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Lección 19. Cortar, copiar y pegar

Cortar, Copiar y Pegar son tres de los comandos más conocidos y funcionales que se utilizan en la edición de documentos. Estos tres comandos están presentes en todas las aplicaciones de la suite Office desde sus inicios. En la versión 2010 de la esta suite, las funciones de corte, copia y pegado se encuentran en el grupo de herramientas Portapapeles de la ficha Inicio de la Cinta de opciones, común en todos los programas de Office, aunque también es posible aplicarlas directamente mediante las correspondientes combinaciones de teclas. Los comandos Cortar, Copiar y Pegar funcionan de igual forma en todas las aplicaciones; lo único que puede variar entre un programa y otro, según el tipo de contenido generado, son las opciones de pegado, es decir, el modo en que el programa devuelve los datos cortados o copiados.

RECUERDE

Cuando aparece la etiqueta inteligente Opciones de pegado, puede utilizar el comando Establecer Pegar predeterminado para abrir el cuadro de opciones del programa y configurar a su gusto el comportamiento del comando Pegar para cada tipo de pegado.

1 En esta lección trabajaremos con las funciones de corte, copia y pegado y conocerá cómo se comportan y se gestionan las opciones de pegado. Aunque el uso de estos comandos es idéntico para todas las aplicaciones de Office, continuaremos trabajando en un primer momento con nuestro documento Lectura obligatoria.docx, abierto en Word 2010 desde la lección anterior. Después descubriremos que también es posible copiar y pegar elementos entre las distintas aplicaciones de la suite. La acción previa al corte o la copia de elementos es la selección de los mismos. En este caso, haga clic al inicio del título del documento, delante de la palabra Ovidio, sobre el margen izquierdo, para seleccionarlo por completo. (1)

2 Vamos a copiar este título en otra parte del documento. En el grupo de herramientas Portapapeles, haga clic sobre el comando Copiar, que muestra dos hojas de papel superpuestas. (2)

Los elementos copiados o cortados siempre se pegan en el punto en que se encuentra el cursor de edición, sea cual sea el procedimiento que se utilice para llevar a cabo estas acciones.

3 Aparentemente no ha ocurrido nada, aunque en realidad se ha guardado una copia del elemento seleccionado en el Portapapeles de Office. El Portapapeles de Office, el cual será tratado en exclusiva en la siguiente lección de este manual, es la ubicación compartida de la suite en la que se guardan los elementos copiados y cortados y desde la cual es posible recuperarlas para insertarlas en otros puntos, ya sea del mismo documento o de otro distinto. Los elementos contenidos en el Portapapeles hasta que el usuario no lo vacía o hasta que no cierra el programa. Vamos a pegar el título entre el contenido de nuestro documento, por lo que haga clic al final del tercer párrafo, detrás del punto, y pulse la tecla Retorno para incluir una nueva línea en el documento.

4 Seguidamente, pulse sobre el comando Pegar del grupo de herramientas Portapapeles para insertar el elemento copiado. (3)

RECUERDE

Si al pegar un elemento copiado o cortado pulsa inmediatamente la tcela Retorno, la etiqueta inteligente Opciones de pegado desaparecerá.

5 El título se inserta en el punto especificado, con el mismo formato de origen y mostrando a su derecha la etiqueta inteligente Opciones de pegado. Los comandos que contiene esta etiqueta permiten modificar el formato con que se inserta el elemento copiado, adaptándose al formato de la ubicación de destino, omitiendo cualquier tipo de formato o bien manteniendo el de origen. Para comprobar las opciones de pegado de texto, haga clic sobre dicha etiqueta para desplegar el menú correspondiente. (4)

6 La novedad que presentan las opciones de pegado en la versión 2010 de Office es la aparición de iconos en lugar de texto para los comandos que contiene. Si sitúa el puntero del ratón sobre cada uno de estos iconos podrá leer el correspondiente nombre del comando. Para ocultar la etiqueta inteligente de las opciones de pegado, pulse la tecla Escape de su teclado.

El comando Pegar del grupo de herramientas Portapapeles se activa cuando se han utilizado previamente los comandos Cortar o Copiar.

7 Es interesante saber que puede pegar el mismo elemento copiado o cortado tantas veces y en tantas ubicaciones como usted necesite. Ello es gracias al Portapapeles de Office, que, como hemos indicado, almacena los elementos copiados o cortados hasta que el usuario no lo vacía o sale de la aplicación. Para comprobarlo, pegaremos de nuevo el mismo título a continuación del anterior. Sin embargo, esta vez utilizaremos el comando situado en el menú contextual del documento. Haga clic con el botón derecho del ratón en el punto en que se encuentra el cursor de edición, en la siguiente línea del título insertado, y, en el menú contextual que se despliega, pulse sobre el primero de los iconos de las opciones de pegado, correspondiente a la opción Mantener formato de origen. (5)

8 Efectivamente, hemos pegado el título con su formato de origen en la nueva ubicación. (6) A continuación, comprobaremos la diferencia fundamental que existe entre copiar y cortar elementos. Mientras la función de copia mantiene el elemento original en su ubicación original, la función de corte la elimina. Comprobémoslo. Seleccione la segunda copia pegada del título y, en el grupo de herramientas Portapapeles, pulse sobre el comando Cortar, que muestra el dibujo de unas tijeras. (7)

Los comandos Cortar y Copiar sólo se activan cuando existe algún elemento u objeto seleccionado en el documento.

9 Compruebe como el título seleccionado ha desaparecido de su ubicación original para situarse temporalmente en el Portapapeles. Vamos a aprovechar que el texto se encuentra en el Portapapeles para mostrarle que es posible compartir elementos entre documentos de una misma aplicación. Para ello, crearemos un documento nuevo y pegaremos en él el título. Despliegue la vista Backstage de Microsoft Office pulsando sobre la pestaña Archivo, haga clic sobre el comando Nuevo y, manteniendo seleccionada la opción Documento en blanco, pulse sobre el botón Crear. (8) (Si necesita recordar algunos aspectos sobre la creación o la apertura de documentos, no dude en consultar las lecciones 7 y 8 respectivamente de este manual.)

RECUERDE

La interacción entre las distintas aplicaciones de la suite Office permite copiar y pegar elementos entre ellas.

También puede crear nuevos documentos en blanco en cualquier aplicación de Office mediante la combinación de teclas Ctrl + N.

10 Pegaremos el título cortado al inicio de este nuevo documento, utilizando para ello la correspondiente combinación de teclas. Para ello, con el cursor de edición en el punto indicado, pulse la combinación de teclas Ctrl + V y compruebe el resultado. (9)

11 Efectivamente, el título se pega con el formato original, lo que supone que no quepa en una misma línea dado el cambio de tamaño del mismo en la lección anterior y el cambio de orientación del documento (recuerde que le aplicamos una orientación horizontal en la lección dedicada a la impresión de documentos). (10) Office no sólo permite la interacción entre documentos creados con la misma aplicación sino que también es posible el intercambio de objetos entre distintos programas utilizando para ello los comandos Cortar, Copiar y Pegar. Vamos a realizar la comprobación entre el documento actual, todavía sin guardar, y la presentación de diapositivas Lugares. pptx. Nuestro objetivo será copiar una imagen de dicha presentación en el documento de texto. Para ello, abra la mencionada presentación en PowerPoint 2010.

Las combinaciones de teclas que ejecutan las funciones de corte, copia y pegado son, respectivamente, Ctrl + X, Ctrl + C y Ctrl + V.

12 Sitúese en la diapositiva número 3 haciendo clic sobre ella en el panel de la izquierda y pulse sobre la imagen contenida en ella para seleccionarla. (11)

13 Copiaremos la imagen desde el teclado, aunque sepa que, si lo prefiere, puede utilizar el comando Copiar del grupo de herramientas Portapapeles. Pulse la combinación de teclas Ctrl + C y vuelva a situar en primer plano el Documento2 de Word.

14 Para pegar la imagen procedente de PowerPoint en el documento de texto, haga clic sobre el comando Pegar del grupo de herramientas Portapapeles o bien pulse la combinación de teclas Ctrl + V. (12)

Las opciones de corte, copia y pegado disponibles en el cuadro de opciones del programa son comunes a todas las aplicaciones de Office 2010.

15 La imagen se inserta sin problemas en el punto en que se encontraba el cursor de edición y manteniendo por defecto el formato y tamaño original. (13) Compruebe como igualmente h aparecido la etiqueta inteligente de opciones de pegado, lo que significa que también en este caso es posible cambiar el modo en que se inserta el contenido. No queremos terminar sin mostrarle cómo puede configurar Office para que no se muestre esta etiqueta inteligente cada vez que pegue un elemento en sus documentos, así como otras opciones relacionadas directamente con las funciones de corte, copia y pegado. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Opciones.

16 En el cuadro de opciones del programa, sitúese en la categoría Avanzadas y localice con ayuda de la Barra de desplazamiento vertical la sección Cortar, copiar y pegar. (14)

17 Las cuatro primeras opciones permiten cambiar el modo con que se pegan los elementos en cuanto al formato y al estilo se refiere. La siguiente opción hace referencia a las imágenes insertadas mediante el comando Pegar, mientras que las cuatro últimas permiten configurar otras opciones más concretas. La opción Mostrar el botón Opciones de pegado al pegar contenido, que se encuentra activa por defecto, es la que permite gestionar la mencionada etiqueta inteligente. Proceda como usted prefiera y, si realiza algún cambio, pulse el botón Aceptar; si no, haga clic en Cancelar para salir del cuadro de diálogo.

18 Termine este ejercicio cerrando el documento sin título (guárdelo si lo desea) y cerrando también la presentación con diapositivas Lugares.pptx.

RECUERDE

Es posible cortar, copiar y pegar cualquier elemento introducido en un documento de Office. Lo único que deberá tenerse en cuenta es el modo de seleccionar cada uno de estos elementos y las correspondientes opciones de pegado.

Lección 20. Trabajar con el Portapapeles

El Portapapeles de Microsoft Office permite copiar distintos elementos de texto y gráficos de documentos de Office u otros programas y pegarlos en otro documento de Office, sin importar la aplicación con la que haya sido creado. La gran ventaja de conocer el Portapapeles y de trabajar con él es la posibilidad de disponer de elementos u objetos de distintos tipos guardados temporalmente en esta ubicación y pegarlos en un mismo documento en el orden deseado. Por ejemplo, puede copiar texto desde un mensaje de correo electrónico, datos de un libro o una hoja de cálculo y un gráfico de una presentación y pegarlos todos en un documento de Word.

RECUERDE

El Portapapeles de Office se sitúa en la parte izquierda del área de trabajo a modo de panel y puede ocultarse cuando lo desee el usuario mediante el botón de aspa de su cabecera.

1 En este ejercicio le mostraremos cómo se trabaja con el Portapapeles de Office, un elemento de la suite en ocasiones prácticamente desconocido por los usuarios de la suite. Trabajaremos para ello con dos de las aplicaciones de Office, Word y PowerPoint. Nuestro cometido será en este caso crear un nuevo documento de texto utilizando distintos elementos procedentes de estas dos aplicaciones. Empezaremos abriendo la presentación con diapositivas denominada Lugares.pptx, manteniendo abierto el documento de texto Lectura obligatoria.docx en Word 2010, y mostraremos el elemento Portapapeles. Cuando disponga de la mencionada presentación abierta en primer plano, haga clic sobre el iniciador de cuadro de diálogo del grupo de herramientas Portapapeles. (1)

Al abrir el Portapapeles, el sistema sitúa por defecto el icono de este elemento en el área de notificación, en la parte derecha de la Barra de tareas. Sin embargo, la aparición de este icono se puede desactivar desde el menú de opciones del mismo Portapapeles.

2 El Portapapeles se sitúa en la parte izquierda del área de trabajo a modo de panel (2), al tiempo que el icono que representa a este elemento se sitúa en el área de notificación de Windows. (3) Como todavía no hemos copiado ningún elemento u objeto, el Portapapeles se encuentra vacío. Vamos a copiar un par de imágenes de esta presentación para que compruebe cómo funciona este elemento. Seleccione una de las diapositivas, la que usted desee excepto la primera, y haga clic sobre la imagen que contiene.

3 A continuación, haga clic sobre el comando Copiar del grupo de herramientas Portapapeles o bien pulse la combinación de teclas Ctrl + C.

4 Compruebe lo que ha ocurrido. Al instante, aparece en el Portapapeles una miniatura del elemento que hemos copiado, en este caso, una imagen, precedido por el icono del programa al que pertenece el elemento. Repitamos la acción sobre una segunda imagen. Visualice una diapositiva distinta, seleccione la imagen que contiene y cópiela, ya sea desde la Cinta de opciones, desde su menú contextual o mediante la combinación de teclas correspondiente.

5 La segunda imagen aparece ya en el Portapapeles. (4) Ya disponemos de dos elementos. Vamos a copiar ahora un texto. Para ello, en la misma diapositiva en la que se encuentre, haga clic sobre el texto para seleccionar en este caso el cuadro de texto que lo contiene y seleccione median-te la técnica de arrastre dicho contenido. (5)

Office 2010, igual que la versión 2007 de la suite, tiene capacidad par almacenar hasta 24 elementos, los cuales se van agregando automáticamente al utilizar el comando Copiar. El uso del comando Cortar también implica el almacenamiento temporal de elementos en el Portapapeles de Office.

6 En la última sección de este manual se trata con todo detalle el manejo de este impresionante programa para la creación de presentaciones con diapositivas, por lo que no se preocupe en este momento por conocer su funcionamiento. Copie el texto seleccionado siguiendo alguno de los métodos citados anteriormente y compruebe como, por un lado, aparece el texto en el Portapapeles y por otro, se muestra una etiqueta emergente sobre el área de notificación del sistema que nos informa del número de elementos guardados sobre la capacidad total disponible (en este caso, 3 elementos de 24). (6)

7 Lo que haremos ahora será recuperar el documento de Word Lectura obligatoria.docx para copiar algún otro elemento que contenga. Recupere dicho documento y, cuando disponga de él en primer plano, seleccione el título que situamos en su momento en un punto intermedio del mismo. (7)

8 Si no ha cerrado el Portapapeles de Office, éste se mantiene abierto también en Word mostrando los elementos copiados hasta el momento, hecho que nos permite percibir la condición de común de este elemento en la suite. En este caso, cortaremos el texto seleccionado, por lo que pulse sobre el comando Cortar del grupo de herramientas Portapapeles o bien pulse la combinación de teclas Ctrl + X.

Cuando Office detecta que ya ha copiado o cortado 24 elementos y que todos ellos se encuentran en el Portapapeles, va eliminando por orden los existentes a medida que usted va copiando o cortando otros nuevos.