.

Je bis zu 1 Punkt für jede richtige von 2 Angaben

Lösungsansatz, z.B.

Die Vorschriften aus der MVStättVO müssen in jeder Hinsicht eingehalten werden, z.B. die Rettungswegvorschriften. Brandvorschriften müssen beachtet werden. Es sollte nach den DGUV/BGV/UVV-Vorschriften gehandelt werden.

6. Aufgabe (ca. 10 Minuten Bearbeitungszeit, 9 Punkte)

Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 6

In der Nachbereitung soll nun der Erfolg intern und extern gemessen werden.

Frage 6.1 (3 von 9 Punkten)

Es soll beschrieben werden, wie der Erfolg dem Filmverleih in Hinsicht auf dessen Ziele dokumentiert werden kann.

Bis zu 3 Punkte für die schlüssige Beschreibung

Lösungsansatz z. B.:

Es ist z.B. möglich, den Erfolg durch die Messung der Anzahl von Berichten in Print-, TV- und Onlinemedien zu dokumentieren (veranstaltungsbezogene Presseschau). Zusätzlich ist es möglich, eine Aufstellung verkaufter Kinokarten im Nachfolgezeitraum des Events anzufertigen. Alles zusammen kann man in einem Portfolio zusammentragen und dem Kunden/Filmverleih entweder zuschicken oder persönlich präsentieren.

Frage 6.2 (6 von 9 Punkten)

Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 6

Um intern die Veranstaltung als wirtschaftlichen Erfolg zu bewerten, wird das Erreichen von 30 % des Nettobudgets lt. Ausgangssituation formuliert (100.000,00 €).

Folgende Fremdkosten fielen an: Locationmiete 4.500,00 €, Technik 14.500,00 €, Kinotonanlage 2.000,00 €, Akkreditierung 5.000,00 €, Catering inklusive Personal 20.000,00 €, Sicherheit 5.000,00 €, DJ-Gage 5.000,00 €, Ausstattungsmobiliar After-Film-Party 13.700,00 €, Gebühren und Genehmigungen 1.050,00 €, Einladungsdruckkosten 1.160,00 €.

Die Kosten für die Schauspieler übernimmt der Filmverleih und Transferleistungen für die Gäste übernimmt der Sponsorpartner.

Es soll nachvollziehbar ermittelt werden, ob das Ziel erreicht wurde und anschließend eine Beurteilung stattfinden.

Bis zu 6 Punkte für die nachvollziehbare Ermittlung und Beurteilung

Lösungsansatz z. B.:

Zielvorgabe: 100.000,00 € x 30 % = 30.000,00 €

Gesamtkosten: 4.500,00 € + 14.500,00 € + 2.000,00 € + 5.000,00 € + 20.000,00 € + 5.000,00 € + 5.000,00 € + 13.700 ,00 € + 1.050,00 € + 1.160,00 € = 71.910,00 €

Budgetauslastung: 100.000,00 € - 71.910,00 € = 28.090,00 €

(entspricht einer tatsächlichen Budgetverwendung von 71,91 % IST bei 100 % SOLL, also einer Überschreitung des gesetzten Ziels um 1.910,00 €, entspricht 1,91 % ABWEICHUNG)

Beurteilung: Dadurch, dass die Zielvorgabe knapp verfehlt wurde, wurde das Zielbudget in Erfolgshinsicht leicht überschritten. Lösungsideen: Man hätte z.B. bei den Druckkosten leichte Einsparungen erreichen können, bei der Ausstattung der After-Film-Party, auch beim DJ und dem Catering. Evtl. hätte man noch weitere Sponsorenleistungen anfragen können.