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Lección 13. Crear documentos en PDF o XPS

La opción Crear documento PDF/XPS del comando Compartir de la nueva vista Backstage de Office 2010 forma parte de todas las aplicaciones de la suite. Tanto el formato PDF, propiedad de Adobe, como el formato XPS, propiedad de Microsoft, consiguen documentos que representan copias idénticas a un original creado con cualquiera de los programas de Office, con la ventaja de que conserva las fuentes, el formato y las imágenes de este original y se puede visualizar en la mayoría de los equipos, aun sin contar con la suite Office instalada. Otra de las ventajas de los documentos en PDF o XPS es que su contenido no puede ser modificado si no es desde programas especiales. Existen programas gratuitos que se pueden obtener desde Internet que permiten la visualización de estos tipos de documentos: Adobe Reader para los documentos en PDF y el Visor de XPS para los documentos en XPS. En resumen, los formatos PDF y XPS son ideales para compartir e imprimir documentos de todo tipo.

RECUERDE

PDF son las siglas del término en inglés Portable Document Format, desarrollado por Adobe Systems con la intención de poder obtener, visualizar y compartir información desde cualquier aplicación y en cualquier sistema informático. Por su parte, XPS son las siglas del término en inglés XML Paper Specification, un formato propuesto por Microsoft para el intercambio de documentos sin pérdida de datos.

1 En esta lección aprenderá a convertir un documento de Office en un archivo PDF y XPS. En este caso, trabajamos con el documento de Excel Discoteca.xlsx, aunque podría llevar a cabo el proceso sobre cualquier otro archivo creado con otra aplicación de la suite. Empiece abriendo en pantalla el mencionado documento (recuerde que puede obtenerlo si aún no lo ha hecho desde nuestra página web). Cuando disponga de él en pantalla, haga clic sobre la pestaña Archivo para acceder a la nueva vista Backstage de Microsoft Office. (1)

En la versión 2007 de Office, la opción PDF o XPS, equivalente a la opción Crear documento PDF/XPS de la versión 2010, sólo estaba disponible previa instalación de un complemento de Microsoft para programas de la suite Office.

2 En la lista de comandos de esta vista, haga clic sobre el comando Compartir. (2)

3 En la misma sección desde la cual es posible guardar documentos en otros formatos se encuentra la opción que nos interesa en este caso. Haga clic sobre la opción Crear documento PDF/ XPS. (3)

4 El panel de la derecha de la vista Backstage se actualiza. En él puede consultar algunas de las propiedades que presentan los formatos de este tipo, considerados como formatos fijos. Una vez leída esta información, haga clic sobre el botón Crear un PDF/XPS. (4)

Los archivos PDF se visualizan con el visor de Adobe denominado Reader, una aplicación que puede descargarse de forma gratuita desde la página web de la compañía: www.adobe.es.

5 Se abre así el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, en el cual puede asignar un nuevo nombre al archivo y elegir el formato fijo con que desea almacenarlo. Despliegue el campo Tipo de este cuadro y haga clic sobre la opción PDF (puede ser que esta opción ya aparezca seleccionada por defecto; si es así, obvie este paso). (5)

El formato de archivo PDF denominado ISO 190005-1 (PDF/A) es un formato de documento para la conservación de este material a largo plazo y está basado en un subconjunto del formato PDF. En el cuadro de opciones para la publicación de los archivos en PDF puede marcar la opción incluida en el apartado Opciones PDF mediante la cual el documento convertido será compatible con este formato. Sin embargo, tenga en cuenta que al activar esta opción se desactiva automáticamente la opción que permite incluir en el nuevo archivo las propiedades del documento.

6 Podríamos cambiar la ubicación en la que guardar el archivo y su nombre, aunque mantendremos así estas dos propiedades. La opción Abrir archivo tras publicación permite al programa mostrar el resultado de la conversión una vez terminada. En este caso, disponemos de Adobe Reader instalado en nuestro equipo, por lo que el archivo PDF se abrirá en este visor. La sección Optimizar para de este mismo cuadro de diálogo permite indicar el tamaño del archivo según la finalidad que tengamos previsto darle. Si la conversión a PDF o XPS se realiza con la intención de publicar el archivo en la Red e imprimirlo en papel, lo mejor es mantener la opción Estándar seleccionada; ahora bien, si sólo está previsto presentar el documento en línea y, por tanto, su tamaño es más importante que la calidad de impresión, puede marcar la opción Tamaño mínimo y conseguir así un archivo de dimensiones menores. En este caso, mantendremos la opción Estándar y seguiremos adelante visualizando las opciones de publicación disponibles. Para ello, haga clic sobre el botón Opciones. (6)

7 Se abre el cuadro de diálogo del mismo nombre, en el cual puede establecer distintos parámetros para la publicación del documento, como el intervalo de páginas, qué parte de la hoja desea convertir y si desea o no incluir información no imprimible. En este caso, mantenga todas las opciones tal y como se encuentran configuradas por defecto y pulse sobre el botón Aceptar. (7)

8 Ya podemos ejecutar la orden para la conversión de nuestro archivo en PDF. Haga clic sobre el botón Publicar y espere el resultado.

9 Como hemos mantenido activa la opción Abrir archivo tras publicación, el documento PDF se muestra casi de inmediato en el visor. Tenga en cuenta que este visor no permite realizar cambios sobre el documento, sino sólo visualizarlo y consultarlo. Cierre el programa pulsando sobre el botón de aspa de su Barra de título.

10 A continuación, realizaremos una nueva conversión de nuestro documento Discoteca.xlsx, esta vez al formato XPS. Recuerde que este formato es propiedad de Microsoft y fue lanzado como alternativa al formato fijo por excelencia de Adobe, PDF. Aunque podríamos seguir los mismos pasos que los realizados para la conversión del archivo en PDF, es decir, utilizar la opción Crear documento PDF/XPS del comando Imprimir de la nueva vista Backstage, le mostraremos otra forma de llevar a cabo esta conversión, común también en todas las aplicaciones de Office 2010. Se trata de utilizar el tradicional comando Guardar como. Veamos cómo. Con el documento en pantalla, pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el mencionado comando. (8)

RECUERDE

Si usted trabaja con Access 2010, debe saber que dispone de una tercera opción para convertir sus documentos a PDF o XPS. Se trata de utilizar la ficha Datos externos de la Cinta de opciones y, más concretamente, el comando PDF o XPS del grupo de herramientas Exportar.

11 Se abre el cuadro de diálogo Guardar como, con el que ya trabajamos en lecciones anteriores. Ahora se trata de localizar en el campo Tipo el formato en cuestión. En este caso, despliegue dicho campo y elija el formato Documento XPS. (9)

12 Al elegir este formato, el cuadro de diálogo se amplía para mostrar otras opciones, de hecho, las mismas que pudimos estudiar durante la conversión del documento a PDF. Así, podemos elegir el tipo de optimización según la finalidad del archivo y si deseamos o no abrir el documento tras su publicación. También puede acceder al cuadro de opciones, que contiene los mismos elementos que para la conversión a PDF. Mantenga las opciones tal y como están, asigne, si lo desea, un nuevo nombre al archivo y haga clic sobre el botón Guardar. (10)

13 Debido a sus reducidas dimensiones, el documento se convierte en poco segundos y se muestra, tal y como hemos indicado, en el visor oportuno. En este caso, se trata del denominado Visor de XPS, incluido en las versiones 7 y Vista de Windows. Desde este visor es posible consultar el contenido del documento e imprimirlo pero no modificarlo, aunque sí se pueden establecerse ciertas características relacionadas con permisos y firmas. Salga de este programa pulsando sobre el botón de aspa de su Barra de título. (11)

Si bien es preciso contar con Adobe Reader para poder visualizar documentos en PDF o XPS, cuando se trabaja con Windows 7 o su versión predecesora, Windows Vista, ya se dispone del denominado Visor de XPS, con el cual es posible visualizar al menos los documentos creados en formato XPS.

Lección 14. Enviar documentos por correo electrónico

El comando Compartir de la nueva vista Backstage de Office 2010 cuenta con una opción que permite el envío por correo electrónico de cualquier documento creado con la suite de Microsoft. La opción Enviar mediante correo electrónico propone cinco formas distintas de llevar a cabo este envío, cada una de las cuales implica un formato diferente para dicho envío: como datos adjuntos en el formato original, como vínculo, como PDF y como XPS y, por último, como fax de Internet. Sea cual sea la opción que se elija para el envío, el requisito imprescindible para poder llevarlo a cabo es, evidentemente, contar con un programa de correo electrónico instalado y debidamente configurado en el equipo. El programa que forma parte de la suite Office es Outlook, el cual, para poder utilizarlo, debe tener una cuenta de correo configurada.

RECUERDE

La aplicación de Office desde la cual se envíe el documento mediante e-mail utilizará el programa de correo electrónico que tenga configurado en su equipo como predeterminado.

1 En esta lección le mostraremos cómo enviar por correo electrónico un documento de Office. Trabajaremos sobre un documento de texto creado con Word 2010, aunque sepa que puede utilizar cualquier otro archivo procedente de otra de las aplicaciones de la suite, puesto que el proceso es idéntico para todas ellas. Para empezar, abra el archivo Lectura obligatoria.docx, que ya descargó en su momento desde nuestra página web. (Si todavía no dispone de él, obténgalo antes de proseguir con el ejercicio y guárdela en su equipo.) (1)

Al pulsar sobre el comando Compartir de la vista Backstage se muestra seleccionada por defecto la primera opción en la sección Compartir, Enviar mediante correo electrónico.

2 A continuación, haga clic sobre la pestaña Archivo y, en la nueva vista Backstage, pulse sobre el comando Compartir. (2)

3 Este comando se abre mostrando seleccionada la primera opción, que es con la que nos interesa trabajar en esta lección. Como puede comprobar, en la parte derecha del panel se muestran las cinco opciones distintas con que pueden enviarse los documentos por e-mail. Como cada una supone una serie de características distintas, probaremos las cinco opciones para que pueda comprobar en qué consisten. La primera opción, Enviar como datos adjuntos, permite enviar el archivo en su formato original como documento adjunto al mensaje de correo electrónico. Haga clic sobre esta opción para iniciar el proceso. (3)

Si envía un documento como datos adjuntos a un mensaje de correo electrónico debe asegurarse de que el destinatario del mensaje tiene instalado en su equipo el programa en cuestión para poder abrir el documento.

4 Al instante se abre la ventana con un nuevo mensaje de correo electrónico, en la cual los campos Asunto y Adjunto se encuentran completados. Office utiliza siempre el nombre del archivo adjunto como asunto, aunque sepa que usted puede cambiarlo si así lo desea. El siguiente paso consistiría en completar el campo Para con la dirección del o los destinatarios del mensaje y, si es preciso, introducir también un texto como cuerpo del mensaje. Hágalo si lo desea y pulse el botón Enviar para mandar el mensaje; si no, haga clic sobre el botón de aspa de la Barra de título de la ventana del mensaje para cerrarla. (4)

5 Volvemos al área de trabajo de Word 2010, con el documento Lectura obligatoria.docx abierto en ella. Haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse de nuevo sobre el comando Compartir.

6 La siguiente opción mediante la cual es posible enviar un documento por correo electrónico supone haber guardado previamente dicho documento en una ubicación compartida. Se trata en este caso de enviar el material como un vínculo, de manera que al pulsar sobre él el destinatario sea dirigido automáticamente a la mencionada ubicación. Una de las opciones de almacenamiento en ubicaciones compartidas que presenta Office 2010 es utilizar la denominada SkyDrive, la cual será tratada en el ejercicio siguiente. Por esta razón, dejaremos esta opción de envío para la siguiente lección. Seguidamente, haga clic sobre la opción Enviar como PDF. (5)

La ventaja de enviar documentos de Office en formato PDF o XPS es, además de la conservación de todo su formato original, la posibilidad de abrirlo aun sin contar con la suite de Microsoft instalada en el equipo.

7 Si necesita recordar las características de los archivos en formato PDF, no dude en consultar la lección anterior, en la cual aprendimos a convertir documentos de Office en este formato. Lo único que mencionaremos es que el envío de documentos PDF por correo electrónico es una excelente forma de compartir información sin miedo a que nadie la modifique. Al pulsar sobre la opción Enviar como PDF se abre un nueva ventana de correo electrónico, mostrando como datos adjuntos el icono del documento en cuestión en el formato especificado. Complete el mensaje si desea enviarlo y pulse el botón Enviar; si no, cierre la ventana del correo para continuar con la práctica. (6)

8 Pulse una vez más sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Compartir.

9 El formato XPS es, como recordará, el equivalente al formato PDF creado por Microsoft. Como en el caso del formato de Adobe, los documentos XPS también pueden leerse sin necesidad de contar con la suite Office instalada en el equipo, lo que supone una ventaja para los destinatarios. Ahora bien, sí que es requisito imprescindible contar con el Visor de XPS, aplicación incluida en Windows 7 y Windows Vista. Pulse sobre la opción Enviar como XPS.

RECUERDE

Si el documento que se pretende enviar como vínculo no ha sido guardado previamente en una ubicación compartida, ya sea en la Red o en una red de ordenadores, la opción Enviar un vínculo del comando Compartir se encuentra desactivada.

10 El resultado es el mismo que para el resto de formatos, es decir, el documento se incluye como icono en el campo Adjunto y, en el campo Asunto, se muestra el nombre del documento en cuestión. Una vez más, complete si lo desea el resto de campos y pulse el botón Enviar para realizar el envío del mensaje; si no, cierre esta ventana pulsando sobre el botón de aspa de su Barra de título. (8)

11 La quinta y última opción que presenta Office 2010 para el envío de archivos por correo electrónico es, de hecho, una variante de este proceso. Se trata en este caso de enviar el documento como fax de Internet. Esta opción no requiere el uso de ninguna máquina de fax, aunque sí es imprescindible contar con un proveedor de servicios de fax. Despliegue la vista Backstage pulsando sobre la pestaña Archivo, haga clic sobre el comando Compartir y, seguidamente, pulse sobre la opción Enviar como fax de Internet. (9)

Es importante saber que los servicios de fax disponibles de Microsoft Office no son gratuitos, aunque algunos de ellos presentan la opción de probarlo antes de adquirirlo.

12 Si la aplicación detecta que no dispone de ninguna suscripción a un proveedor de servicios de fax, lanza un cuadro que le advierte acerca de esta carencia. Vamos a mostrarle los pasos que debe seguir para contratar los servicios de uno de estos proveedores. En el cuadro de diálogo que aparece, pulse en Aceptar. (10)

13 Se abre el navegador de Internet mostrando el contenido de la página de servicios de fax disponibles de Microsoft Office. A partir de aquí, dejamos en sus manos la contratación y activación de algunos de estos productos para poder enviar sus documentos como fax de Internet. Termine este ejercicio cerrando Word y, con él, el documento con el que hemos trabajado.

Lección 15. Guardar en SkyDrive

SkyDrive es uno de los servicios incluidos dentro de Windows Live, la suite de aplicaciones y servicios de Microsoft gratuita y en línea. En el caso de SkyDrive, se trata de un espacio reservado en Internet en el que el usuario puede guardar sus documentos para poder compartirlos con otros usuarios. El único requisito para poder disfrutar de este espacio en la Red es disponer de una cuenta live o de Hotmail. A fecha actual, mayor 2010, SkyDrive ofrece 25 GB de espacio disponible, lo que supone una amplísima ubicación par el almacenamiento. La versión 2010 de Office ha querido beneficiarse de este servicio incluyendo entre sus opciones para compartir documentos la denominada Guardar en SkyDrive, común en todas y cada una de las aplicaciones de la suite.

1 En esta lección le mostraremos cómo guardar un documento en las carpetas públicas de SkyDrive y, como acción complementaria y pendiente del ejercicio anterior, cómo enviar este mismo documento como vínculo por correo electrónico. Empiece abriendo en PowerPoint la presentación Lugares.pptx, que como recordará puede obtener desde nuestra página web. (1)

La opción Guardar en SkyDrive es una novedad de la versión 2010 de Office y se incluye en todas las apliccaiones que forman parte de la suite.

2 Dado que la opción que vamos a utilizar en esta lección es común en todas las aplicaciones de Office, puede realizar la práctica sobre cualquier otro documento creado con un programa de la suite que tenga almacenado en su equipo. Cuando disponga de la presentación abierta en Power-Point 2010, haga clic sobre la pestaña Archivo y, en la vista Backstage, pulse sobre el comando Compartir. (2)

3 El panel de esta vista se actualiza. La opción que nos interesa se encuentra en el apartado Compartir de este comando, así que pulse sobre la opción Guardar en SkyDrive.

4 La primera vez que utilice esta opción, Office le solicita que inicie sesión con su cuenta de Windows Live. Los datos que necesitará serán un nombre de usuario, que es su dirección de correo electrónico de live o de Hotmail, y la contraseña de acceso. Pulse sobre el botón Inicie sesión, complete el registro con sus datos personales y haga clic sobre el botón Iniciar sesión.

5 Ahora se muestran las carpetas disponibles en las que puede almacenar los documentos que desee. Una de estas carpetas, la denominada Pública, permite el acceso a cualquiera de sus contactos o que formen parte de su red de conocidos en Windows Live. Seleccione la carpeta en la que desea almacenar en este caso la presentación y pulse sobre el botón Guardar como. (3)

RECUERDE

En el panel que aparece al seleccionar la opción Guardar en SkyDrive dispone del botón Nueva carpeta. Mediante este botón puede crear nuevas carpetas gracias a las cuales podrá organizar todo el material que decida almacenar en la ubicación compartida de SkyDrive.

6 Se abre el cuadro de diálogo Guardar como, en la parte superior del cual se muestra el nombre de la ubicación compartida. Si lo desea puede asignar un nuevo nombre al archivo o mantener el mismo del documento original. Resulta interesante saber que, antes de almacenar el archivo, puede cambiar el formato en que se encuentra. Por ejemplo, puede guardarlo en PDF o XPS o en una versión anterior a 2010 de Office para que los usuarios no tengan ningún problema en el momento de visualizarlo. En este caso, mantenga tanto el nombre como el tipo de archivo y pulse el botón Guardar. (4)

Si no dispone de ninguna cuenta de Windows Live o de Hotmail, puede acceder al sitio web del servicio y registrarse gratuitamente para obtenerla.

7 El almacenamiento se lleva a cabo de inmediato. Al finalizar el proceso, el programa lanza un cuadro de diálogo en el cual se informa de lo que ha ocurrido: una copia del documento actual ha sido almacenada en la ruta de acceso indicada. Pulse el botón Aceptar en el cuadro informativo que aparece. (5)

8 ¿Cómo podemos comprobar si se ha guardado correctamente nuestra presentación en la ubicación compartida de SkyDrive? Accediendo a dicho servicio. Para ello, haga clic en la pestaña Archivo, pulse sobre el comando Compartir y elija Guardar en SkyDrive.

9 En el panel de la derecha, pulse sobre el vínculo SkyDrive, situado detrás del término Ir a. (6)

También puede acceder a SkyDrive directamente desde su navegador web. En él, introduzca en la Barra de direcciones la dirección http://skydrive.live.com y, en la página principal de este servicio, inicie sesión con sus datos personales.

10 Nos situamos de esta forma en la página principal de Windows Live SkyDrive, en la cual debemos iniciar sesión para poder acceder al servicio. Para ello, haga clic en el vínculo Iniciar sesión, en la parte derecha de la página, introduzca sus datos personales y pulse el botón Iniciar sesión. (7)

11 Ahora sí, nos encontramos en SkyDrive, donde puede ver las carpetas compartidas. Haga clic sobre la carpeta en la que ha almacenado la presentación de diapositivas para ver su contenido. (8)

En la parte derecha de la página en la que se muestran las carpetas disponibles en SkyDrive puede controlar el espacio ocupado y el espacio disponible en la ubicación compartida.

12 Efectivamente, en la carpeta seleccionada en el proceso del almacenamiento se encuentra la presentación Lugares.pptx. (9) A partir de ahora, todas las personas que tengan acceso a su red podrán visualizar el contenido de esta presentación. Cierre el navegador pulsando sobre el botón de aspa de su Barra de título.

13 Tal y como hemos indicado, no queremos terminar esta lección sin mostrarle la opción de envío por correo electrónico que quedó pendiente en la práctica anterior. Como recordará, se trata del envío del archivo por e-mail como vínculo, acción que requería haber guardado previamente el documento en una ubicación compartida. SkyDrive es una ubicación compartida, por lo que vamos a comprobar si podemos llevar a cabo el envío. Muestre la vista Backstage pulsando sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Compartir.

14 Con la opción Enviar mediante correo electrónico seleccionada por defecto, puede comprobar como ahora sí la opción Enviar un vínculo se encuentra activada. Haga clic sobre dicha opción para iniciar el proceso. (10)

Tenga en cuenta que el hecho de enviar un documento como vínculo por correo electrónico implica que todos los destinatarios tengan acceso a la misma copia del archivo.

15 Observe como se abre una ventana de mensaje de correo electrónico y, como cuerpo del mensaje, se incluye un vínculo: se trata la dirección web de la ubicación en la cual se encuentra almacenada la presentación. (11) Cuando los destinatarios reciban este e-mail, podrán seguir el vínculo pulsando sobre él y acceder de esta forma al documento compartido. En este caso, haga clic sobre el botón de aspa de la Barra de título del mensaje para cerrarlo y cierre de igual forma la aplicación de Office para dar por terminado este ejercicio.