Manual de Office 2010

Manual de

Manual de
Office 2010
MEDIAactive

Manual de Office2010

© MEDIAactive

Primera edición, junio 2010

© 2010 MARCOMBO, S.A.

Gran Via de les Corts Catalanes, 594

08007 Barcelona (España)

www.marcombo.com

en coedición con:

© 2010 ALFAOMEGA GRUPO EDITOR, S.A. de C.V.

C/ Pitágoras 1139 - Colonia del Valle

03100 – México D.F. (México)

www.alfaomega.com.mx

Diseño de la cubierta: NDNU DISSENY GRÀFIC

Con la colaboración de:

«Cualquier forma de reproducción, distribución, comunicación pública o transformación de esta obra sólo puede ser realizada con la autorización de sus titulares, salvo excepción prevista por la ley. Diríjase a CEDRO (Centro Español de Derechos Reprográficos, www.cedro.org) si necesita fotocopiar o escanear algún fragmento de esta obra».

ISBN por Marcombo: 978-84-267-1725-2

ISBN por Alfaomega: 978-84-267-xxxx-x

ISBN (obra completa): 978-84-267-1674-3

D.L.:

Printed in Spain

Índice

Presentación

Elementos comunes de interfaz

Introducción

Lección 1. La nueva interfaz de Office 2010

Lección 2. La Barra de herramientas de acceso rápido

Lección 3. La Cinta de opciones

Lección 4. La nueva vista Backstage de Microsoft Office

Lección 5. La Barra de estado

Lección 6. Personalizar la interfaz de usuario

Gestión de documentos

Introducción

Lección 7. Crear nuevos documentos

Lección 8. Abrir y cerrar documentos

Lección 9. Guardar documentos

Lección 10. Guardar en versiones anteriores

Lección 11. Consultar las propiedades de un documento

Lección 12. Imprimir documentos

Lección 13. Crear documentos en PDF o XPS

Lección 14. Enviar documentos por correo electrónico

Lección 15. Guardar en SkyDrive

Lección 16. Compartir archivos en SharePoint

Funciones comunes de edición

Introducción

Lección 17. Seleccionar elementos

Lección 18. La Barra de herramientas mini

Lección 19. Cortar, copiar y pegar

Lección 20. Trabajar con el Portapapeles

Lección 21. Buscar y reemplazar

Lección 22. Deshacer y rehacer

Lección 23. Corregir la ortografía de un documento

Funciones comunes de seguridad y mantenimiento

Introducción

Lección 24. Inspeccionar el documento

Lección 25. Comprobar compatibilidad y accesibilidad

Lección 26. Proteger con contraseña

Lección 27. Marcar un documento como final

Lección 28. Administrar versiones

Lección 29. Agregar una firma digital

Lección 30. La ayuda en Office 2010

Word 2010: trabajar con el texto

Introducción

Lección 31. Insertar texto

Lección 32. Aplicar atributos al texto

Lección 33. Cambiar alineación e interlineado

Lección 34. Aplicar sangrías

Lección 35. Aplicar estilos de formato al texto

Lección 36. Aplicar efectos visuales

Lección 37. Crear tabulaciones

Lección 38. Aplicar viñetas y numeración de listas

Cuestiones de diseño

Introducción

Lección 39. Insertar una portada

Lección 40. Insertar una imagen

Lección 41. Editar imágenes

Lección 42. Aplicar WordArt

Lección 43. Insertar letra capitular

Lección 44. Insertar número de página

Lección 45. Aplicar bordes y sombreados

Lección 46. Crear columnas

Insertar objetos y personalizar documento

Introducción

Lección 47. Insertar un título

Lección 48. Insertar capturas de pantalla

Lección 49. Insertar símbolos

Lección 50. Insertar comentario

Lección 51. Insertar cuadro de texto

Lección 52. Insertar un objeto

Lección 53. Crear y formatear tablas

Lección 54. Insertar encabezados y pies de página

Lección 55. Insertar gráficos

Lección 56. Insertar gráficos SmartArt

Lección 57. Aplicar fondo a una página

Lección 58. Aplicar temas

Lección 59. Traducir

Lección 60. Buscar sinónimos

Excel 2010: trabajar con hojas, filas y columnas

Introducción

Lección 61. Conocer las hojas de un libro

Lección 62. Introducir, editar y eliminar datos

Lección 63. Trabajar con columnas y filas

Lección 64. Insertar y eliminar hojas columnas y celdas

Lección 65. Ocultar columnas, filas y hojas

Datos y fórmulas

Introducción

Lección 66. Conocer los tipos de datos

Lección 67. Introducir y editar fórmulas

Lección 68. Aprovechar las opciones de autorrelleno

Lección 69. Trabajar la función de Autosuma

Lección 70. Crear y usar listas

Lección 71. Ordenar los datos

Lección 72. Utilizar Autofiltros

Lección 73. Validar datos

Diseño de celdas

Introducción

Lección 74. Alinear y orientar el contenido de una celda

Lección 75. Añadir bordes y tramas a una celda

Lección 76. Aplicar y crear estilos de celda

Lección 77. Aplicar el formato condicional

Gráficos

Introducción

Lección 78. Crear y editar un gráfico

Lección 79. Formatear un gráfico

Lección 80. Crear y personalizar minigráficos

Lección 81. Crear y editar gráficos SmartArt

Lección 82. Crear y editar tablas dinámicas

Lección 83. Crear gráficos dinámicos

Rangos, funciones y referencias

Introducción

Lección 84. Crear y utilizar rangos

Lección 85. Calcular con funciones

Lección 86. Utilizar la función Autocompletar

Lección 87. Trabajar con la precedencia

Lección 88. Celdas precedentes y celdas dependientes

Lección 89. Trabajar con referencias circulares

PowerPoint 2010: Trabajar con diapositivas

Introducción

Lección 90. Insertar, duplicar diapositivas

Lección 91. Mover y eliminar diapositivas

Texto

Introducción

Lección 92. Insertar texto en las diapositivas

Lección 93. Utilizar y formatear cuadros de textos

Lección 94. Alinear texto y definir interlineado

Lección 95. Crear viñetas de imagen

Lección 96. Añadir notas del orador

Lección 97. Agregar comentarios

Vistas

Introducción

Lección 98. Conocer las vistas de presentación

Lección 99. Utilizar y modificar las vistas Patrón

Diseño de las diapositivas

Introducción

Lección 100. Cambiar el fondo de las diapositivas

Lección 101. Aplicar texturas, degradados e imágenes como fondo

Lección 102. Crear y guardar diseños personalizados

Inserción y dibujo de elementos y objetos

Introducción

Lección 103. Agregar el número de diapositiva

Lección 104. Insertar objetos

Lección 105. Dibujar formas

Lección 106. Trazar líneas y flechas

Lección 107. Aplicar sombras y efectos 3D a los objetos

Lección 108. Insertar una imagen

Lección 109. Aplicar efectos y texturas artísticas a las imágenes

Lección 110. Insertar y editar vídeos

Lección 111. Insertar botones de acción e hipervínculos

Lección 112. Agregar sonidos a la presentación

Preparar la presentación

Introducción

Lección 113. Agregar transiciones entre diapositivas

Lección 114. Efectuar pruebas de temporización

Lección 115. Crear presentaciones personalizadas

Presentación

Microsoft Office es una suite de oficina que, integrando distintos programas, abarca la mayoría de funciones y necesidades que surgen en su ámbito de uso. La primera versión de Microsoft Office fue lanzada en 1989 y contenía los programas Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint. En este manual conoceremos en profundidad los tres programas básicos de esta suite, Word, Excel y PowerPoint, pero sepa que Microsoft ha añadido más programas y aplicaciones como Outlook y Access entre otros.

Una de las grandes ventajas de trabajar con distintos programas de una misma suite es la compatibilidad de formatos y la posibilidad de integración de los mismos, además dela familiaridad de la interfaz y las herramientas. Suele ser habitual que en un documento de texto tenga que integrar un gráfico creado con una hoja de cálculo o que en una presentación PowerPoint tenga que editar y formatear un texto. Microsoft Office permite Insertar de forma fácil y sencilla un elemento de un programa dentro de un documento creado en otro de los programas de la misma suite. La interfaz común y las herramientas similares en los tres programas permiten que conociendo sólo uno de ellos pueda desenvolverse con soltura en cualquiera de ellos. Los tres programas cuentan con parecidas herramientas de edición y formato de texto, inserción y edición de imágenes y otros elementos. Como novedad de esta edición 2010, Microsoft Office ha añadido en todos sus programas la pesta Archivo y la vista Backstage, ofreciendo nuevas utilidades que permiten analizar, compartir y administrar la información de manera sencilla y segura.

En la primera parte de este manual nos adentraremos en estos elementos comunes que comarten todos los programas de la suite, el manejo de los cuales nos permitirá trabajar con mayor agilidad en los siguientes apartados dedicados a los programas específicos.

Con Microsoft Word, el procesador de textos de la suite, aprenderemos editar y formatear textos para obtener resultados profesionales y adaptarlos distintas situaciones y necesidades. Con el programa de hoja de cálculo Microsoft Excel aprenderá a realizar desde las operaciones matemáticas más sencillas hasta llevar a cabo complejos cálculos que le ayudarán a tener todas sus cuentas actualizadas. Finalmente, PowerPoint le permitirá crear presentaciones profesionales basadas en diapositivas que usted mismo podrá diseñar.

Nuestro método de aprendizaje

El método de aprendizaje de esta colección de manuales permite que el lector ejercite las funciones sobre el programa real desde el primer momento, pudiendo personalizar los ejercicios según sean sus necesidades o preferencias. Nuestro método se caracteriza por no dar nada por sabido guiando cuidadosamente al usuario desde los primeros pasos hasta el perfecto dominio del programa. Una serie de capturas de pantalla que acompañan a los ejercicios permiten asegurarse en todo momento de que el proceso se está ejecutando correctamente.

A lo largo de las lecciones que conforman el presente manual, no se trabajará con un único archivo sino que se utilizará más de uno, según la finalidad de las funciones presentadas. La continuidad en el proceso de creación que presentan muchas de las lecciones hacen que sea muy recomendable estudiarlas de forma ordenada y empezando por el principio, para así ir encontrando los documentos necesarios tal y como quedaron al ser manipulados por última vez. No obstante, con la finalidad de optimizar el curso y evitar la repetición innecesaria de procedimientos ya estudiados, algunos de los ejercicios parten de archivos de ejemplo ya creados. El lector puede optar en estos casos por realizar los ejercicios sobre un documento cualquiera creado y guardado por el alumno, o por descargar los archivos necesarios desde nuestra página Web. Es recomendable, a fin de no interrumpir el ritmo de estudio, descargarse todos los documentos necesarios y guardarlos en una carpeta del disco, antes de empezar la práctica.

En la confección de este manual, hemos tenido en cuenta que sea igualmente útil como curso completo de los tres programas básicos de Microsoft Office, Word, Excel y PowerPoint, y como libro de consulta complementario sobre esta suite. En cada una de las lecciones encontrará una breve descripción teórica del tema que se trata, a modo de introducción, y un ejercicio guiado paso a paso y pulsación a pulsación.

Elementos comunes de interfaz
Introducción

Han tenido que pasar prácticamente tres años para que Microsoft lanzara la nueva versión de la aclamada suite de ofimática Office. Aunque está previsto que la versión definitiva del producto, es decir, de compra, salga al mercado en junio de 2010, cabe señalar que el usuario tiene la posibilidad, hasta octubre de este mismo año, de descargar gratuitamente desde Internet la versión Beta. A partir de este mes no habrá más remedio que adquirir Office y trabajar con la suite, eso sí, con total seguridad y garantía de funcionamiento. La dirección web desde la cual es posible obtener Office 2010 Beta hasta la fecha indicada es la siguiente: www.microsoft.com/office/2010/es/default.aspx

Tras la instalación de Office 2010, encontrará la carpeta Microsoft Office en el directorio Todos los programas de menú de Inicio de Windows. Desde aquí puede iniciar todas y cada una de las aplicaciones que forman parte de la célebre suite.

Desde la misma página web que posibilita la descarga de Office 2010, el usuario encontrará toda la información que necesita acerca de las novedades de la suite y las aplicaciones que forman parte de ella.

La versión 2010 está formada por diez programas: Access, Excel, Word, PowerPoint, Outlook, InfoPath (Designer y Filler), OneNote, Publisher y SharePoint WorkSpace. De estos diez, hemos elegido tres para confeccionar este manual: el procesador de textos Word, la hoja de cálculo Excel y el creador de presentaciones PowerPoint. Sin embargo, la primera parte de este manual refleja los elementos comunes, tanto en cuanto a la interfaz de la suite como a ciertas acciones y funciones, existentes en todos los programas mencionados.

La principal novedad que presenta la versión 2010 de la suite es la pestaña Archivo, que sustituye al Botón de Office de la versión 2007. La pestaña Archivo despliega la denominada vista Backstage, en la cual se encuentran los comandos más utilizados para la apertura y la finalización de los documentos: abrir y crear nuevos documentos, definir propiedades, compartir información, guardar, imprimir, etc. La vista Backstage, incluida en todas las aplicaciones de Office, ha sido diseñada a partir de la información recopilada del programa para la mejora de la experiencia del usuario, lo que significa que responde sin ninguna duda a las principales necesidades de los usuarios de la suite.

La nueva vista Backstage de Microsoft Office es la principal novedad en cuanto a interfaz se refiere de la suite. Esta vista se despliega pulsando la pestaña Archivo.

Además de la nueva vista Backstage, Office 2010 cuenta con una interfaz heredada de la versión 2007 centrada en la denominada Cinta de opciones. La Cinta de opciones concentra todos y cada uno de los comandos y las opciones que en versiones precedentes se organizaban en la clásica Barra de menús. El resto de elementos comunes que forman parte de la interfaz de Office 2010 son la Barra de herramientas de acceso rápido y la Barra de estado, sin olvidar, a título más concreto, la Barra de herramientas mini. Cada uno de estos elementos será tratado con todo detalle en las primeras lecciones de este libro.

Cinta de opciones de Word 2010.

Barra de herramientas de acceso rápido de Excel, Word y PowerPoint 2010.

Barra de estado de Word 2010.

Lección 1. La nueva interfaz de Office 2010

Esta primera lección del curso servirá de práctica de acceso a las distintas aplicaciones que forman parte de la suite de ofimática de Microsoft, así como de mera introducción a los distintos elementos de la interfaz de Office 2010. Tras la instalación de la suite, el acceso a cualquiera de los programas se lleva a cabo desde el menú de Inicio de Windows, aunque sepa que, si lo prefiere, puede crear accesos directos en el Escritorio a las aplicaciones que más utilice.

RECUERDE

Además de las diez aplicaciones incluidas en la suite, la carpeta Microsoft Office cuenta también con una subcarpeta, denominada Herramientas de Microsoft Office 2010. Esta subcarpeta contiene una serie de programas y funciones complementarias, como la conocida Galería multimedia, una aplicación para obtener certificados digitales o las preferencias de idioma.

1 Empezamos esta práctica desde el Escritorio de Windows. Al terminar la descarga y la instalación de la suite, todos los programas que forman parte de la misma se sitúan en el menú de Inicio del sistema, dentro de una carpeta denominada Microsoft Office incluida en el directorio principal Todos los programas. Si busca dentro de la unidad de disco duro de su equipo, las aplicaciones de Office se encuentran en el directorio Archivos de programa, en una carpeta denominada igualmente Microsoft Office y, más concretamente, en la subcarpeta Office14. En ella, se sitúan los archivos ejecutables (.exe) de las distintas aplicaciones de la suite. Para empezar, haga clic sobre el botón de inicio de la Barra de tareas (1) y pulse sobre el directorio Todos los programas.

2 Entre las carpetas incluidas en este directorio, abra la denominada Microsoft Office para ver su contenido.

3 Realizaremos esta práctica sobre el procesador de textos de la suite, Word, aunque el proceso es el mismo para cualquier otra de las aplicaciones incluidas. Haga clic sobre el acceso Microsoft Office Word 2010 para abrir el programa. (2)

4 Como novedad también común a todas las aplicaciones Office, el proceso de apertura del programa pasa por la ventana de bienvenida. (3) Desde este ventana, usted puede cancelar dicho proceso o bien indicar que el programa se abra minimizado en la Barra de tareas de Windows. En la ventana de bienvenida, haga clic en el botón de aspa situado en la parte superior de la misma para cancelar la apertura del programa. (4)

También puede utilizar el comando Cancelar situado en la parte inferior derecha de la ventana de apertura. En cualquier caso, cabe señalar que no resulta fácil actuar sobre la nueva ventana de bienvenida debido a la velocidad con que aparece y desaparece.

5 Vuelva a acceder al programa desde el directorio Todos los programas (5) o bien desde el acceso que se habrá situado en el panel de programas frecuentes del menú Inicio. (6)

6 Una vez abierto el programa, podemos empezar a ubicar los distintos elementos de interfaz que son comunes en todas las aplicaciones de Office 2010. En la parte superior izquierda se sitúa la Barra de herramientas de acceso rápido, (7) que, como su nombre indica, muestra en forma de icono tres comandos: Guardar, Deshacer y Rehacer. Como se verá en una lección posterior, esta barra se puede personalizar añadiendo los iconos de aquellos comandos que le resulte más útil tener a mano. El icono de la aplicación, situado en el extremo izquierdo de esta barra, permite gestionar la ventana del programa. Haga clic sobre dicho icono, que, en este caso, muestra una W de color azul.

7 Se despliega un menú que nos permite cambiar el tamaño de la ventana de la aplicación, minimizarla, maximizarla e, incluso, cerrarla. Pulse sobre el comando Restaurar. (8)

Una vez restaurada una ventana, puede redimensionarla mediante la técnica de arrastre a partir de alguno de sus vértices.

8 La ventana reduce sus dimensiones. (9) En la parte superior derecha de la ventana, en el extremo opuesto al que ocupa la Barra de herramientas de acceso rápido, se encuentra un grupo de tres botones. Estos tres botones se encargan de ejecutar tres de las acciones mostradas en el menú que acabamos de ver: minimizar, maximizar o restaurar y cerrar la ventana del programa. En este caso, haga clic en el botón del medio de este grupo para maximizarla. (10)

9 La Barra de título, también común a todas las aplicaciones de Office, se encarga de mostrar en todo momento el nombre del documento abierto en primer plano junto al nombre del programa. (11) Por debajo de la Barra de título se encuentran la imprescindible Cinta de opciones y, en el extremo izquierdo de la misma, la pestaña Archivo. (12) Haga clic sobre dicha pestaña para visualizar la nueva vista Backstage de Microsoft Office.

10 Como se ha comentado en la introducción de este apartado del libro, la vista Backstage representa la principal novedad en cuanto a los elementos de interfaz de la versión 2010 de Office. Desde aquí se llevan a cabo todas las acciones relacionadas con la gestión de documentos, tanto para su preparación como para su finalización. Haga clic ahora sobre la pestaña Inicio de la Cinta de opciones.